Приказ о внесении изменений в график отпусков

График отпусков является важным и необходимым документов в организации. У каждого сотрудника есть право в соответствии с ТК РФ на получение ежегодного оплачиваемого отпуска, причем планируется он заранее, на будущий год с учетом пожеланий всех работников организации. Утвердить график необходимо за 2 недели до наступления следующего года (ТК РФ ст. 123, ч.1). Но что если в течение следующего года необходимо внести в него коррективы и изменения, как поступить в этом случае?

Обратим ваше внимание, что довольно важно, чтобы информация в графике отпусков была актуальной по каждому сотруднику организации. Любая организация может быть проверена трудовыми инспекторами и неверный или не актуальный график может стоить довольно дорого! Так инспекторы могут выписать штраф, согласно КоАП ст. 5.27, сумма которого может составлять от 30 до 50 тысяч рублей на организацию, а ответственное лицо за составление данного документа может быть оштрафовано от 1 до 5 тысяч рублей. Кроме того, инспектор вправе даже приостановить деятельность организации-нарушителя сроком на 90 суток.

Конечно же штрафы и приостановление деятельности организации это весьма крайние меры, как правило, инспектор первоначально выписывает предупреждение, согласно которому вы должны будете исправить обнаруженные нарушения. Оказанные выше меры применяются, в основном, в том случае, если вы проигнорировали предписание и не внесли исправления и коррективы. Не стоит уповать на то, что все обойдется, лучше по максимум предотвратить любую возможность придраться к вам со стороны проверяющих органов. Рассмотрим методы внесения корректив.

И так, каким образом можно внести коррективы в утвержденный в график отпусков? Вариантов не так уж и много, всего два:

1. Утвердить новый график отпусков с учетом внесенных изменений, учитывая новых и уволенных сотрудников.
2. Путем издания дополнений к существующему графику. Для этого, в унифицированной форме Т-7 графика указывается название, например, с такой формулировкой: «График отпусков. Дополнение №…». Чтобы не запутаться, при наличии нескольких дополнений лучше указывать их нумерацию с начала года и дату актуальности.

Первый вариант имеет небольшой плюс в том, что в нем проще найти необходимую информацию, так как все сотрудники, а также даты отпусков содержатся в одном списке. Но у инспектором по труду могут возникнуть при этом вопросы, что в организации составлено сразу несколько графиков, а не один на год, как это упоминается в законодательстве. Внесение корректив вторым способом решает эту проблему, именно этим вариантом лучше пользоваться на деле.

Что первый, что второй вариант подразумевает под собой одинаковый порядок действий по утверждению корректив в графике отпусков. Прежде всего необходимо получить согласие руководителей подразделений, далее при наличии профсоюза — его одобрение, а после этого документ подписывается у директора организации. Помимо этого издается приказ о внесении изменений в график отпусков, с указанием причины изменения, например, «В связи с приемом на работу с 3 февраля 2016 года Семену В.А.».

Резюме: Более предпочтительно и менее рискованно применять 2й метод внесения корректив в график отпусков. Для решения проблемы уволенных сотрудников можно делать соответствующие пометки в «Примечании», колонка 10.

Если в организации появляются новые сотрудники, то необходимо вносить изменение в ранее утвержденных график отдыха сотрудников. Однако это необходимо делать лишь для тех сотрудников, которые принимаются в первом полугодии. Связано это с тем, что работник имеет права на отпуск после того, как он проработает в организации не менее шести месяцев, таким образом, коррективы уже можно будет внести в график на будущий год.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

Возникают ситуации, когда требуется внести изменения в утвержденный график отпусков. Для занесения новых данных составляется приказ о внесении изменений в график отпусков .
В документе отображают
- причины переноса отпуска;
- новые даты;
- основания, для ввода поправок;
- подпись ответственных и уполномоченных лиц.

Перенос отпуска происходит при обоюдном согласовании между работником и работодателем.
Добавление соответствующих изменений в график возможно с разрешения лица, утвердившего его или уполномоченного.

