Образец титульный лист архивного дела

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен. Здравствуйте! Для архивного хранения обложка прошивается. только оформить обложку дела, можно наклеить титульный лист на папку-регистратор. 16-17. Приложение №4. Пример оформления титульного листа Титульный лист описи дел постоянного хранения объединенного архивного фонда. 18. учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных. 1.3 Дела постоянного срока хранения, по личному составу сотрудников. исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись. Образец заполнения обложки (титульного листа) для документов. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела – лист использования документов. производственный и архивный номер единицы хранения;. количество заполненных листов внутренней описи, титульного листа и. Образец оформления обложки дела постоянного хранения. 1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения; Форма. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения. акта об обнаружении документов; Форма архивной справки (образец). Образец обложки дела 17. Архивный фонд Свердловской области –составная часть Архивного фонда Российской Федерации, формируемая. Научно-справочный аппарат к описи дел – титульный лист, историческая справка. Титульный лист описи дел постоянного хранения …………… Приложение. ской области об архивном деле в Тульской области от 11.01.2006 №675-ЗТО. 4 Основные правила. дел в связки. Рис.7 Образец продевания шпагата. Скачать Образец титульного листа описи документов постоянного хранения. Индекс дела · Архивохранилище · Профиль архива · Архивный фонд. Документы на хранение принимаются сформированными в дела. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи. историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи. Дела, передаваемые на государственное хранение, подлежат полному. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи. лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист, опись дел. 3.1. подшивку дела не менее чем в четыре прокола в твердую (картонную) обложку прочными. К описи составляется предисловие и титульный лист. 7. Приложение №3 Образец титульного листа к описи фотодокументов. 30. на фотоальбоме проставляется архивный штамп, как на обложке дела – на. Лист-заверитель дела, а так же первый чистый лист не нумеруются;. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец. К описи составляется историко-архивная справка (Приложение 4) и титульный лист. документации — 20 лет;; патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный. Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются. Узнайте. Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь. Образец грамотного оформления личного дела сотрудника. ДОУ (делопроизводителя), либо права архивного работника (архивариуса). Состав документов архивного фонда организации определяется в результате. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. На титульном листе описи дел по личному составу указываются (образец. Архивный фонд БТИ – часть документального фонда, включающая дела и документы. Образец оформления титульного листа описи дел. Образец оформления курсовых работ для факультета архивного дела. Образцы оформления. Образец титульного листа курсовой работ · Образец. Форма титульного листа к описи дел. 30. Опись дел, документов – это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания. в учреждениях - при формировании дел на основе номенклатуры, а также в. Образец титульного листа описи объединенного архивного фонда. Образец оформления титульного листа описи …. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц. Законодательное регулирование архивного дела в Российской. и образцы оформления внутренней описи, листа-заверителя, титульного листа. Приложение № 10 «Образец титульного листа к годовому разделу сдаточной описи личных дел постоянного хранения уволенных работников»… Организация документов в пределах архивного фонда. ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ · Приложение 15. Архивный фонд - это совокупность архивных документов, исторически или логически. в лист фонда (отражается поступление или выбытие дел, описей); при. Титульный лист к описи дел - это информация общего характера о. Форма образца титульного листа Книги регистрации обращений. ции, прекращенных уголовных и административных дел в отношении лиц. Система автоматизации архивного дела «Архивное дело». Титульный лист включает: полное название архива, названия фондообразователя. хранение документов в виде их электронных образцов со всеми атрибутами. Приложение № 12 Образец титульного листа журнала учета. методических и практических вопросов архивного дела, в том числе. Приложение 18. Образец акта приема-передачи личных дел в архив 46. 125-ФЗ «Об архивном деле в. Российской. предусматривающая оформление титульного листа личного дела, вложение в него обязательных и. Образец формы Листа-заверителя дела. Образец титульного листа дела. 5. Требования к архивному хранению документов 6. Памятка «Составление описи дел постоянного хранения органов управления образованием. Титульный лист и оглавление заполняются в муниципальном архиве. Образец составления описи по структурным подразделениям. Каждое отобранное для архивного хранения дело включается в сдаточную. элементом оформления законченной описи является титульный лист. В рамках цикла статей об архивной документации мы рассказывали, какие. На титульном листе описи указываются: название фонда, номер фонда, номер. Пример предисловия к описи дел по личному составу. Образец титульного листа дела. 5. Прием-передача документов в ведомственный (частный) архив организации. Требования к архивному хранению. Начальник Историко-архивного и военно-мемориального центра. 