Гарантийное письмо об оплате задолженности образец скачать

Гарантийное письмо об оплате задолженности пишется должников для того лица, перед которым имеется денежный долг. Документ служит гарантией того, что прописанные в письме обязательства должник выполнит в установленный срок.

Необходимость в написании такого письма возникает в том случае, если задолженность не может быть погашена немедленно. При этом, как правило, лицо, перед которым возник долг, пишет письменную претензию должнику о наличии задолженности и требовании погасить ее в определенный срок, в противном случае следует угроза о подаче иска в суд. Если в ответ на претензию должник не может немедленно погасить долг, то следует предоставить автору претензии какие-либо гарантии того, что сумма будет погашена в ближайшее время. Для того чтобы данные обещания не остались просто словами, оформляется письменный документ — гарантийное письмо, который заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя и закрепляется печатью организации.

Гарантии письмо об оплате лучше оформлять на фирменно бланке предприятия и отправлять адресату почтой — заказным письмом с уведомлением о вручении. При такой отправке автор гарантийного письма получить письменное сообщение о том, что адреса обозначенный документ получил, а значит уведомлен о намерениях должника.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности за товар предлагаем скачать ниже.

Задолженность может возникнуть в связи с получением и неоплатой товара по договору поставки, купли-продажи, в связи с неполатой оказанных услуг по договору об оказании возмездных услуг, в связи с неоплатой работы, выполненной на основании договора подряда или гражданско-правового договора.

Примеры других гарантийных писем:

Гарантийное письмо об оплате задолженности за товар составляют на фирменном бланке, допускается использование обычного листа бумаги, при этом следует указать реквизиты организации — наименование, место нахождения, телефон, платежные реквизиты, ИНН, КПП.

Документ нужно озаглавить, написать вверху — гарантийное письмо, при необходимость к названию добавляется заголовок — например, об оплате задолженности за товар.

В тексте необходимо подтвердить, что оплата в определенном размере будет произведена в установленный срок, при этом следует отразить следующие данные:

• название лиц, между которыми возникли долговые отношения;
• наименование товара, за который возникла задолженность по оплате;
• перечень документов, подтверждающих наличие долга — накладные, акты, договора;
• сумма задолженности — пишется в прописном и цифровом виде;
• срок уплаты обозначенной суммы;
• ответственность, которую понесет должник в случае неисполнения взятых на себя в гарантийном письме обязательства — штраф, пеня, неустойка, обычно это определенный процент от суммы задолженности;
• платежные реквизиты, с которых будет произведена оплата за товар;
• подписи ответственных лиц организации.

Текст можно составить в свободном виде с учетом перечисленных выше сведений. Пример оформления гарантийного письма предлагаем скачать ниже.

Гарантийное письмо образец об оплате за товар — скачать .

Поддержите нас, мы старались!

Образец гарантийного письма на оплату задолженности, товара и услуг, как написать

При проведении операций, связанных с куплей-продажей или отказе в выполнении услуг очень часто происходят ситуации, когда подрядные работы или отгрузка продукции проводится без внесения предоплаты.

Отсрочить платежи можно с помощью специального письма. Оно является гарантией того, что определенная задолженность будет оплачена в полном объеме.

Данное письмо является некоммерческим деловым документом, в котором содержатся сведения, гарантирующие оплату за доставленные продукты, свидетельства качества продукции, сроки и приложения к документу, доказывающие факт оплаты. Данный вид документов используется для того, чтобы исполнитель заказа получил полную уверенность в оплате услуги или труда.

Практически всегда этот документ является ответом на письмо-претензию, составленное исполнителем заказанной услуги. С его помощью можно без проблем рассчитывать на погашение задолженности, возникшей из-за отсрочек в оплате.

Прежде всего, здесь должна находиться печать. Компании практикуют использование углового штампа, имеющего заполненные реквизиты организации. Правый верхний угол документа должен содержать реквизиты того, кто будет получать данное письмо. Также необходимо указать ФИО руководителя, его должность и организацию, которой он управляет. Наименование компании должно быть в обязательном порядке полным.

В письме должна быть просьба о совершении тех или иных действий. К примеру, автор письма просит компанию забронировать номер. Конец письма содержит реквизиты банковской организации, в которой открыт счет. Помимо подписи автора, гарантийное письмо также должно иметь в конце поставленные подписи руководителя и бухгалтера.

О том, может ли ООО использовать товарный чек без кассового чека, вы можете узнать отсюда .