Если исправление даты отпуска необходимо по личным причинам сотрудника, то он должен написать на имя руководителя заявление на перенос отпуска .
В случае, если инициатива исходит от работодателя и существуют производственные основания для замены, сотрудник должен ознакомиться с предлагаемыми условиями и написать заявление о согласии на перенос отпуска .

Образец приказа об изменении графика отпусков - Предоставление отпуска - Каталог образцов - Бланки и образцы документов

Каждый трудящийся ежегодно имеет право на оплачиваемый отпуск. Согласно статье 115 ТК России продолжительность отпуска не должна быть меньше четырёх полных недель.

Для определения очередности и сроков на любом предприятии или организации составляется график отпусков, закрепляющий порядок и планируемое время предоставления отпуска для каждого сотрудника. Кроме обеспечения динамичной работы предприятия на протяжении года, этот документ призван обеспечить информирование работников о том, в какой период намечен их уход в запланированный отпуск.

Предварительный график отпусков составляют уполномоченные на то должностные лица в каждом отдельном подразделении предприятия. Проект этого документа обязан учитывать пожелания всех сотрудников, а также тех из них кто имеет право на предоставление внеочередных отпусков в удобное для себя время. На предварительном этапе график визируется руководителями подразделений и отделом кадров, согласовывается с представительным выборным органом работников, и утверждается без издания отдельного приказа руководителем предприятия.

После всех согласований составляется и утверждается окончательный вариант графика на стандартизованном бланке под названием форма т-7. Руководство обязано ознакомить каждого из сотрудников своей организации о времени предоставления ему отпуска не позднее чем за четырнадцать календарных дней до его начала.

При достижении решения вопроса между служащим и его работодателем о переносе отпуска на другой период в бланк графика могут вноситься изменения. Основанием для пересмотра времени отпуска (согласно статье 124 ТК России) является заявление конкретного сотрудника и издание соответствующего ему специального приказа по предприятию.

Унифицированная форма т-7 разработана и утверждена Госкомстатом РФ. В бланке графика указываются такие разновидности отпусков:

Изменяем график отпусков

СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно

Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.

Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы - 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 28 июля 2014 г.

Е.А. Шаповал, юрист, к. ю. н.

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател я ст. 123 ТК РФ. Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма № Т-7 утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Письменное заявление работника с просьбой предоставить отпуск с конкретной даты

Ничего не указываете

Ничего не указываете

В такой ситуации достаточно указать фактическую дату начала отпуска в графе 7. Заметим, что в локальном нормативном акте имеет смысл установить обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за 2 календарные недели, чтобы вы могли выполнить обязанность о письменном извещении работника о начале его отпуск а ст. 123 ТК РФ

Работники, которые могут взять отпуск в удобное время, изменяют запланированную дату начала отпуска

Письменное заявление работника с просьбой о переносе запланированной по графику даты начала отпуска

Указываете новую предполагаемую дату отпуска по заявлению работника

Указываете категорию работников, которые имеют право на использование отпуска в удобное время (например, работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет)

Если такие работники изменили свое решение и попросили предоставить им отпуск в другое время, то вы не вправе им отказать. Если такой сотрудник подаст заявление о срочном переносе отпуска (например, со следующего дня), то своевременно предупредить работника о начале отпуска и оплатить этот отпуск вы не сможете. Но при наличии заявления работника, где он укажет, что согласен получить отпускные позднее, можно будет в случае проверки трудинспекции оспорить штраф. Ведь административного правонарушения работодатель не соверши л ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ. Но такое заявление не освободит вас от обязанности начислить компенсацию на задержанные суммы отпускных. Ведь она выплачивается независимо от наличия вины работодател я ст. 236 ТК РФ

