Особенности учета бланков строгой отчетности в образовательных учреждениях

Особенности учета бланков строгой отчетности
в образовательных учреждениях

Бухгалтерские счета делятся на две группы: балансовые и забалансовые. Балансовые счета - все бухгалтерские счета, объединенные в одну систему, имеющие корреспонденцию между собой и обеспечивающие учет всей финансово-хозяйственной деятельности бюджетного учреждения.

Забалансовые счета - это счета, остатки по которым не входят в баланс, а показываются за его итогом, то есть за балансом.

Использование забалансовых счетов не является сколь-либо популярной процедурой в практической бухгалтерии. Бухгалтеры относятся к забалансовым счетам беспечно-равнодушно, и этому есть свои объяснения:

внесистемность забалансовых счетов и отсутствие серьезных аргументов в пользу их применения слишком бросаются в глаза;

введение забалансовых счетов гораздо менее регламентировано, чем балансовых;

поскольку объекты, отражаемые на забалансовых счетах, обычно не влияют на налогообложение, ошибки при их оформлении в учете редко наказываются штрафными санкциями.

Использование забалансовых счетов способствует решению таких задач, как:

1. обеспечение контроля за использованием материальных ценностей, не принадлежащих данной организации, в соответствии с действующими законодательными актами и инструкциями;

2. контроль за сохранностью материальных ценностей, числящихся на забалансовых счетах;

3. своевременное оформление документов на поступление и выбытие этих средств, учтенных на забалансовых счетах;

4. обеспечение правильной организации бухгалтерского учета на забалансовых счетах;

5. всесторонняя и полная информация о состоянии забалансовых счетов для нужд управления, оценки кредитоспособности и финансовой устойчивости организации.

Главная особенность забалансовых счетов заключается в том, что учет на них ведется без использования метода двойной записи; записи делаются только в ведомостях по графам "Приход" и "Расход". Имеется в виду, что при поступлении учитываемых объектов их приходуют, а при выбытии - списывают.

Структура забалансового счета:

--------------------------------------------------T------------------------------------------------¬
¦ Дебет ¦ Кредит ¦
+-------------------------------------------------+------------------------------------------------+
¦Сальдо - остаток ценностей, не принадлежащих¦Оборот - списание ценностей, не принадлежащих¦
¦организации, но временно находящихся в его¦организации, но временно находящихся в его¦
¦пользовании или распоряжении (арендованных¦пользовании или распоряжении (арендованных¦
¦основных средств, материальных ценностей на¦основных средств, материальных ценностей на¦
¦ответственном хранении, в переработке), а также¦ответственном хранении, в переработке), а также¦
¦бланки строгой отчетности, путевки в дома отдыха¦бланки строгой отчетности, путевки в дома отдыха¦
¦и санатории и др. ¦и санатории и др. в течение отчетного периода ¦
¦Оборот - оприходованные ценности, не¦ ¦
¦принадлежащие организации, но временно¦ ¦
¦находящиеся в его пользовании или распоряжении¦ ¦
¦(арендованных основных средств, материальных¦ ¦
¦ценностей на ответственном хранении, в¦ ¦
¦переработке), а также бланки строгой отчетности,¦ ¦
¦путевки в дома отдыха и санатории и др. в¦ ¦
¦отчетном периоде. ¦ ¦
¦Сальдо - остаток ценностей, не принадлежащих¦ ¦
¦организации, но временно находящихся в его¦ ¦
¦пользовании или распоряжении (арендованных¦ ¦
¦основных средств, материальных ценностей на¦ ¦
¦ответственном хранении, в переработке), а также¦ ¦
¦бланки строгой отчетности, путевки в дома отдыха¦ ¦
¦и санатории и др. на конец отчетного периода ¦ ¦
L-------------------------------------------------+-------------------------------------------------

Другая особенность в том, что учет на забалансовых счетах ведется:

- по договорным ценам;

- по цене приобретения;

- по условной цене 1 руб.;

- по номинальной стоимости (для бланков строгой отчетности).

Пункт 236 Инструкции от 10.02.2006 N 25н определяет, что забалансовые счета - счета, предназначенные для обобщения информации о наличии и движении ценностей, не принадлежащих учреждению, но временно находящихся в его пользовании или распоряжении (арендованных основных средств, материальных ценностей на ответственном хранении, в переработке), а также бланки строгой отчетности, путевки в дома отдыха и санатории и др. Кроме того, получателем средств бюджетов разрешается вводить дополнительные забалансовые счета для обеспечения их управленческого учета.

Все товарно-материальные ценности, а также арендованные основные средства, учтенные на забалансовых счетах, инвентаризуются в порядке и в сроки, установленные для ценностей, отражаемых на балансе. Для учета ценностей на забалансовых счетах применяются те же первичные документы и регистры бюджетного учета, что и для учета ценностей, числящихся на балансовых счетах. Учет на забалансовых счетах необходимо вести раздельно по бюджетной деятельности и по приносящей доход деятельности. Это требование необходимо для заполнения Справки о наличии имущества на забалансовых счетах в соответствии с приказом Минфина России от 24.08.2007 N 72н "Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации".