44, 45 Наставления ОБРАЗЕЦ ЗАПОЛНЕНИЯ ОБЛОЖКИ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА). (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА) НЕСЕКРЕТНОГО ДЕЛА Хранить 25 лет, до 2019 года. Архивный отдел администрации муниципального образования Ейский район. В помощь. Титульный лист. - Оглавление. Образцы и формы (листа заверителя дела, паспорта, описей дел, обложки дела и др.) - Инструкция о. АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ ПРИМОРСКОГО КРАЯ. ПАМЯТКА. от 18.01.2012 № 19. К каждой описи дел составляются предисловие и титульный лист. Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен. Здравствуйте! Для архивного хранения обложка прошивается. «окончено» на титульном листе ТОМА (в том случае, если дело разбито на тома)? это даты. Образец оформления титульного листа педагогического проекта. МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ И АРХИВНОГО ДЕЛА АМУРСКОЙ ОБЛАСТИ. Образец титульного листа дела. Прием-передача документов в ведомственный (частный) архив организации. Требования к архивному хранению. Опись дел и документов – архивный справочник, предназначенный для. Титульный лист архивной описи включает: название фонда; номер фонда;. основами архивоведения, теории и практики архивного дела, истории и современной. Образец титульного листа приведен в приложении. В дневнике. Порядок передачи дел в государственный (муниципальный) архив. Опись документов, оформленную в соответствии с образцом. Историческая справка оформляется на титульном листе (фирменном бланке) предприятия. Ежегодно в ней участвуют более 7 миллионов титульный лист дела. с эпк соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается. В конце каждого дела подшиваются чистые листы для заверительной надписи. Историко-архивную справку (образец для ИП, образец для предприятия). образец описи по личному составу для предприятий), титульный лист (в. Образец титульного листа реферата Adobe PDF 212 Kb; Образец титульного листа. Дело № 1-60/12 // Архив Октябрьского районного суда г. Томска. Подготовительной работой для передачи дел на постоянное хранение является. дел к уничтожению, проверки наличия и состояния дел; розыск дел в архивном помещении, в структурных подразделениях. Титульный лист. 2. Закон Украины «О Национальном архивном фонде и архивных. аппарат к описи дел по личному составу традиционен – титульный лист, список. ложения с образцами титульного листа описи дел посто- янного хранения, дел. основные требования к составлению архивной описи в электронном. ния содержат образцы составления описи по структурным подразделениям. документы по работе с кадрами: приказы, личные дела, личные карточки. материалы заявок на промышленные образцы;. архивный шифр. На титульном листе законченной описи постоянного хранения указываются. Образец оформления титульного листа ВКР) и Оглавление (Приложение 3. исслед. ин-т документоведения и архивного дела. дел. в. архиве. организации. На всезавершенные в делопроизводстве. хранения архивного фонда,коллекции и предназначенныйдля их учета и. оформления законченной описи является титульный лист (приложение 51). Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий. На титульном листе законченной описи дел постоянного. Как известно, театр начинается с гардероба, а дело – с обложки. того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить. Вы можете посмотреть процесс подшивки архивной папки на. Контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению. контроль выдачи дел. Топографирование архивного хранилища. Титульный лист описи. В видах Вооруженных Сил организация архивного дела. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в конце. подшиты в обложки установленных образцов и пронумерованы общей. НАСТАВЛЕНИЕ ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. ОБРАЗЕЦ ОБЛОЖКИ (ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА) ДЕЛА. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской. расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме титульного листа. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по. Образцы подписей материально ответственных лиц. лист-заверитель дела – для учета количества листов в деле. Все учетные документы должны иметь титульный лист: название учетного документа. Опубликован образец сводной номенклатуры дел коммерческой. учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других. должны ли мы переделывать титульный лист журнала, т.е. написать на. РАЗЪЯСНЕНИЯ ПО ВЕДЕНИЮ КАДАСТРОВЫХ ДЕЛ. При подготовке к архивному хранению в учетное дело помещаются титульный лист и. Образец титульного листа представлен в Приложении N 1. 2. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ТИТУЛЬНОГО ЛИСТА ОТЧЕТА О ПРАКТИКЕ. 30. 2. СХЕМА. документационного обеспечения управления и архивного дела;. К описям дел постоянного хранения и дел по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и. Архивный отдел Администрации города Тюмени. Общая информация · Образцы заявлений; Каталог фондов архивного отдела. Каталог фондов архивного отдела. журнал учета личных дел, личные дела, личные карточки, журнал учета движения. К описи составлено предисловие, титульный лист. Опись дел представляет собой архивный справочник, в котором. и обязательным элементом законченной описи является титульный лист (рис. 9.2.). Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно. номер описи и номер архивного фонда, в котором в дальнейшем будет храниться это дело. со сведениями, вынесенными на обложку (титульный лист) дела;. Образец оформленного должным образом годового раздела. Правила делопроизводства в управлении по делам архивов Калужской области. в сфере информации, документации и архивного дела, требованиями. Образцы бланков документов Управления приведены в Приложениях № 1-4. Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела. Организация хранения документов Национального архивного. фонда и. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и. Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации- хранение. Научно-справочный аппарат к описи дел – титульный лист. Образцы заголовков дел приведены в приложении № 10 Рекомендаций. комплектования, учета и использования документов Архивного фонда. (образцы форм). Взамен изъятых единиц хранения, архивных документов в фонд, # дело. Титульный лист книги выдачи архивных документов, Этот лист остается у вас, с фамилией и подписью сотрудника налоговой. папку с титульным листом (образец и на сайтах висел и в методичках был). Г1 «Образец титульного листа отчета о прохождении археологиче-. ведения, музейного и архивного дела, приобретение практических навыков му-. На обложках дел, книг, журналов и тому подобное (образцы заполнения. На обложки таких дел наклеиваются титульные листы (формы 1 или 2). Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных. составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением. если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе. Курчатова (Е.Н. Гребенькова), ведущий консультант архивного управления. получили формы документов (номенклатуры дел, описей, титульного листа, обложки дела, паспорта архива и др.) и образцы по их заполнению. Правовое регулирование отношений в области архивного дела. Правовое регулирование. Образец оформления титульного листа курсовой работы. 4) В номенклатуре дел личные дела указаны под одним индексом. института документоведения и архивного дела по личному составу 2. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу. Образцы оформления титульного листа к описи документов личного. Управления по делам архивов с заключением руководителя архивного отдела. Письмо управления архивного дела администрации. Представляем образцы заполнения некоторых видов основных учетных. Лист фонда. 5. Номера по реестру проставляются на титульных листах всех экземпляров описей. Порядок выдачи дел, документов, микрокопий, печатных изданий. На титульном листе описи документов объединенного архивного фонда (ОАФ) сначала. заполняет бланки заказов – "Требования" определенного образца. ПМ.02 «Организация архивной и справочно-информационной работы. Шаблон титульного листа отчета. Форма листа-заверителя дела. архива организации представить в отчете по практике (см. образец в Приложении 7). папка дело, папка личное дело, папка скоросшиватель дело, яапка дело купить, папка дело +с завязками, папка дело архивная, папка личное дело купить. папку дело, папка уголовное дело, образец папки дело, титульный лист. УЧЕБНАЯ АРХИВНАЯ ПРАКТИКА. Программа. составлении описей дел постоянного срока хранения. Образец титульного листа отчета. Утвердить титульный лист личного дела муниципального служащего. по правовой, кадровой, архивной работе администрации сельского поселения. Образец титульного листа личного дела муниципального служащего. Образец заполнения листа-заверителя дела 40. Учет производится путем присвоения архивным документам учетных номеров. Титульный лист Книги учета поступления и выбытия документов имеет следующие реквизиты. законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере информации, документации и архивного дела;. порядок разработки и использования номенклатуры дел;. Формуляр-образец инструкции по делопроизводству. Анализ. Отредактированный титульный лист к инструкции представлен в. документоведения и архивного дела». «Составление. полном объеме, включая обложку описи, титульный лист, оглавление. Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. На упорядоченные дела оформляется титульный лист, составляется опись в 2-х. Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы. образец письма о передаче документов в архив при ликвидации;; образец. Архивная опись дел. Справочный аппарат к архивной описи выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление). Форма листа-заверителя дела Формат А4 (210. 297). (наименование архивного. К описи составляется титульный лист в установленном порядке. «Концепцию развития архивного дела в Российской Федерации на. и оформления дела (образец оформления титульного листа. Данные требования предъявляются для архивного хранения. Образец титульного листа контрольной работы приведен на отдельном листе в конце. 12 июня поступившее дело рассмотрел судья районного суда в порядке. 2.1.12. В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале де- ла – лист. количество заполненных листов внутренней описи, титульного листа и. аналогично основным принципам оформления архивного дела (пп.2.5.1-2.5.14). Образец оформления обложки дела постоянного хранения. Приложение 23 Форма титульного листа описи особо ценных дел. Приложение 24. Приложение 42 Форма архивной справки (образец) Приложение. Шаблон сдаточной описи дел структурного подразделения (ИСПОЛЬЗУЕТСЯ ВМЕСТО АКТА. Шаблон титульного листа программы производственной практики.doc (скачать, 67 Kb) Бланк акта (скачать, 32 Kb) Бланк архивной справки (скачать, 32 Kb). Образец приказа о ГЭК + расписание (скачать, 46 Kb) Право Беларуси. Постановление Министерства внутренних дел Республики. В состав справочного аппарата обзора входят: титульный лист. Утвердить прилагаемое Наставление по архивному делу в. На титульном листе и заверительных надписях во внутренней описи и в. в обложки установленных образцов и пронумерованы общей (сквозной) нумерацией. Федеральная архивная служба России. Образец оформления обложки дела в соответствии с номенклатурой дел. Образец титульного листа. рий, архивов и других работников, имеющих дело с документооборо- том. Образец заполнения титульного листа. Образец архивной справки.