• работники моложе 18 лет ст. 267 ТК РФ ;
• совместители одновременно с отпуском по основной работ е ст. 286 ТК РФ ;
• работницы, в скором времени уходящие в декре т ст. 260 ТК РФ ;
• мужья в период нахождения их жен в отпуске по беременности и рода м ст. 123 ТК РФ ;
• работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
• работницы, имеющие двух и более детей в возрасте до 12 лет подп. «б» п. 3 Постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.81 № 235 ; ст. 423 ТК РФ ;
• один из родителей (опекун, попечитель), работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательные учреждения профобразования, расположенные в другой местност и ст. 322 ТК РФ ;
• почетные доноры Росси и п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ ;
• супруги военнослужащих одновременно с отпуском супруг а п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.98 № 76-ФЗ ;
• некоторые категории чернобыльце в п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.91 № 1244-1

Внешний совместитель принес справку с основного места работы о переносе отпуска

Справка с основного места работы, в которой указана новая дата начала отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника по основной работе

Указываете, что работник — внешний совместитель

Вы обязаны предоставить совместителю отпуск одновременно с отпуском по основной работ е ст. 286 ТК РФ

Перенос отпуска по просьбе работника

Письменное заявление работника

Указываете дату, на которую переносится отпуск по заявлению работника

Указываете, что отпуск перенесен по просьбе работника

Работодатель вправе (но не обязан) перенести отпуск по просьбе работника в случаях, не предусмотренных трудовым законодательством или локальным нормативным актом. Если из-за переноса вы не успеете вовремя выплатить работнику отпускные, возьмите у него заявление с согласием получить их позднее

Продление отпуска в связи с болезнью

Ничего не указываете

Ничего не указываете

Ничего не указываете

В такой ситуации никаких сведений в график отпусков вносить не нужно. Ведь в случае болезни работодатель обязан продлить или перенести отпус к ст. 124 ТК РФ. Если работник продлевает отпуск, то для оформления этого не нужно ни работнику писать заявление, ни работодателю оформлять какие-либо документы. Работник просто представит вам больничный

Перенос отпуска в связи с болезнью работника

Письменное заявление работника о переносе отпуска, листок временной нетрудоспособности, приказ руководителя о переносе отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск

Указываете, что отпуск перенесен в связи с болезнью работника

Если работник решил перенести отпуск в связи с болезнью, которая наступила до начала или во время отпуска, то дата, на которую переносится отпуск, определяется руководителем с учетом пожелания работника

Перенос отпуска в связи с уходом в декрет

Письменное заявление женщины о предоставлении отпуска перед декретным отпуском (после него) или после отпуска по уходу за ребенком, приказ руководителя о предоставлении отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск

Указываете, что отпуск предоставлен перед отпуском по беременности и родам (после него) или после отпуска по уходу за ребенком

• <или> перед отпуском по беременности и родам;
• <или> после отпуска по беременности и родам;
• <или> после отпуска по уходу за ребенком.

Уход в отпуск по беременности и родам

Заявление работницы о предоставлении отпуска по беременности и родам, приказ руководителя о предоставлении отпуска по беременности и родам

Ничего не указываете

Указываете, что предоставлен отпуск по беременности и родам, а также дату его начала

Женщина может, а не обязана взять отпуск перед декретным отпуском. В этой ситуации в графике надо отразить, почему работница не ушла в отпуск. Отпуск по выбору работницы будет предоставлен поздне е ст. 260 ТК РФ

Приказ руководителя об отзыве из отпуска, письменное согласие работника на отзыв из отпуска

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год.
Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год

Указываете, что работник отозван из отпуска с его согласия

Для досрочного отзыва из отпуска работодателю обязательно надо получить согласие работника. При его наличии работодатель обязан по выбору работника либо предоставить ему неиспользованную часть отпуска в удобное для него время в течение текущего рабочего года, либо присоединить ее к отпуску за следующий рабочий год ст. 125 ТК РФ. Если работник не согласен досрочно выйти из отпуска, то он просто догуливает свой отпуск