Учреждения образования в своей работе используют большое количество бланков строгой отчетности. Одни применяют в хозяйственной деятельности, другие - для оформления трудовых отношений с работниками, третьи - в рамках образовательной деятельности.

А.Н. Азрилиян в большом бухгалтерском словаре дает такое определение: "Бланки строгой отчетности - это разновидность бланков (документов), подлежащих специальному учету. Каждому экземпляру бланка присваивается регистрационный номер, который наносится на бланк".

В соответствии с Инструкцией по бюджетному учету от 10.02.2006 N 25н к бланкам строгой отчетности относятся:

бланки трудовых книжек и вкладыши к ним;

другие бланки в соответствии перечнями, утвержденными федеральными органами исполнительной власти.

Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 03.

Аналитический учет по счету ведется по каждому виду бланков и местам хранения в Книге по учету бланков строгой отчетности (ф. 0511819).

В данной Книге ведется учет бланков строгой отчетности, трудовых книжек и вкладышей к ним по видам, сериям и номерам, а также по местам их хранения с указанием даты получения (выдачи) бланков строгой отчетности, количества и стоимости. На основании данных по приходу и расходу бланков строгой отчетности выводится остаток на конец периода.

Книги должны быть прошнурованы и опечатаны сургучной (мастичной) печатью, а количество листов должно быть заверено руководителем учреждения.

По условной оценке (1 руб. за бланк) оцениваются только бланки, не имеющие номинальной стоимости. В Инструкции по бюджетному учету не уточняется, что имеется в виду под отдельным бланком, например квитанционная книжка или один комплект квитанции (квитанция, корешок и копия). Бланком следует считать отдельный комплект или бланк. Так, например, стандартную квитанционную книжку (с 1-го по 50-й номер) можно оценить в 50 руб. Подобная оценка позволит осуществить ведение дополнительного контроля за бланками квитанционных книжек, в которых имеются отклонения от стандарта.

Бланки строгой отчетности, имеющие номинальную стоимость, рекомендуется учитывать по этой стоимости. Номинал (от лат. nominalis - именной) - исходное значение цены, нарицательная величина стоимости денег и ценных бумаг, обычно указываемая на денежных знаках, ценных бумагах. В бюджетных учреждениях по номинальной стоимости возможно вести учет билетов, различных талонов и т.п. Номинал называют также номинальной стоимостью (ценой). В данном случае возникает вопрос о том, по какой стоимости следует передавать такие бланки под отчет. Считается, что бланки строгой отчетности, имеющие номинальную стоимость, нужно передавать подотчетным лицам по номинальной стоимости. При этом решается хотя бы такая проблема, как определение суммы ущерба в случае утери или порчи бланков. Расходы по изготовлению бланков относятся на счета учета расходов на прочие услуги (на счет 0 40101 226). Учет бланков в зависимости от того, в какой деятельности - основной или предпринимательской - эти бланки используются, ведется раздельно.

Выданные со склада для регистрации в установленном порядке бланки строгой отчетности по средней фактической стоимости отражаются по дебету счета 2 40101 272 "Расходование материальных запасов" и кредиту счета 210506 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов".

Счет 03 "Бланки строгой отчетности" подразделяется на субсчета 03.1, 03.2, 03.3. Стоимость бланков строгой отчетности по цене изготовления списывается с забалансового счета 03-1 "Бланки строгой отчетности" и принимается к учету на забалансовый счет 03-2 "Бланки строгой отчетности в заготовке".

Лицо, ответственное за реализацию бланков строгой отчетности, выдает зарегистрированные бланки строгой отчетности по накладным уполномоченным лицам. Накладная выписывается в двух экземплярах: один выдается вместе с бланками строгой отчетности, второй передается в бухгалтерию учреждения.

При выдаче бланков строгой отчетности на реализацию на сумму предполагаемой реализации производится запись:

Дебет КД 2 20503 560 "Увеличение дебиторской задолженности по доходам от рыночных продаж готовой продукции"
Кредит КД 2 40104 130 "Доходы будущих периодов от рыночных продаж готовой продукции, работ, услуг".

Проштампованные и зарегистрированные бланки строгой отчетности при передаче на реализацию списываются по цене изготовления с забалансового счета 03-2 "Бланки строгой отчетности в заготовке". Одновременно производится запись на забалансовом счете 03-3 "Бланки строгой отчетности на реализации".

Списание испорченных бланков строгой отчетности к ним оформляется по Акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).

В акте приводится состав комиссии по списанию, указываются дата и номер документа, которым данная комиссия была назначена. Кроме того, в акте указывают период, за который производится списание. Списываемые документы перечисляют с указанием их номеров, серии и причин списания. После списания бланки строгой отчетности должны быть уничтожены. В акте указывают дату их уничтожения. Акт подписывают члены комиссии и утверждает руководитель учреждения.

Учреждением разрешено осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ при оказании услуг населению, если они используют бланки строгой отчетности. Для этих целей бюджетные образовательные учреждения используют Квитанцию (код по ОКУД 0504510).