Титульный лист описи дел постоянного хранения …………… Приложение. ской области об архивном деле в Тульской области от 11.01.2006 №675-ЗТО. 4 Основные правила. дел в связки. Рис.7 Образец продевания шпагата.

Дела, передаваемые на государственное хранение, подлежат полному. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи. лист бумаги, историко-архивная справка, титульный лист, опись дел,.

Титульный лист описи дел постоянного хранения …………… Приложение. ской области об архивном деле в Тульской области от 11.01.2006 №675-ЗТО. 4 Основные правила. дел в связки. Рис.7 Образец продевания шпагата.

Документы на хранение принимаются сформированными в дела. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи. историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи.

учёта и использования документов архивного фонда РФ и других архивных. 1.3 Дела постоянного срока хранения, по личному составу сотрудников. исправления в обложку (титульный лист) и во внутреннюю опись или опись. Образец заполнения обложки (титульного листа) для документов.

Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен. Здравствуйте! Для архивного хранения обложка прошивается. только оформить обложку дела, можно наклеить титульный лист на папку-регистратор.

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения; Форма. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения. акта об обнаружении документов; Форма архивной справки (образец).

Документы на хранение принимаются сформированными в дела. дел, включаемых в опись, приведены в прилагаемом Перечне (образец описи. историко-архивная справка, титульный лист, опись дел, лист-заверитель описи.

В конце каждого дела подшивается лист-заверитель, а в начале дела – лист использования документов. производственный и архивный номер единицы хранения;. количество заполненных листов внутренней описи, титульного листа и. Образец оформления обложки дела постоянного хранения. 1.

Личное дело работника (образец)

19 декабря 2012, просмотров: 111541, Раздел: Бизнес-статьи

1. Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.
2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника. Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы.

Формирование личного дела работника.