Данный вид писем не требует постоянного написания фразы «Гарантийное письмо». расположенной по центру. По сути, это своеобразная форма долговой расписки, поэтому лучше всего указать в нем действия, которые могут произойти в случае проведенной оплаты или неуплаты по задолженности.

В документе обязательно должны присутствовать точные, понятные и однозначные формулировки. Такая структура просто необходима для повествования гарантий от имени организации/должностных лиц или по поручению.

Само письмо начинается с того, что автор излагает суть гарантий, которые он предоставляет адресату. В целом ряде случаев возможно изложение причин, позволяющих утверждать о готовности предоставить требуемые гарантии.

Если автору необходимо создать письмо по второму типу, само заявление будет содержаться в заключительной части. То есть, в конце обращения сотрудник указывает, что он гарантирует полную и своевременную оплату. Крайние сроки внесения оплаты по задолженности, как правило, не указываются. Но если компания полностью уверена в своей способности рассчитаться с другой стороной, для уверенности можно добавить и точный крайний срок для предоплат.

Если составление документации требует учета последствий неуплаты, в самом документе добавляются дополнительные строчки. В них автор указывает возможность применения штрафных санкций за невыплату или просрочку платежей. В качестве штрафных санкций чаще всего выступают проценты, начисляемые за каждый день (или другой отрезок времени) просрочки.

Получатели гарантийных писем имеют полное право ответить на них. Такая практика чаще всего ведется для того чтобы определить наиболее оптимальные проценты за просрочку. Для большей уверенности в письме-ответе также часто указывается законодательная база. На нее ссылаются с целью убеждения другой стороны в правомерности своих действий при наступлении форс-мажорной ситуации. Законодательным актом, который регулирует процедуру проведения начислений, является статья 395 ГК.

Важно понимать, что гарантийное письмо хоть и пишется в произвольной форме, наличие необходимого перечня пунктов не позволит ему набрать свою юридическую силу. Это значит, что все те, кто создают подобного рода письма, должны в обязательном порядке указывать пункты о гарантии оплаты, наименовании организации, дате подписания и так далее. Невыполнение данных требований является прямой причиной для признания гарантийного письма недействительным.

Оформление крайне желательно производить на фирменных бланках организации. Бухгалтер имеет право подписать документ лишь в том случае, если организация, в которой он работает, является юридическим лицом. Во всех остальных случаях подпись ставит руководитель компании.

Оговорку о возможности начисления дополнительных процентов используют далеко не всегда. В одних случаях авторы забывают указать данный пункт (он не является обязательным), в других — верят в добропорядочность заказчика и не хотят прибегать к применению штрафных санкций.

Тем не менее, взыскать проценты можно и в таком случае. Но их размер незначителен — всего 0.3 процента за каждый день. Данная процедура проводится благодаря действующей статье 395 ГК. Она регулирует процедуру оплаты процентов за пользование чужими финансовыми средствами. Отсутствие данной оговорки является прямой причиной для того, чтобы отказать в получении взысканий.

Форма гарантийного письма не требует обязательного использования четко установленных норм. По этой причине часто прибегают к написанию документа в стиле обыкновенной деловой переписки. Главным критерием эффективности делового письма всегда была и является убедительность. Манера написания автором данного письма во многом диктует дальнейшую его судьбу, то есть, будет ли оно принято, или же его отклонят.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Это быстро и бесплатно !

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Является часто встречающейся формой делового документоведения. В документе одна сторона-участник указывает намерение выполнить взятые обязательства в сроки и объеме согласно договору. Также это ответ, посылаемый на письмо-претензию, или же напоминание со стороны поставщика о размере и необходимости оплаты задолженности, что накопилась. Имеет рукописную и печатную формы исполнения.

• обязательства должника;
• срок, отводящийся для получения задолженности;
• ответственность, которая будет возложена при невыполнении условий.

Юридическую силу приобретает при условии, что стороны письменно оформили договоренность о сотрудничестве:

• оказание услуг;
• продажа, приобретение продукта, товара.

При возникновении спорных вопросов доказательной базой является гарантийное письмо, договор с подписями и «мокрыми» печатями. Значимо корректное оформление его содержания. Особенно если сторона обращается в суд.

Зависимо от тех обещаний, которые берет на себя одна из сторон-участников документа, его принято делить на несколько типов:

• с просьбой о реализации в кредит предмета договоренностей;
• признание задержки или отсутствия оплаты, в соответствии с соглашением;
• гарантийное письмо, как основа для письменного оформления договоренностей в дальнейшем.