Постановлением от 31.03.2005 N 171 Минфин России уведомил, что 1 сентября 2007 года прекращает свое действие бланк строгой отчетности ф. 10 "Квитанция" (код по ОКУД 0504510), утвержденный приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н. Этим бланком оформляется прием в кассу за оказанные услуги бюджетного учреждения без применения ККМ платежей от физических лиц. Вскоре вышло новое постановление от 27.08.2007 N 542, которое изменило срок действия до 1 июня 2008 года.

Новые бланки будут утверждены Минфином России согласно предложениям заинтересованных органов власти, или все платные услуги от физических лиц будут оформляться через кассовые аппараты.

Хозяйственные операции по приобретению квитанционных книжек отражаются в бюджетном учете следующими записями:

- приобретены квитанционные книжки образовательным учреждением
Дебет ФКР 1 40101 226 "Расходы на прочие услуги"
Кредит ФКР 1 30209730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг";

- оплачен поставщику счет на изготовление (приобретение) бланков изделий строгой отчетности (квитанционные книжки)
Дебет ФКР 1 30209830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"
Кредит ФКР 1 30405226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг"
- оприходованы квитанционные книжки
Дебет 03
Аналитический учет ведется по наименованиям, сериям, номерам в специальной книге. Приобретенные бланки поступают в учреждение вместе с копией сопроводительного документа. Их принимает работник, ответственный за хранение таких бланков, в присутствии специальной комиссии. Проверяет соответствие количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах, и составляет акт о поступлении бланков строгой отчетности, который утверждается руководителем учреждения. На основании этого документа бланки принимаются к учету.

Бланки дипломов, аттестатов, академических справок

Образовательное учреждение, которое имеет государственную аккредитацию и реализует общеобразовательные (за исключением дошкольных), профессиональные образовательные программы, должно выдать лицу, прошедшему итоговую аттестацию, документ государственного образца. Бланки дипломов (аттестатов) являются бланками строгой отчетности. Аналитический учет таких документов ведут по каждому виду бланков, сериям, номерам и местам их хранения в Книге учета бланков строгой отчетности (форма 448).

Порядок выдачи документов государственного образца, заполнения и хранения соответствующих бланков документов закреплен в соответствующих инструкциях, утвержденных постановлением Минобрнауки России, Минобразования России.

Например, Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании предусмотрено, что для регистрации выдаваемых дипломов (приложений к ним и академических справок) в них вносятся следующие данные: порядковый регистрационный номер; фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку); номер бланка диплома (академической справки); дата выдачи диплома (академической справки); наименование направления подготовки (специальности); наименование присвоенной степени или квалификации; дата и номер протокола государственной аттестационной комиссии; номер приказа об отчислении студента (слушателя); подпись руководителя подразделения (службы) образовательного учреждения, выдавшего дипломы; подпись лица, получившего диплом (академическую справку).

Книги регистрации выданных дипломов, приложений к ним и академических справок прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью образовательного учреждения.

Передача полученных образовательным учреждением бланков в другие учреждения не допускается. Бланки документов о высшем профессиональном образовании учитываются по специальному реестру. Копии выданных документов в одном экземпляре хранятся в архиве образовательного учреждения в личном деле выпускника. Приобретение бланков дипломов (аттестатов) отражается записями:

- приобретены бланки дипломов образовательным учреждением
Дебет ФКР 1 40101226 "Расходы на прочие услуги"
Кредит ФКР 1 30209730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"
- оплачен поставщику счет на приобретение бланков дипломов
Дебет ФКР 1 30209 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками по оплате прочих услуг"
Кредит ФКР 1 30405226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов, по оплате прочих услуг"
- оприходованы бланки дипломов (на забалансовом счете)
Дебет 03

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним являются защищенной полиграфической продукцией. Приказом Минфина России от 22.12.2003 N 117н утверждены образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения ими работодателей. Согласно данному порядку обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями (распространителями) при условии соответствия требованиям, установленным объединением "Гознак" Минфина России. Работодатели обеспечиваются этими документами на платной основе согласно договору, заключенному с названным объединением или с распространителями.

Порядок поступления и выдачи трудовых книжек регламентируется ТК РФ (часть 2, статья 66), постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках".

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организациях ведутся:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них приведены в приложениях N 2 и 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую ведет бухгалтерия учреждения, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В свою очередь в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет кадровая служба или другое подразделение учреждения, оформляющее прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные вновь поступившим работникам, не имеющим трудового стажа. Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя учреждения, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила)).

В соответствии с пунктом 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Отчет составляется в произвольной форме. Списание испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них оформляется Актом о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816), утвержденным Инструкцией N 25н.

Согласно пункту 44 Правил работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. Трудовые книжки и вкладыши в них приобретаются работодателем, в том числе бюджетным учреждением, по рыночной цене.

В случае первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

При выдаче работнику трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель взимает с него плату в размере расходов на их приобретение (п. 48 раздела 5 Правил).