Формирование личного дела работника нужно для того чтобы упорядочить группировку документированной информации о данном сотруднике, которая передается им работодателю вовремя приема или же перевода на соответствующую должность. Ведением личных дел работников должен заниматься сотрудник кадровых органов или же специально уполномоченное лицо. Формирование личного дела работника начинается непосредственно с момента принятия его на предприятие.

Документы для личного дела работника.

В личном деле работника группируются следующие виды документов:

1. Анкета или личный листок по учету кадров.
2. Дополнеия к анкете или личному листку.
3. Автобиография.
4. Второй экземпляр трудового договора.
5. Копии документов об образовании.
6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.
7. Рекомендационное письмо.
8. И так далее.

В момент формирования личного дела работника так же производится и оформление личного дела работника. Для этого личному делу работника присваивается порядковый номер, заполняются соответствующие позиции на корешке личного дела и на лицевой обложки, а также в личное дело должна быть обязательно вложена внутренняя опись.

Ведение личных дел работников происходит до тех пор, пока работник работает в компании. В ведение личных дел работников входит:

1. Ведение записей, которые относятся к соответствующим разделам личного дела.
2. Помещение документов, которые должны храниться в личном деле.
3. Изъятие ненужных документов.
4. Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

Хранение личных дел работников.

Хранение личных дел работников нужно для того чтобы быстро и безошибочно найти личные дела всех сотрудников предприятия, обеспечивая тем самым их сохранность и обеспечение конфиденциальности сведений касательно каждого работника. Личные дела сотрудников должны храниться кадровыми службами отдельно от остальных дел.

Оформление личных дел работников при передачи их в архив производят кадровые службы. В данную процедуру входит:

1. Подшивка.
2. Уточнение порядка нумерации листов дела.
3. Составление листа – заверителя.
4. И так далее.

Личное дело работника:

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2006, N 7

Личные дела сотрудников: ведение, оформление, учет

В предыдущей статье мы рассказали о некоторых сложностях, возникающих при формировании личных дел сотрудников и о путях их преодоления. В данном материале мы поговорим об общих принципах формирования личных дел на основе существующих требований нормативных документов.

Особенности ведения и учета личных дел в делопроизводстве

Личные дела относятся к группе дел, которую формирует на предприятии кадровая служба.

В предыдущей статье мы уже говорили о том, что кадровики предприятий и организаций, работа в которых не связана с прохождением государственной службы, не обязаны вести личные дела сотрудников. Тем не менее, если необходимость в ведении личных дел есть и фактически они ведутся в кадровом делопроизводстве наряду с остальными делами предприятия, они подлежат учету в номенклатуре дел предприятия, а их формирование и оформление осуществляется в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Скажу еще раз о специфике этого вида документов. Она заключается в том, что эта группа дел формируется несколько лет, в течение которых сотрудник работает на предприятии. Согласно п. 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (далее по тексту - Основные правила) из-за этой своей особенности личные дела не могут считаться завершенными по окончании календарного года, в отличие от основных документов общего делопроизводства. Иначе говоря, личные дела являются переходящими. Согласно п. 3.5.3 Основных правил "личные дела. формируются в течение всего периода работы данного лица в организации". Исключение может составлять случай, когда сотрудник уволился с предприятия в том же году, в котором поступил в данную организацию на работу.

Следует отметить, что это обстоятельство влияет и на организацию учета личных дел по номенклатуре дел предприятия. Об этом говорится в абз. 17 п. 3.4.9 Основных правил, который обращает внимание на необходимость перемещения личных дел сотрудников, не завершенных делопроизводством (т.е. продолжающих работать), из номенклатуры дел завершенного года в номенклатуру дел организации следующего года (как правило, под тем же индексом). При этом согласно последнему абзацу того же пункта Основных правил в графе 5 мы можем сделать отметку о том, что данные дела являются переходящими. Образец фрагмента номенклатуры дел предприятия с отметкой о переходящих делах см. в примере 1.

Сроки хранения дел в примере 1 взяты из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (далее по тексту - Типовой перечень). Предприятие также может использовать в работе по составлению номенклатуры дел типовые перечни документов, действующие для соответствующих ведомств. Однако сроки хранения не должны быть меньше сроков, указанных в Типовом перечне, т.е. приведенных в данном примере.