Первые два варианта это документы, фиксирующие подтверждение одной из сторон обязательства оплатить работу, товар или услугу. Для получения юридической силы текст должен содержать:

• номер договора;
• любые банковские данные для оплаты.

Используется в отношениях по линии «поставщик – заказчик», при условии, что у лица, приобретающего товар в кредит, уже есть текущая, непогашенная задолженность. Применяется чаще как способ удержания клиентов из-за чрезмерной рискованности способа получения оплаты.

Ни один законодательный акт не прописывает конкретные нормы и требования, применяемые при составлении письма на оплату долга. Несмотря на это, для корректного оформления рекомендуется ознакомиться со статьями 435–443 Гражданского Кодекса РФ.

Документ должен иметь такие реквизиты:

• заголовок с обязательным прописыванием номера договора;
• название юридического, физического лица, его полный адрес;
• текст;
• подпись с расшифровкой, дата.

Для юридических лиц документы-гарантии составляются исключительно на бланке фирмы с указанием исходящего номера и проставлением печати. Желательна также подпись главного бухгалтера и руководителя.

Указание стоимости и сроков погашения займа – элемент документа, в котором фигурирует просьба продажи товара, услуги с отсрочкой оплаты.

Если говорится о признании долга по предмету договоренностей, обязательным элементом является график погашения его. Он располагается в деле письма или оформляется как приложение. К документу прилагается пример расчетов, если контрагенты производят расчет между собой отличными способами, механизмами.

Письмо про погашение задолженности – аналог долговой расписки. Поэтому в нем нередко предусматривается начисление штрафных санкций, указываются сроки, когда начинает начисляться пеня за просрочку в процентном соотношении от суммы долга.

Гарантийное письмо, которое выступает предпосылкой заключения соглашения — оферта – предложение, выражающее намерение подписать договор. Должно иметь конкретного адресата. К его оформлению предъявляются определенные требования:

• включение всей необходимой информации относительно условий договора, имеющих особое значение;
• конкретность обращения;
• адресант – полномочное лицо предприятия;
• текст должен подчеркивать намерение заключить договор;

В случае если перечисленные требования не будут соблюдены, рассматриваемый тип документа не будет иметь черт оферты и, соответственно, никакой юридической силы.

Установка срока для акцепта (принятия) – обязательное условие. Оферта не может быть отозвана до его окончания. К акцепту предъявляются определенные требования:

• исходить от лица, которому было сделано предложение;
• должен выражать полное согласие.

При их несоблюдении оферта рассматривается как предложение рекламного характера, которое не несет никакой нагрузки относительно выстраивания отношений.

Письмо не имеет четких правил оформления и чаще всего пишется в свободной форме. Но для придания ему юридической силы в нем должны быть такие реквизиты:

• тема гарантийного письма – может кратко выражать содержание;
• юридическое название должника и поставщика. в отношении которого возникла задержка оплаты, также рекомендуется указать фамилию и инициалы (чтобы выполнить требование конкретности обращения);
• сумма задолженности – указывается для писем с обязательством оплатить услуги, товары, работы. Прописывается цифрами и прописью;
• гарантированный срок погашения задолженности или график выплат – обязательный элемент письма о признании долга по письменному соглашению. При наличии договора этот реквизит позволит истребовать задолженность в судебном порядке;
• документы, подтверждающие задолженность – выписка из бухгалтерских документов, иные официальные бумаги;
• ответственность, которую понесет должник в случае не поступления долговой суммы в установленный срок – обязательный реквизит документа о признании долга. Чаще всего это пеня;
• банковские реквизиты предприятия, на которые будет производиться оплата – прописываются точно как в договоре;
• подпись руководящего лица, главного бухгалтера, удостоверенные печатью ­ – придают гарантийному письму свойств, позволяющих обращаться в суд для решения споров.

Скачать образец гарантийного письма об оплате задолженности в формате MS Word.

Документ может оформляться на бланке предприятия или на чистом листе бумаги. В последнем случае обязательным является требование указать реквизиты должника.

Обязательно должно содержать:

• дата, номер согласно журналу исходящей корреспонденции;
• полное название адресата;
• тело письма, содержащее суть обязательств, гарантий, сроков их исполнения;
• в гарантии погашения долга обязателен график погашения;
• должность, подпись, ее расшифровка, печать.