В соответствии с Инструкцией N 25н бланки трудовых книжек и вкладышей к ним учитываются по условной цене 1 руб. за единицу.

Такой показатель, как фактическая стоимость бланка, не предусмотрен в регистре "Книга учета бланков строгой отчетности" (ф. 0504045). Поэтому не исключены сложности в определении фактических затрат на приобретение данных бланков при выдаче бланка трудовой книжки или вкладыша в нее. Следовательно, органами, организующими исполнение бюджета, может быть разработана и утверждена соответствующая форма регистра "Книга учета бланков строгой отчетности", в которую дополнительно введен показатель фактической стоимости бланка трудовой книжки и вкладыша в нее.

В бюджетном учете выдача трудовой книжки работнику будет отражена следующими записями:

- приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением
Дебет ФКР 1 40101226 "Расходы учреждения"
Кредит ФКР 1 30207730 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате арендной платы за пользование имуществом"
- оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС)
Дебет ФКР 1 30207830 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками по оплате арендной платы за пользование имуществом"
Кредит ФКР 1 30405226 "Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими исполнение бюджетов по оплате прочих услуг"
- оприходованы трудовые книжки на кассира (материально ответственное лицо) бюджетного учреждения
Дебет 03
- списаны трудовые книжки с кассира как с материально ответственного лица
Кредит 03
- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров
Дебет 03
- начислен доход от реализации трудовой книжки
Дебет КД 2 20510560 "Увеличение дебиторской задолженности по прочим доходам"
Кредит ФКР 2 40101180 "Прочие доходы"
- начислен НДС в бюджет
Дебет ФКР 2 40101180 "Прочие доходы"
Кредит ФКР 2 30304730 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
- произведена оплата трудовой книжки сотрудником
Дебет КИВФ 2 20104510 "Поступление денежных средств в кассу"
Кредит КД 2 20510660 "Уменьшение дебиторской задолженности по прочим доходам"
- одновременно списан бланк трудовой книжки с работника кадрового отдела
Кредит 03
- внесены учреждением наличные денежные средства на банковский счет
Дебет КИВФ 2 20101510 "Поступления денежных средств учреждения на банковские счета"
Кредит КИВФ 2 20104610 "Выбытие из кассы"
- перечислена в доход бюджета сумма НДС
Дебет ФКР 2 30304830 "Увеличение кредиторской задолженности по налогу на добавленную стоимость"
Кредит КИВФ 2 20101610 "Выбытие денежных средств учреждения с банковских счетов".

Если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие пункта 47 раздела 8 Правил, согласно которому работник, приобретая бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении. Кроме того, следует учитывать, что бюджетная организация приобретает трудовые книжки для сотрудников, а не для себя, следовательно, взимание платы - это возмещение сотрудниками затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков трудовой книжки. Выдачу бланка трудовой книжки работнику и вкладыша в нее стоит рассматривать как реализацию, поэтому начислять НДС и отражать операции по выдаче трудовой книжки и вкладыша в нее с кодом вида деятельности 2 (приносящая доход деятельность) не нужно.

Другие бланки. Топливные карты

Другие бланки - перечень устанавливается главным распорядителем (распорядителем) средств бюджета, органом, организующим исполнение бюджета.

Топливная пластиковая карта - это платежная небанковская карта, выпускаемая топливной организацией.

Предлагается к бланкам строгой отчетности отнести путевые листы, так как они обязательно нумеруются с целью контроля за учетом работы водителя и пробега, маршрута автомобиля и выдаются индивидуально водителям транспортных средств. Также к бланкам строгой отчетности рекомендуется отнести топливные пластиковые карты, по которым водитель заправляет горюче-смазочные материалы в автомобиль.

Многоразовые литровые топливные карты с суточным (месячным) лимитом следует учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" по условной стоимости 1 руб. за один бланк топливной карты.

Топливная карта не является платежным средством, а предназначена для учета расчетов по отпуску ГСМ. Она имеет количественное выражение (отпуск ГСМ на сумму или в объеме). Топливная карта предполагает последующие безналичные расчеты по оплате отпущенных ГСМ. Топливные карты работают как расчетные (дебетовые) карты по предоплате или с оплатой по факту.

Держателем топливной карты является сотрудник образовательного учреждения (водитель), уполномоченный приобретать ГСМ. Поставщик ведет учет объема ГСМ, отпущенных покупателю на основании договора с учреждением.

На топливной карте может быть записано количество топлива, оплаченного учреждением, или некоторая сумма денежных средств, необходимых для расчетов в точках обслуживания. Учреждения, которые устанавливают фиксированный расход топлива для каждой машины или водителя, могут использовать карты, на которых записано определенное количество ГСМ.

Топливная карта позволяет устанавливать ограничения на определенный вид топлива и суточный лимит отпуска по заявкам учреждения, что дает возможность полностью контролировать расход топлива.

В отличие от талонов, которые позволяют приобретать только установленный объем ГСМ, топливная карта обеспечивает возможность приобретения любого количества ГСМ. Если заказанное водителем количество ГСМ не поместилось в бак автомобиля, то при расчетах топливной карты оформляется возврат неполученного количества бензина на топливную карту с выдачей водителю чека возврата.