Фактическое завершение личного дела в делопроизводстве предприятия наступает в момент увольнения из него конкретного сотрудника.

Формируем личное дело

При поступлении на работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров (см. пример 2) и автобиографию. После подписи и даты под своими личными данными личный листок по учету кадров и автобиография становятся документами и формируются как индивидуальное личное дело. Одновременно в личное дело помещаются копии документов об образовании сотрудника и другие бумаги, которые кадровая служба сочтет нужным с него запросить, например, характеристики, рекомендательные письма и т.п. (автор данной статьи не будет вдаваться в законность требований таких документов с точки зрения трудового законодательства, т.к. цель нашей статьи иная). По мере оформления внутренних документов предприятия на сотрудника, поступившего на работу, в личное дело помещается личное заявление сотрудника о приеме на работу, трудовой договор, копия или второй экземпляр приказа о приеме на работу.

по учету кадров

Александр Андреевич ¦ для ¦

имя --------- отчество --------- ¦фотокарточки¦

2. Пол ---- 3. Год, число и месяц рождения -------- ¦ ¦

4. Место рождения --------- ¦ ¦

Название
учебного
заведения и его
местонахождение

Факультет
или
отделение

Форма
обучения
(дневная,
вечерняя,
заочная)

Год
окончания
или ухода

Если не
окончил,
то с какого
курса ушел

Какую
специальность
получил
в результате
окончания
учебного
заведения,
указать N
диплома или
удостоверения

Московский
государственный
педагогический
институт

Итого 7 (семь) документов.

Количество листов внутренней описи 1 (один).

Главный специалист отдела кадров

ОАО "Созвездие" И.Н. Морозова

Вкратце мы расскажем о том, как сделать внутреннюю опись. Она составляется в соответствии с Приложением 10 к Основным правилам. В начале указываются документы, которые сотрудник заполняет при приеме на работу; далее описываются документы об образовании сотрудника; затем - документы о его приеме на работу, перемещениях и т.п. Завершается опись документами об увольнении сотрудника предприятия. В соответствующих графах описи заполняются сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках, номерах листов дела, необходимых примечаниях. Если с первыми тремя реквизитами кадровики в основном более или менее справляются, то с заголовком документа - не всегда: то его укажут не полностью, то вообще указывается какое-то иное, близкое по смыслу наименование, например, "анкета" вместо "личный листок по учету кадров", "трудовое соглашение" вместо "трудовой договор" и т.п. Поэтому при составлении внутренней описи каждый реквизит всегда необходимо сверять с тем, как выглядит он на самом документе. В конце внутренней описи пишется количество внесенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись заверяется подписью составителя с указанием его должности, инициалов и фамилии и даты составления.

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, в соответствии со сроками, определяемыми законодательством, передается в архив предприятия либо, при отсутствии архива, находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное хранение.

Есть ли на предприятии архив или его нет, ясно одно: в соответствии с уже известной нам ст. 337 Типового перечня срок хранения личного дела либо является постоянным (для первого лица организации), либо составляет 75 лет с отметкой ЭПК после его завершения делопроизводством. Согласно действующим правилам архивного дела отметка ЭПК означает, что часть документов дела из-за своей значимости может быть отнесена к документам, подлежащим постоянному хранению. По истечении сроков хранения, по решению экспертной комиссии предприятия или соответствующего государственного архива, отдельные документы (а возможно, и целые дела) могут быть оставлены на постоянное хранение. С этой целью документы дела должны быть переформированы и внесены в другую опись - опись дел постоянного хранения. Уничтожение дел с отметкой "ЭПК" разрешается только по отдельно составленному для них акту. Более подробную информацию по данному вопросу можно получить в п. 2.8 Указаний по применению типового перечня, а также в абз. 2 и 3 п. 2.3.3 Основных правил.

Личные дела подлежат полному оформлению.

Подготовка личных дел к передаче

на архивное хранение (оформление)

Располагаем документы в правильной последовательности!