Тело письма следует писать так, чтобы исключалось двойное его толкование. Особенно это касается финансовых обязательств и ответственности, которая полагается при их невыполнении.

Действие не является обязательным в таких случаях:

• задолженность погашена в оговоренные сроки;
• сотрудничество с постоянными клиентами.

Соответственно, ответ обязателен в таких ситуациях:

• просрочены сроки погашения;
• должнику выставлены штрафные санкции (если такие были оговорены).

Крайним вариантом ответа на гарантийное письмо является обращение в суд – при условии, что контрагент отказывается от выполнения обязанностей. Документ будет иметь юридическую силу, соответственно, принят к рассмотрению судом, при наличии договора и совпадения всех данных в обоих документах.

от «21» сентября 2013 г.

«О поставке продукции»

Просим вас поставить партию продукции, согласно заявке № 1509 от 15 сентября 2013 г.

Оплату гарантируем произвести в срок до 14 октября 2013 г.

В случае неуплаты в установленный срок будет осуществлена выплата процентов из расчета 1% от суммы просроченных обязательств, за каждый день просрочки.

Наши банковские реквизиты:

ОАО АКБ «Авангард», г. Москва

Директор ООО «Бебигудс» И.И. Сомов

Гарантийное письмо об оплате задолженности: образец заполнения и его юридическая сила

Считается, что гарантийное письмо оформляется только заказчиком (покупателем) и содержит в себе гарантии погашения задолженности. Но на практике этот документ составляется и подрядчиком (поставщиком), неся в себе, например, просьбу о внесении клиентом предоплаты, и т.п.

Однако независимо от того, кто оформляет гарантийное письмо, требования к его составлению необходимо соблюдать строго, – и тогда документ сможет сыграть существенную роль в деловых отношениях.

Этот вид письма относится к деловым документам. Как правило, в нем выражаются общения одной стороны сделки или договора другой стороне об осуществлении платежа в пользу получателя письма (т.е. адресата) при определенных условиях. В частности, в качестве обещания может выступить:

• погашение накопившейся задолженности до определенной даты;
• просьба отсрочки платежа, если договор предусматривает предоплату, а в отношении заказчика уже выполнены работы или поставлен товар;
• гарантия оплаты будущей поставки продукции до конкретного срока, если договором установлена предоплата или короткие сроки погашения задолженности по данной поставке;
• просьба о внесении платежа заказчиком заранее и одновременно гарантия выполнения обязательства в отношении него до указанного в договоре срока, и многое иное.

Несмотря на то, что гарантийное письмо считается документом, не все юристы согласны с наличием у данного документа юридической силы. Фактически, это письмо – подтверждение того обязательства, которое и так определено в договоре и которое одна из сторон сделки готова выполнить, но просит изменить отдельные договорные условия. И адресат гарантийного письма вправе принять это предложение или отказаться от него.

Стоит сразу отметить: законодательство не регулирует ни порядок написания гарантийного письма, ни его содержание, ни правила применения, поскольку у такого документа нет правовой природы. Именно поэтому очень часто составители этих писем легко раздают обещания, не задумываясь к чему способно привести нарушение данных гарантий. И дело не только в утрате доверия и в разрушении партнерских отношений, а в том, какую роль данное письмо играет в судебных решениях, в частности:

• поставщик, оформляя гарантийное письмо, придает ему форму официальной оферты (т.е. предложения потенциальной поставки при определенных условиях), в которой содержатся установленные гражданским законодательством условия, присущие договору. И, если только потребитель ответил на эту оферту согласием, облачив его в письменную форму, то оба документа следует рассматривать в виде доказательства принятия обеими сторонами на себя договорных обязательств. В итоге письма получают юридическую силу. И в случае невыполнения обязательств, оба эти документа будут участвовать в судебном решении, как подтверждение наличия официального соглашения. Т.е. если потребитель внес предоплату на основании такого письма, а подрядчик не исполнил своих обязательств, данное письмо станет защитой для потребителя в суде. Но главное в этой ситуации – содержание гарантийного письма-оферты, в котором должны присутствовать все значимые условия, которые присущи договору;
• кредитор имеет право подать в суд на должника в течение трех лет. Этот срок называется сроком исковой давности. Однако он может быть прерван, если кредитор в течение этих 3-х лет получает от должника признание своего долга в письменном виде, в том числе в виде гарантийного письма. С момента получения указанного документа начинается отсчет нового срока исковой давности. Об этом свидетельствует Постановление Пленума ВС РФ от 12.11.01г.
• если в договоре предусмотрена возможность, например, переносить конечные сроки обязательств заказчика (покупателя) путем направления им гарантийных писем, то такое письмо при условии, что оно датировано позже заключения самого договора, способно внести поправки в отношения между исполнителем и заказчиком. В противном случае, если такого положения в договоре не утверждено, будут продолжать действовать лишь те условия, какие напрямую в нем прописаны. И тогда заказчик может писать гарантийные письма сколько угодно, но договорные обязательства ему придется исполнить точно в срок, если, конечно, исполнитель не даст свое добро на продление срока оплаты и т.д.