Информация по топливным картам обрабатывается электронным способом, что позволяет получить отчет о движении топлива за любой период по отдельно взятой карте или по всем картам учреждения.

Кроме того, топливные карты позволяют контролировать заправку каждого автомобиля, исключается возможность неучтенных операций при заправке автотранспорта. При заправке водителю выдаются чеки с указанием места и времени заправки, а также типа и количества отпущенного топлива, подтверждающие факт заправки по топливной карте. Эти чеки водитель предъявляет в бухгалтерию вместе с путевым листом в качестве подтверждающих документов. Кроме того, в оговоренные сроки предоставления промежуточной и итоговой отчетности учреждение получает полный отчет с детальной расшифровкой информации о заправках служебного автотранспорта по топливным картам, что значительно облегчает учет расходования ГСМ в учреждении.

Топливная микропроцессорная карта может быть:

На нелимитированную карту вносится информация о количестве литров каждого вида ГСМ, приобретенного учреждением-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. В случае, когда установленный на нелимитированной карте объем топлива будет исчерпан, возможность получения ГСМ приостанавливается.

На лимитированной карте устанавливается единый суточный или месячный лимит (количество литров). По указанной карте покупатель может приобретать топливо разных видов, общее количество которого за сутки или за месяц не может превышать установленный лимит. При установлении суточного лимита нельзя получить топливо больше даже в случае, когда в предыдущие дни объем приобретенного ГСМ был меньше установленного лимита.

В установленном Инструкцией N 25н Перечне рекомендуемых регистров бюджетного учета отсутствует регистр, позволяющий вести аналитический учет выдачи и возврата топливных карт. Поэтому можно рекомендовать бюджетному учреждению обратиться к вышестоящему главному распорядителю, который в свою очередь обратится в орган, организующий исполнение соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, с просьбой в соответствии с пунктом 3 Инструкцией N 25н разработать необходимые формы регистров бюджетного учета, а также правила их ведения.

Для аналитического учета выданных и возвращенных топливных карт может быть разработан регистр "Книга учета приема и выдачи многоразовых литровых топливных карт", например, по следующей форме:

Книга учета приема и выдачи многоразовых литровых топливных карт
за_________________200______г.

Для списания топливных карт в случаях увольнения водителя, утери и др. возможно использовать Акт на списание по ф. 0504816.

главный бухгалтер ВятГУ

"Советник бухгалтера бюджетной сферы", N 3, март 2008 г.

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!

Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учреждении

Учет бланков строгой отчетности в бюджетном учрежденииотличается от учета прочей печатной продукции. Из этой статьи вы узнаете особенности учета бланков строгой отчетности (БСО), какие НПА его регулируют, а также найдете бухгалтерские проводки.

Бюджетные организации часто работают со специально разработанными документами, которые имеют уникальные опознавательные данные и используются для подтверждения какой-либо хозяйственной операции (например, продажи) или подтверждают какую-либо информацию о человеке (например, свидетельство о чем-либо, диплом и т. д.). Законодатель разработал множество видов БСО для организаций, занимающихся разнообразными видами деятельности.

Эти БСО зафиксированы в приказах и письмах Минфина. Кроме того, существует возможность самостоятельной разработки бланка организации при соблюдении условий его оформления, оговоренных в п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359. Также существуют и требования по обращению с БСО для разных отраслей.

Примерами БСО являются:

• квитанция на прием вещей в камеру хранения;
• абонементная книжка для расчетов за питание учащихся;
• туристическая путевка;
• сертификат;
• диплом;
• больничный лист.

Каждое учреждение должно установить в учетной политике применяемые им БСО.

Бухучет в бюджетном учреждении регулируется Единым планом счетов и инструкцией, утвержденными приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н, а также частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н. Для учета БСО предусмотрен забалансовый счет 03 «Бланки строгой отчетности». Таким образом, БСО не приходуются привычным образом как остальные материальные запасы. Учетная политика учреждения должна предусмотреть, по какой стоимости они принимаются к учету:

• 1 рубль за 1 бланк;
• по реальной стоимости закупки.

Забалансовые счета для бюджетных учреждений работают так же, как для коммерческих, то есть приход отражается только по дебету, а выбытие только по кредиту, без корреспонденций. Кроме того, на счете 03 организуется аналитика в разрезе материально ответственных лиц, а также мест, предназначенных для хранения БСО. Такой учет необходим для контроля сохранности бланков.

Учреждение должно вести специально разработанный регистр учета — книгу учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045). Также важной процедурой внутреннего контроля является инвентаризация, которая проводится по имуществу и обязательствам, учитываемым на балансовых счетах, в соответствии с учетной политикой. Результаты пересчета и данные о наличии БСО согласно бухучету фиксируются в инвентаризационной описи (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086). Если найдены несоответствия, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). При недостачах, обнаружении испорченных БСО на основании согласия специальной комиссии оформляется акт о списании БСО (ф. 0504816).