Перенос отпуска в связи с производственной необходимостью

Приказ руководителя о переносе отпуска на следующий рабочий год в связи с производственной необходимостью, письменное согласие на перенос отпуска на следующий рабочий год

Указываете дату, на которую переносится отпуск работника в следующем рабочем году, если она попадает на текущий календарный год. Ничего не указываете, если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год

Указываете, что отпуск перенесен в связи с производственной необходимостью

В исключительных случаях, когда уход работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, можно с согласия работника перенести отпуск на следующий рабочий год ст. 124 ТК РФ

Предоставление отпуска с последующим увольнением

Заявление работника о предоставлении отпуска с последующим увольнением, приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением

Указываете дату, с которой был предоставлен отпуск с последующим увольнением

Указываете, что предоставлен отпуск с последующим увольнением

Предоставление отпуска с последующим увольнением — право, а не обязанность работодателя. При увольнении за виновные действия такой отпуск предоставлять нельзя. Количество заработанных дней отпуска определяется на дату начала отпуск а ст. 127 ТК РФ

Приказ об увольнении работника

Ничего не указываете

Указываете, что работник уволен, а также дату увольнения

В случае увольнения, если у работника есть неотгулянные дни отпуска, ему выплачивается компенсаци я ст. 127 ТК РФ

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.

Как составить график отпусков и внести в него изменения?

"Отдел кадров", 2008, N 6

КАК СОСТАВИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ И ВНЕСТИ В НЕГО ИЗМЕНЕНИЯ?

Приближается время составления графика отпусков на следующий год. Руководители кадровых служб в последний месяц года больше заняты организацией корпоративных новогодних мероприятий, и лучше побеспокоиться заранее о составлении данного документа. Поскольку Трудовой кодекс предписывает всем работодателям утвердить график отпусков не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, график на 2009 г. должен быть готов не позднее 16 декабря. В данной статье расскажем, как составить график, мнение каких категорий работников необходимо учесть при составлении документа, можно ли разделить отпуск на две и более частей, как перенести отпуск работнику и нужно ли его информировать о времени ухода в отпуск.

Согласно ст. 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации <1> не позднее чем за две недели до наступления календарного года. График отпусков оформляется документом по форме N Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), и обязателен как для работодателя, так и для работника. В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации (с указанием сроков хранения) <2>, график отпусков хранится один год, затем его можно уничтожить.

--------------------------------
<1> Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов установлен в ст. 372 ТК РФ.

<2> Утвержден Росархивом 06.10.2000.

Составлением графика обычно занимается специалист кадровой службы, который проводит подготовительные мероприятия: заранее определяет продолжительность ежегодного отпуска работников с учетом использования ими отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней, а также стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Затем запрашивает у руководителей структурных подразделений ведомости отпусков - пожелания по их графику работников. Например, это можно сделать в форме, приведенной на стр. 55.

После получения ведомостей структурных подразделений отдел кадров формирует единый документ с учетом специфики деятельности организации и определяет приемлемое для работодателя и сотрудников время. То есть в первую очередь учитывается мнение работников, имеющих льготы, а затем пожелавших отдохнуть летом.

При формировании единого графика отпусков кадровикам следует иметь в виду, что есть категории персонала, которые в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К ним относятся:

- работники, не достигшие возраста 18 лет (ст. 267 ТК РФ);

- Герои Социалистического Труда и полные кавалеры Ордена Трудовой Славы <3>;

- Герои РФ, Герои СССР и полные кавалеры Ордена Славы <4>;

- ветераны и инвалиды войны (пп. 17 п. 1 ст. 14 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О ветеранах");

- ветераны боевых действий <5>;

- граждане, сдавшие бесплатно кровь сорок и более раз или плазму шестьдесят и более раз, награжденные нагрудным знаком "Почетный донор России" <6>;

- некоторые категории граждан, которые подверглись воздействию радиации после аварии на Чернобыльской АЭС <7>;

- граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр) <8>;

- граждане (в том числе временно направленные или командированные), принимавшие в 1988 - 1990 годах участие в работах по ликвидации последствий чернобыльской катастрофы в пределах зоны отчуждения или занятые в этот период на эксплуатации или других работах на Чернобыльской АЭС; военнослужащим и военнообязанным, призванным на специальные сборы и привлеченным в эти годы к выполнению работ, связанных с ликвидацией последствий чернобыльской катастрофы, независимо от места дислокации и выполнявшихся работ, а также лицам начальствующего и рядового состава органов внутренних дел, проходившим в 1988 - 1990 годах службу в зоне отчуждения (п. 1 ст. 15 Закона РФ N 1244-1);

- супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих");

- внешние совместители (имеют право на отпуск в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы, - ст. 286 ТК РФ);

- муж в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ);

- сотрудницы, желающие использовать ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);

- работники, являющиеся родителями (опекунами, попечителями) ребенка в возрасте до 18 лет, для сопровождения несовершеннолетнего ребенка, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, находящееся в другой местности. При наличии двух и более детей отпуск для указанной цели предоставляется один раз для каждого ребенка (ст. 322 ТК РФ);

- иные категории работников.

--------------------------------
<3> Пункт 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы".

<4> Пункт 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалерах Ордена Славы".

<5> Подпункт 11 п. 1, пп. 4 п. 2, п. 3 ст. 16 Закона N 5-ФЗ.

<6> Статья 11 Закона РФ от 09.06.1993 N 5142-1 "О донорстве крови и ее компонентов".

<7> Пункт 5 ст. 14, пп. 1 п. 3 ст. 15 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС".

<8> Пункт 15 ст. 2 Закона РФ от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне".

На практике работников, имеющих право на данную льготу, нередко не вписывают в график отпусков. Кадровики мотивируют это тем, что указанные работники могут воспользоваться своим правом на отпуск в удобное для них время, поэтому оснований для включения их в график отпусков нет. Но в ходе контрольных мероприятий инспекция труда может сделать замечание и вынести предписание об устранении нарушений норм трудового законодательства. Чтобы этого не произошло и были выполнены требования ст. 123 ТК РФ, в графике отпусков нужно отразить время отпусков всех без исключения работников. Впоследствии по заявлению работника дата может быть изменена, тогда сотрудник кадровой службы должен внести соответствующие изменения в графы 8 и 9.

Как правильно заполнить график?

Иногда у сотрудников кадровых служб возникает вопрос: как располагать сотрудников в графике - по алфавиту или по структурным подразделениям? Мы предлагаем следующие варианты:

- структурировать график отпусков по отделам, а уже внутри них располагать сотрудников в соответствии с должностной иерархией;

- расположить работников по алфавиту (подходит для небольших организаций);

- в хронологической последовательности (первая запись будет о работнике, который уходит в отпуск в январе).

Помните, что графы 7, 8 и 9 при составлении графика не заполняются, так как в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск может быть продлен или перенесен на другое время и в эти графы вносятся изменения.

При заполнении графика имейте в виду, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный отпуск может быть разделен на части, одна из которых не может быть менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Образец заполнения графика отпусков смотрите на стр. 58.

Унифицированная форма N Т-7

Мнение выборного профсоюзного УТВЕРЖДАЮ
органа Генеральный директор
от "__" ________ 20__ г. N ___ учтено Руководитель --------------
----------T-----------T-----¬ должность
¦ Номер ¦ Дата ¦ На ¦ Шерстнев О.М. Шерстнев
¦документа¦составления¦ год ¦ --------- ---------------
+---------+-----------+-----+ личная расшифровка подписи
ГРАФИК ОТПУСКОВ ¦ 5 ¦ 10.12.2008¦ 2009¦ подпись
L---------+-----------+------
"10" декабря 2008 г.