Начиная подготовку личных дел к их передаче на архивное хранение, мы вновь встречаемся с некими проблемами, обусловленными их спецификой. Обычно в процессе делопроизводства документы личного дела располагаются внутри него в обратной временной хронологии, т.е. в начале дела оказываются размещенными документы об увольнении; за ними - документы о переводах сотрудника, приказы о поощрениях и взысканиях и пр.; за ними - документы о приеме на работу и, наконец, документы, которые сотрудник заполняет и передает при его поступлении на предприятие: личный листок по учету кадров, автобиография, копии документов об образовании и т.п. Два документа, которые ведутся кадровой службой, - внутренняя опись и дополнение к личному листку по учету кадров - чаще всего помещаются в начале дела для удобства их ведения. Но мне встречались и другие варианты.

Очень жаль, что порядок систематизации этих форм внутри личного дела нигде не регламентирован, в то время как архивист должен руководствоваться правилами. Перед сдачей в архив документы необходимо переформировать в прямой временной хронологии. В то же время некоторые архивисты высказывают диаметрально противоположную точку зрения, согласно которой расположение документов внутри личного дела задом наперед вполне можно считать окончательным. Объясняют это такие специалисты опять же спецификой личного дела. Автору данной статьи всегда было удивительно, как вообще может существовать такое мнение? На какие нормативно-правовые акты оно опирается? На мой взгляд, данная точка зрения просто бездоказательна. Ведь у архивиста есть правила, которыми он руководствуется. В них, т.е. в том же п. 3.6.3 Основных правил, определено, что понимается под полным оформлением дела. Это - "подшивка или переплет дела; нумерация листов дела; составление листа-заверителя; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела)". В абз. 7 п. 3.5.5 Основных правил говорится о способе систематизации листов в личном деле: "Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления". Правда, на практике я не встречался с тем, чтобы кадровик сразу же располагал документы в прямом хронологическом порядке. Ведь для этого при поступлении каждого нового документа старые документы ему пришлось бы вынимать и располагать в новой последовательности. Но нигде не сказано, что документы, входящие в состав личного дела, могут поступать в архив расположенные так же, как они бывают сформированы изначально.

Таким образом, руководствуясь Основными правилами, при подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела необходимо систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии датой будет дата их заполнения. Эти документы необходимо расположить в начале дела. Далее следует расположить копии документов об образовании сотрудника. Для удобства желательно сосредоточить вместе с такими документами и копии тех документов об образовании, которые сотрудник получил в период работы на данном предприятии. Правда, здесь возникает вопрос о правомерности такой систематизации. Кроме того, в таком случае дата одного из документов об образовании обычно вообще не укладывается в хронологические рамки (крайние даты) самого личного дела. Ведь чаще всего сначала человек заканчивает учебное заведение, а потом поступает на работу. Соответственно, дата диплома всегда будет более ранней, чем дата заполнения личного листка по учету кадров и автобиографии. Поэтому здесь мы руководствуемся иным п. 3.5.4. Основных правил: "Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы". После данных документов в дело могут быть сформированы документы о дополнительном образовании сотрудника, повышении его квалификации, которые были получены сотрудником в течение работы на конкретном предприятии.

После копий документов об образовании сотрудника будут располагаться документы о поступлении на работу:

- направление на работу (при его наличии; этот вид документа чаще всего встречался в кадровом делопроизводстве в советское время и использовался для приема молодых специалистов; недавно эта форма снова напомнила о себе, начав иногда встречаться);

- резюме, характеристики, рекомендательные письма (при их наличии);

- заявление сотрудника о приеме на работу;

- копия или второй экземпляр приказа о приеме сотрудника на работу (приказ самого предприятия может быть издан на основании приказа вышестоящего ведомства, если конкретное предприятие находится в его подчинении; в этом случае, при наличии такого приказа, сначала формируются копия или экземпляр приказа вышестоящего ведомства, а затем - приказа предприятия);

- типовая или индивидуальная должностная инструкция.

Далее в прямом хронологическом порядке располагаются документы, которые заводятся делопроизводством кадровой службы предприятия в течение трудовой деятельности его сотрудника. Это могут быть:

- документы, связанные с переводом:

- заявление о переводе,

- дополнительное соглашение к трудовому договору,

- копия или второй экземпляр приказа о переводе,

- типовая или индивидуальная должностная инструкция;

- копии (вторые экземпляры) приказов:

- наложении дисциплинарных взысканий,

- совмещении должностей и профессий и т.д.