Указанные документы утверждены приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! БСО нельзя путать с денежными документами, хранящимися в кассе и учитываемыми на счете 0020135000 «Денежные документы». Учреждение оплачивает товары (услуги) и получает документ, по которому эти товары (услуги) могут быть получены в будущем. К денежным документам относятся марки, оплаченные талоны на получение каких-либо товаров (топливо, обеды), оплаченные путевки и т. д.

Поскольку БСО учитываются за балансом, встает вопрос, куда отнести расходы на их приобретение. Указания о порядке применения бюджетной классификации, утвержденные приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, говорят о том, что такие расходы учитываются по аналитическому коду КОСГУ 226 «Прочие работы, услуги», то есть 3 последние цифры бюджетного счета расходов будут 226. Перечислим такие счета:

• 0010960226 «Затраты на прочие работы, услуги в себестоимости готовой продукции, работ, услуг»;
• 0010970226 «Накладные расходы производства готовой продукции в части прочих работ, услуг»;
• 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• 0010990226 «Издержки обращения в части прочих работ, услуг».

Учреждение приобрело 10 трудовых книжек по 230 руб. БСО учитываются по фактической стоимости покупки. Из них 4 были выданы работникам, служащим в аппарате управления, в текущем месяце.

Расходы на приобретение БСО приняты к учету на сумму 2 300 руб.:

• Дт 0010980226 «Общехозяйственные расходы в части прочих работ, услуг»;
• Кт 0030226730 «Увеличение кредиторской задолженности по прочим работам, услугам».

Отражены БСО за балансом на сумму 2 300 руб.:

• Дт 03 «Бланки строгой отчетности».

Списана стоимость 4 трудовых книжек на сумму 920 руб.:

• Кт 03 «Бланки строгой отчетности».

В государственных учреждениях, часто работающих с БСО, должен вестись строгий учет и контроль сохранности БСО. Этих целей помогает добиться своевременное и корректное отражение поступлений и выбытий БСО на счетах бухучета.

На каком счёте учитываются бланки строгой отчетности

бухгалтерский учет и налогообложение", 2010, N 5

В настоящее время в деятельности учреждений здравоохранения применяются различные виды бланков строгой отчетности. Поскольку к учету некоторых из них предъявляются особые требования, в этой статье мы не только рассмотрим порядок отражения бланков строгой отчетности в бюджетном учете, но и озвучим требования к организации учета отдельных из них.

Инструкцией N 148н <*> предусмотрено, что для учета бланков строгой отчетности используется забалансовый счет 03 "Бланки строгой отчетности".

<*> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Согласно Отраслевым особенностям бюджетного учета в системе здравоохранения Российской Федерации, утвержденным Минздравсоцразвития России 09.06.2007, на забалансовом счете 03 учитываются находящиеся на хранении и выдаваемые под отчет бланки:

- трудовых книжек и вкладышей к ним;

- справок на сохранение среднего заработка и получение дней отдыха, выдаваемых донорам;

- талонов на питание, выдаваемых донорам;

- аттестатов и дипломов;

- удостоверений и др.

Использование забалансового счета способствует обеспечению контроля за сохранностью бланков строгой отчетности, своевременному оформлению документов на их поступление и выбытие, а также получению полной информации о наличии таких бланков.

Перечень документов, являющихся в учреждении здравоохранения бланками строгой отчетности, порядок их хранения, выдачи, инвентаризации устанавливаются приказом руководителя учреждения здравоохранения.

Кроме того, в учетной политике учреждения, которая утверждается приказом руководителя, следует привести перечень лиц, ответственных за получение, хранение и выдачу бланков. С каждым из них заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности по форме, утвержденной Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении Перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности".

Учет на забалансовых счетах ведется без использования метода двойной записи. Записи делаются только при поступлении и выбытии учитываемых бланков.

На забалансовом счете 03 бланки строгой отчетности учитываются в условной оценке 1 руб. за один бланк. Аналитический учет по данному счету ведется по каждому виду бланков и местам их хранения в книге по учету бланков строгой отчетности. Вместе с этим ежемесячно формируется журнал по прочим операциям по этому счету, к которому подшиваются первичные документы, подтверждающие движение бланков строгой отчетности.

Пример. В октябре 2009 г. медицинским учреждением от регионального отделения ФСС получено в пределах квартальной потребности 400 бланков листков нетрудоспособности. Данные бланки были выданы лечащим врачам. Вместе с этим врачи сдали ответственному за получение, хранение и выдачу бланков строгой отчетности лицу 250 корешков листков нетрудоспособности.

В декабре на основании акта были списаны 380 корешков бланков листков нетрудоспособности и 10 испорченных бланков, срок хранения которых истек. Учетной политикой медицинского учреждения утверждены следующие аналитические счета:

- 03/1 - для учета принятых и выданных бланков листков нетрудоспособности;

- 03/2 - для учета корешков бланков листков нетрудоспособности;

- 03/3 - для учета испорченных бланков листов нетрудоспособности.