Структурное
подразделе-
ние Должность
(специаль-
ность, про-
фессия) по
штатному
расписанию Фамилия,

отчество Табель-
ный
номер ОТПУСК Примечание
коли-
чество
кален-
дарных
дней дата перенесение отпуска
запланирован-
ная факти-
ческая Основание
(документ) дата предпола-
гаемого отпуска
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Дирекция Генеральный
директор Шерстнев
Олег
Михайлович 01 28 01.06.2009 -
28.06.2009
Секретарь Новикова
Валентина
Ивановна 07 28 12.05.2009 -
08.06.2009
Отдел
продаж Начальник
отдела
продаж Зиновьев
Александр
Сергеевич 10 21 12.05.2009 -
02.06.2009
Менеджер Дидык
Павел
Николаевич 12 28 01.07.2009 -
28.07.2009
Менеджер Хлупин
Сергей
Владимирович 04 14 14.06.2009 -
27.06.2009
Хлупин
Сергей
Владимирович 14 10.10.2009 -
23.10.2009 Приказ от
22.09.2009
N 93
12.12.2009 Отпуск перенесен
в связи с
производственной
необходимостью
Бухгалтерия Главный
бухгалтер Губчевская
Анна
Валентиновна 08 28 21.08.2009 -
18.09.2009
Курьер Горюнов
Леонид
Михайлович 06 31 <9> 01.09.2009 -
01.10.2009

Начальник отдела кадров Бирюкова О.А. Бирюкова
Руководитель кадровой ----------------------- ---------- ------------------
службы должность личная расшифровка подписи
подпись

--------------------------------
<9> Курьер Л.М. Горюнов не достиг возраста 18 лет, поэтому продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска данного работника составляет 31 календарный день.

Иногда у работников кадровых служб возникает вопрос: а нужно ли вносить в график отпусков сотрудников, которые были приняты на работу в текущем календарном году и право на отпуск у них возникает в этом же году? Отвечаем. Если после утверждения графика отпусков в организацию приняты новые сотрудники, в него нужно внести изменения. Это можно делать ежемесячно (или по мере надобности), издавая дополнения к документу, используя унифицированную форму N Т-7 с новыми сотрудниками. Основанием для внесения изменений будет приказ, в котором указываются причины изменений. Напомним, что дополнение является приложением к основному графику отпусков, следовательно, утверждать его необходимо в том же порядке, что и первоначальный график (завизировать у руководителей кадровой службы и структурных подразделений, затем согласовать с профсоюзным органом, далее дополнение должен утвердить руководитель организации).

Внимание! Индивидуальные предприниматели также обязаны издавать локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.) и индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.). Об этом говорят специалисты Роструда в Письме от 31.10.2007 N 4414-6.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). При этом в соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях:

- временной нетрудоспособности работника;

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

- в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Как оформить перенос ежегодного отпуска?

В случае изменения сроков предоставления отпусков конкретным работникам в графике отпусков необходимо заполнить графы 7, 8 и 9, которые при утверждении документа были пустыми.

Перенос ежегодного отпуска у работника может произойти по производственной необходимости и по желанию работника. Перенести отпуск по инициативе работодателя можно только в том случае, если:

- отпуск конкретного работника в текущем рабочем году неблагоприятно скажется на ходе работ в организации;