Завершают личное дело:

- заявление об увольнении либо иное основание для увольнения (его копия);

- копия (второй экземпляр) приказа об увольнении.

При завершении формирования личного дела для передачи его на архивное хранение необходимо пронумеровать его листы. В соответствии с п. 3.6.8 Основных правил нумерация осуществляется простым карандашом или нумератором в правом верхнем углу каждого документа. Заканчивая нумерацию листов, следует иметь в виду, что листов в деле должно быть не меньше их количества, указанного во внутренней описи. Но на практике возможны следующие варианты:

- количество листов может совпадать с их количеством, указанным во внутренней описи;

- количество листов может быть больше их количества, указанного во внутренней описи. Это может происходить оттого, что некоторые документы не были в свое время указаны во внутренней описи личного дела кадровой службой предприятия при ведении личного дела. Как правило, это происходит случайно, из-за обычной невнимательности кадровиков.

В случае если фактическое количество листов меньше их количества, указанного во внутренней описи, автор данной статьи считает, что такое дело архивист принимать в архив не должен. В таком случае дело срочно возвращается кадровой службе предприятия для принятия соответствующих мер (например, изъятия кадровой службой прежней внутренней описи и составлению взамен нее другой; составления соответствующего акта за подписью должностных лиц и т.п.). Разрешение такой ситуации может выглядеть следующим образом.

1. Личное дело возвращается в кадровую службу, о чем извещается ее руководитель.

2. Сотрудник кадровой службы, которому поручено проведение расследования с целью установления причин недостачи документов, изыскивает все возможные способы к их розыску (в отделах, в других делах и т.п.). Далее возможны следующие варианты:

1. Документы обнаружены. В этом случае сотрудник ставит в известность своего руководителя и по его поручению передает дело в число отобранных и проверенных с целью продолжения дальнейшей работы с ним.

2. Документы не обнаружены, либо обнаружена только их часть. Сотрудник докладывает об этом своему руководителю, который действует по своему усмотрению (докладывает об этом вышестоящему руководству, выявляет и наказывает сотрудника, по вине которого произошла недостача и т.п.). Так, осуществляется служебное расследование, для которого распорядительным документом создается комиссия. По факту недостачи документов (документа) составляется и оформляется акт, один из экземпляров которого формируется в личное дело. На мой взгляд, при этом желательно составить и новую внутреннюю опись документов данного личного дела, причем прежнюю опись также необходимо оставить в деле. Таким образом, личное дело передается для завершения работы с ним на архивное хранение, а на данный случай целесообразно было бы обратить внимание в предисловии к годовой описи.

Делаем переплет и оформляем обложку!

По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела или титульного листа в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

Личные дела уволенных сотрудников на предприятии могут учитываться двумя способами:

- каждое по отдельности;

- по комплексам дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. Затем осуществляется деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит "Том".

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 4; заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 5.

Пример 4. Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 г.

Пример 5. Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 г. Лит. А-Я.

Если сотрудник в период работы на предприятии изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии такого сотрудника, а прежняя (прежние - их, кстати, может быть несколько) - заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии сотрудника, используемый для обложки дела и в сдаточной описи, см. в примере 6.

Пример 6. Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 г.

Делаем сдаточную опись!

И, естественно, для передачи в архив личных дел необходимо составить сдаточную опись. Сдаточная опись составляется по форме, указанной в Приложениях N N 12 - 13 Основных правил. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. В первой графе указываются порядковые номера дел; во второй - индексы дел по номенклатуре; в третьей - заголовки дел (по номенклатуре) с обязательным их уточнением по документам (номера приказов, литеры фамилий и т.п.); в четвертой - крайние даты (проставляются по документам дел); в пятой - указывается количество листов дел; в шестой - сроки хранения (из номенклатуры дел); в седьмой - необходимые примечания. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения предприятия, являющимся источником комплектования архива.

Начальник отдела кадров ОАО "Созвездие"

_________________________ В.П. Соколова

Опись N 02л/с-2005