В данном случае движение бланков строгой отчетности будет выглядеть следующим образом:

Как уже было указано выше, к учету отдельных бланков строгой отчетности предъявляются особые требования. Далее предлагаем рассмотреть порядок учета бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности.

Основными документами, устанавливающими порядок организации учета бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности, являются:

- Порядок обеспечения родовыми сертификатами государственных и муниципальных учреждений здравоохранения, их учета и хранения <*>;

- Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения <**>.

<*> Утвержден Приказом Минздравсоцразвития России от 28.11.2005 N 701 (далее - Порядок N 701).

<**> Утверждена Приказом ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 N 18/29 (далее - Инструкция N 18/29).

Данными документами определены требования к условиям хранения бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности: они должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками, опечатанных печатью, а также требования к учету указанных бланков.

Согласно п. 14 Инструкции N 18/29 и п. 13 Порядка N 701 учреждения здравоохранения обязаны ежеквартально, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представлять в региональные отделения ФСС отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности и родовых сертификатов (далее - отчеты-заявки) на соответствующий квартал. Их формы приведены в Приложении 7 к Инструкции N 18/29 и в Приложении 7 к Порядку N 701. Причем отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли у учреждения здравоохранения потребность в новых бланках. Дело в том, что с помощью отчетов-заявок учреждение не только заказывает бланки строгой отчетности, но и отчитывается об использовании ранее полученных бланков. Напомним, отчеты-заявки оформляются за отчетный период (квартал) и количество бланков строгой отчетности расшифровывается в них в разрезе следующих показателей: остаток на начало отчетного квартала, заказано на отчетный квартал, получено в отчетном квартале, израсходовано в отчетном квартале, остаток на конец отчетного квартала и заказано на следующий квартал.

К сведению. Ежеквартальные отчеты-заявки и годовые заявки подписываются руководителем и главным бухгалтером учреждения здравоохранения и заверяются печатью (п. 13 Порядка N 701, п. 14 Инструкции N 18/29).

Помимо ежеквартальных отчетов-заявок, медицинские учреждения ежегодно, до 1 февраля текущего года, представляют заявку на необходимое им количество бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности (далее - заявка) на следующий календарный год с поквартальной разбивкой (Приложение 8 к Порядку N 701 и Приложение 8 к Инструкции N 18/29).

Поступление бланков строгой отчетности. Сведения о поступивших бланках родовых сертификатов и листков нетрудоспособности отражаются в специальных книгах, а именно:

а) в книге учета прихода родовых сертификатов женской консультацией (Приложение 2 к Порядку N 701);

б) в книге получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации (Приложение 2 к Инструкции N 18/29).

В этих книгах указываются следующие сведения:

- номер и дата отчета-заявки;

- дата получения бланков;

- реквизиты бланков (серия и номер);

- остаток бланков от предыдущей партии;

- количество полученных бланков;

- общее количество бланков.

Кроме перечисленных сведений, в книге получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации указываются также данные о получателе (Ф.И.О. номер и дата доверенности, наименование и ОГРН <*> организации).

<*> Основной государственный регистрационный номер, который переносится из документа, подтверждающего государственную регистрацию.

Распределение бланков строгой отчетности. Сведения о распределенных бланках родовых сертификатов и листков нетрудоспособности отражаются:

а) в книге учета распределения родовых сертификатов женской консультацией (Приложение 3 к Порядку N 701);

б) в книге распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации (Приложение 3 к Инструкции N 18/29).

В эти книги вносят следующие сведения:

- количество бланков (в наличии и выданных);

- реквизиты бланков (серию и номер);

- сведения о получателе (Ф.И.О. получателя либо лица, сдающего корешки бланков, и его должность) (структурные подразделения медицинского учреждения указывают также номер и дату заявки);

- реквизиты корешков бланков (серию и номер);

- количество возвращенных корешков;

- данные о лице, ответственном за хранение бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности и их корешков (Ф.И.О. и занимаемую должность).

Кроме того, в названных книгах ставится подпись лица, получающего или возвращающего корешки бланков, а также подпись ответственного за хранение бланков и их корешков лица.

Следует отметить, что листы в приведенных выше книгах должны быть пронумерованы, прошнурованы, последний лист должен иметь следующие записи: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков (далее - ответственное лицо) (п. 8 Порядка N 701, п. 9 Инструкции N 18/29).

К сведению. В учреждениях здравоохранения осуществляется сверка данных книги получения бланков листков нетрудоспособности и книги распределения бланков листков нетрудоспособности не реже одного раза в квартал (п. 8.2 Инструкции N 18/29).

Родовые сертификаты, листки нетрудоспособности могут быть заполнены с ошибками либо утеряны или похищены. Поэтому в учреждениях здравоохранения следует вести:

- книгу учета испорченных, утерянных, похищенных родовых сертификатов (Приложение 5 к Порядку N 701);

- книгу учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение 5 к Инструкции N 18/29).

Информацию об испорченных, утерянных и похищенных родовых сертификатах и листках нетрудоспособности учреждения здравоохранения передают в конце года в исполнительные органы ФСС.