- возникла необходимость отзыва работника из отпуска.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Фанто" ¦
¦ ЗАО "Фанто" ¦
¦ 34 ¦
¦исх. N -- Заместителю директора¦
¦ 06 по техническим вопросам¦
¦от " -- " ноября 2008 г. Слепову В.Н.¦
¦ ¦
¦ Уведомление ¦
¦ об отзыве из отпуска ¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Валерий Николаевич! ¦
¦ ¦
¦ В связи с проведением научно-технической конференции 12.11.2008 в¦
¦г. Москва и необходимостью вашего участия в данном мероприятии просим¦
¦дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Мясников /С.П. Мясников/ ¦
¦ ¦
¦На отзыв из отпуска согласен. В.Н. Слепов 07.11.2007¦
L--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Фанто" ¦
¦ ЗАО "Фанто" ¦
¦ ¦
¦г. Первомайск 7 ноября 2008 г.¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 16 ¦
¦ об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска ¦
¦ ¦
¦В связи с производственной необходимостью - участие в конференции в ¦
¦г. Москва - ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦1. Отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска заместителя директора по ¦
¦техническим вопросам Валерия Николаевича Слепова. ¦
¦2. Предоставить оставшуюся часть ежегодного отпуска Валерию Николаевичу ¦
¦Слепову в удобное для него время. ¦
¦ ¦
¦Основание: уведомление об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска от ¦
¦06.11.2008. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Мясников /С.П. Мясников/ ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлен Слепов /В.Н. Слепов/ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Внимание! Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

В силу ч. 5 ст. 124 ТК РФ, если работнику своевременно не была произведена оплата за ежегодный отпуск или работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Такое заявление пишется работником в свободной форме. Например:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Директору ООО "Пятерочка"¦
¦ Перевалову А.П.¦
¦ от кладовщика Катина И.И.¦
¦ ¦
¦ Заявление о согласии на перенос отпуска ¦
¦ ¦
¦Я, Иван Иванович Катин, согласен на перенос части моего ежегодного ¦
¦оплачиваемого отпуска с периода с 10.11.2008 по 23.11.2008 на период с ¦
¦16.02.2009 по 01.03.2009. ¦
¦ ¦
¦07.11.2008 ¦
¦Катин И.И. ¦
¦ ¦
¦С переносом отпуска согласен. ¦
¦Начальник склада Скобушкин /М.Р. Скобушкин/ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Но если отпуск захотел перенести сам работник, он должен выразить свое желание в письменной форме в виде заявления:

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Генеральному директору¦
¦ ЗАО "Металлист"¦
¦ Чувагину С.П.¦
¦ от менеджера по продажам¦
¦ Забалуева С.И.¦
¦ ¦
¦ Заявление о переносе ежегодного отпуска ¦
¦ ¦
¦Прошу вас перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска с 19.03.2009 ¦
¦на 16.06.2009 по семейным обстоятельствам. ¦
¦ ¦
¦30.12.2008 Забалуев ¦
¦ ¦
¦С переносом отпуска согласен. ¦
¦Начальник отдела сбыта В.Л. Клепиков. 30.12.2008 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В случае согласия руководителя организации с переносом отпуска отдел кадров издает приказ по основной деятельности. Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, приведенным в Постановлении N 1, при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме. В таких случаях целесообразно издать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков. Поскольку унифицированной формы данного приказа не существует, приведем образец.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Металлист" ¦
¦ ЗАО "Металлист" ¦
¦ ¦
¦г. Магнитогорск 30 декабря 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 146 ¦
¦ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска ¦
¦ ¦
¦На основании заявления менеджера по продажам отдела сбыта ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦1. Перенести ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 ¦
¦календарных дней менеджеру по продажам отдела сбыта Сергею Ивановичу ¦
¦Забалуеву с периода с 19.03.2009 по 16.04.2009 на период с 16.06.2009 по ¦
¦14.07.2009. ¦
¦2. Менеджеру по персоналу Е.А. Евсеевой внести соответствующие изменения ¦
¦в график отпусков N 8, утвержденный 12.12.2008. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Чувагин /С.П. Чувагин/ ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦Менеджер по персоналу Евсеева 30.12.2008 ¦
¦Менеджер по продажам Забалуев 30.12.2008 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Как ознакомить работников с графиком отпусков?

Работодатель самостоятельно решает, знакомить ли каждого работника с графиком отпусков или нет. Для ознакомления можем порекомендовать вывесить график отпусков на информационном стенде или внести дополнительную графу в унифицированную форму, например, "С графиком ознакомлен. Дата. Подпись работника".

Внести такую графу работодатель имеет право в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Только такое изменение унифицированной формы должно быть оформлено соответствующими организационно-распорядительными документами, например приказом руководителя организации. Приведем пример такого приказа.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Закрытое акционерное общество "Металлист" ¦
¦ ЗАО "Металлист" ¦
¦ ¦
¦г. Магнитогорск 1 декабря 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ ПРИКАЗ N 132 ¦
¦ О внесении изменений в унифицированную ¦
¦ форму Т-7 "График отпусков" ¦
¦ ¦
¦Для удобства ознакомления работников ЗАО "Металлист" с графиком отпусков ¦
¦и в соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной ¦
¦учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от ¦
¦24.03.1999 N 20, ПРИКАЗЫВАЮ: ¦
¦ ¦
¦1. Дополнить унифицированную форму Т-7 "График отпусков" графой "С ¦
¦графиком ознакомлен. Дата. Подпись". ¦
¦2. Менеджеру по персоналу Екатерине Андреевне Евсеевой внести изменения в¦
¦унифицированную форму Т-7 "График отпусков". ¦
¦3. Составить график отпусков на 2009 год с учетом внесенных изменений. ¦
¦4. Офис-менеджеру Елене Петровне Колобковой ознакомить каждого работника ¦
¦с графиком отпусков на 2009 год под роспись. ¦
¦5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. ¦
¦ ¦
¦Генеральный директор Чувагин /С.П. Чувагин/ ¦
¦ ¦
¦С приказом ознакомлены: ¦
¦ ¦
¦Менеджер по персоналу Евсеева 02.12.2008 ¦
¦Офис-менеджер Колобкова 02.12.2008 ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Нужно ли извещать работника
о предстоящем ежегодном отпуске?

Если все работники ознакомлены с графиком отпусков, не стоит полагать, что этим вы выполнили требования ч. 3 ст. 123 ТК РФ (о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала). Поскольку формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, для своевременного уведомления сотрудника о предстоящем ежегодном отпуске рекомендуем либо заблаговременно подготавливать приказ о предоставлении отпуска (формы N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам"), либо готовить извещения каждому работнику. Приведем пример такого персонального извещения.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество "Профессионал" ¦
¦ (ОАО "Профессионал") ¦
¦ 606400, Нижегородская область, г. Заволжье, ул. Звездная, д. 85 ¦
¦ Тел. (831) 274-00-74, факс (831) 274-00-25 ¦
¦ ¦
¦ 62 ¦
¦исх. N -- заместителю главного бухгалтера ¦
¦ 11 ¦
¦от " -- " ноября 2008 г. Щеткиной А.П. ¦
¦ ¦
¦ Алевтина Петровна! ¦
¦ ¦
¦Настоящим напоминаем Вам о том, что в соответствии с графиком отпусков N ¦
¦23, утвержденным 15.12.2007, Ваш ежегодный оплачиваемый отпуск начинается¦
¦01.12.2008. ¦
¦ ¦
¦Инспектор отдела кадров Кудряшова /Г.К. Кудряшова/ ¦
¦ ¦
¦О дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска извещена 12.11.2008. ¦
¦Заместитель главного бухгалтера Щеткина ¦
L--------------------------------------------------------------------------

В случае отсутствия графика отпусков инспекторы государственной инспекции труда имеют право привлечь к административной ответственности как работодателя (организация или индивидуальный предприниматель), так и руководителя организации. Административные штрафы за нарушение законодательства о труде и об охране труда предусмотрены ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, а именно:

- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;

- на юридических лиц - в размере от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;

- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - в размере от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Т.В.Шадрина
Редактор журнала
"Отдел кадров"

Подписано в печать
24.11.2008

ВНИМАНИЕ! Сообщения на сайте не проходят предварительную модерацию.
Если вы являетесь автором какого-либо материала - пишите на ящик ruman988@yandex.ru для восстановления законности!