Для справки. Испорченные бланки строгой отчетности должны храниться в учреждениях здравоохранения в отдельной папке с их описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, выдавшего бланк, дата сдачи, номера и серии испорченных бланков (п. 12 Порядка N 701, п. 13 Инструкции N 18/29).

Как долго должны храниться в учреждениях здравоохранения испорченные бланки строгой отчетности, а также оформленные корешки бланков?

Согласно п. 11 Порядка N 701 и п. 13 Инструкции N 18/29 испорченные бланки родовых сертификатов и листов нетрудоспособности, а также оформленные корешки бланков хранятся в учреждении в течение трех лет.

По истечении указанного срока комиссия, созданная по приказу руководителя учреждения, производит уничтожение:

- испорченных родовых сертификатов - по акту об уничтожении испорченных родовых сертификатов (Приложение 6 к Порядку N 701);

- оформленных корешков родовых сертификатов - по акту об уничтожении корешков родовых сертификатов, срок хранения которых истек (Приложение 4 к Порядку N 701);

- оформленных корешков бланков листков нетрудоспособности - по акту об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (Приложение 4 к Инструкции N 18/29);

- испорченных бланков листков нетрудоспособности - по акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (Приложение 6 к Инструкции N 18/29).

Поскольку к учету бланков родовых сертификатов и листков нетрудоспособности предъявляются особые требования, осуществляется контроль за их соблюдением.

Родовые сертификаты. С целью осуществления контроля за организацией учета, хранения, правильностью выдачи и обоснованностью предъявления к оплате талонов родовых сертификатов ФСС разработал Рекомендации по проведению проверок <*>. В свете этих Рекомендаций проверка отделениями ФСС и их филиалами учреждений здравоохранения, оказывающих медицинскую помощь женщинам в период беременности, в период родов на основании родового сертификата (далее - проверка), производится в целях совершенствования деятельности и представляет собой комплекс мероприятий по изучению, анализу и оценке деятельности учреждений здравоохранения по организации хранения и учета родовых сертификатов, оценку состояния работы по правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов.

<*> Рекомендации по проведению проверок государственными учреждениями - региональными отделениями Фонда социального страхования Российской Федерации (их филиалами) государственных и муниципальных учреждений здравоохранения (а при их отсутствии - медицинских организаций, в которых в установленном законодательством Российской Федерации порядке размещен государственный и (или) муниципальный заказ) с целью осуществления контроля за организацией учета, хранения, правильностью выдачи и обоснованностью предъявления к оплате талонов родовых сертификатов, направлены Письмом ФСС РФ от 06.02.2009 N 02-10/04-956.

Проверка осуществляется на основании решения руководителя территориального отделения (филиала отделения) ФСС, принимаемого в соответствии с ежеквартальным планом проведения проверок, в котором указывается проверяемое учреждение здравоохранения, состав членов проверяющей комиссии, ее полномочия, а также период проведения проверки.

Для справки. Проверка организации хранения и учета родовых сертификатов, оценка состояния работы по правильности выдачи учреждениями здравоохранения родовых сертификатов должны производиться не реже одного раза в год (п. 7 Рекомендаций по проведению проверок).

Срок проверки исчисляется в календарных днях и не может превышать пять дней. При проведении проверок учреждений здравоохранения, имеющих филиалы, период проверки увеличивается на срок не более трех дней на проведение проверки каждого филиала.

В случае выявления в ходе проверки нарушений, допущенных учреждением здравоохранения при хранении, учете и выдаче родовых сертификатов, отражаемых в справке о проведенной проверке, сроки исправления нарушений указываются в решении, вынесенном по результатам рассмотрения материалов проверки.

По необоснованно выданным родовым сертификатам израсходованные учреждением нецелевым образом средства засчитываются в счет последующих платежей ФСС либо подлежат возврату.

Листки нетрудоспособности. Контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, рациональным расходованием средств государственного социального страхования на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам в лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в соответствии с Инструкцией N 291/167 <*>. Контроль может быть ведомственным и вневедомственным (межведомственным). Согласно п. 3 данной Инструкции функции контроля за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности исполняют:

- должностные лица территориальных органов управления здравоохранением и учреждений здравоохранения - при ведомственном контроле;

- специалисты исполнительных органов ФСС совместно с территориальными органами управления здравоохранением и учреждениями здравоохранения - при вневедомственном (межведомственном) контроле.

<*> Инструкция о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, утв. Приказом Минздрава России и ФСС РФ от 06.10.1998 N 291/167.

В последнем случае к проведению экспертизы могут привлекаться (при необходимости) представители лицензионно-аккредитационных комиссий, страховых медицинских организаций, территориальных ФОМС, профессиональных медицинских ассоциаций, учреждений высшего профессионального образования, научно-исследовательских институтов, других учреждений здравоохранения и независимые эксперты в пределах их компетенции.

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение"

Подписано в печать

Ассоциация содействует в оказании услуги в продаже лесоматериалов: доска цена по выгодным ценам на постоянной основе. Лесопродукция отличного качества.