Однако в целом, считается, что гарантийные письма все-таки юридической силы не имеют и представляют собой только уведомление одной стороны о своих намерениях и обещаниях в отношении другого участника сделки.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности с графиком платежей можно посмотреть ЗДЕСЬ .

Если гарантийное письмо не имеет юридической силы, зачем тогда его составлять? Прежде всего, это письмо – элемент деловых отношений. И, если компания дорожит своей репутацией и не стремится разрушить отношения с партнером по сделке, гарантийное письмо считается необходимым условием для продолжения сотрудничества. Кроме того, гарантийное письмо на оплату служит, в частности:

• в качестве подтверждения о стремлении досудебного урегулирования возникших проблем;
• в качестве оферты, оформляемой еще до заключения самого договора и содержащей предложение заключения сделки, в том числе и о внесении предоплаты за выполнение работ, услуг или за поставку товаров;
• в качестве уведомления о сохранении договорных отношений, но с внесением на данном этапе в эти отношения некоторых поправок из-за сложного финансового положения, и т.п. Причем, эти изменения носят временный характер и распространяют свое действие только на те операции и сроки, которые указаны в письме, и т.д.

Несмотря на то, что у этого письма не существует строгой, нормативно утвержденной формы, есть ряд требований к его составлению, которые необходимо соблюдать:

• письмо пишется деловым языком, без длинных фраз непонятного содержания;
• весь текст должен быть четко сформулирован и содержать ссылки на пункты договора, которые необходимо изменить в данный момент, или на иные документы;
• составляется документ только на бланке компании (если письмо оформляет юридическое лицо или предприниматель );
• письмо обязательно скрепляется печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера фирмы (если письмо пишет предприниматель, при отсутствии у него печати рекомендуется нотариально заверить его подпись);
• не допускаются орфографические и стилистические ошибки;
• в письме должно содержатся обещание или гарантия, которые касаются интересов адресата.

Помимо этих общих правил есть еще ряд требований, которые предъявляются уже непосредственно к структуре самого письма:

• в правом верхнем углу письма проставляется наименование адресата. Обычно указывается название фирмы, ее правовая форма, должность ее руководителя и его имя: «ООО «Фирма», директору Петровой Ю.В.». К этому можно еще добавить адрес фирмы и ее ИНН. Если письмо адресуется предпринимателю, то пишется «Индивидуальному предпринимателю Алексееву С.К.»;
• в левом верхнем углу письма указываются полные реквизиты отправителя письма, а также порядковый номер документа, который ему присваивается при регистрации исходящей документации, и дата его составления. Если письмо пишет обычное физическое лицо, то порядковый номер им не ставится, а дата оформления указывается в самом конце документа и рядом с подписью;
• далее указывается называние документа «Гарантийное письмо», которое пишется посредине;
• затем идет содержание письма, которое может начинаться со слов «Гарантируем оплату», «Просим произвести предоплату», «Просим осуществить поставку», и т.д. Стоит отметить, что в содержании письма должны быть ссылки на пункты договора или на иные документы, которых касается оформляемая гарантия. Например, «Просим Вас поставить товар согласно заявке №1604 от 15.04.2016. Оплату гарантируем произвести до 20.05.2016»;
• после текста письма ставится подпись руководителя компании (или предпринимателя) и ее главного бухгалтера, а также печать фирмы. Причем, оттиск печати должен быть читаемым.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности за оказанные услуги (ЗДЕСЬ ) и поставку товара (ЗДЕСЬ ).

Составляется письмо в том количестве, которое соответствует количеству участников сделки. Но обычно в 2-х экземплярах. Отправляется документ:

• либо через обычную почту с уведомлением и описью;
• через курьера с отметкой о принятии документа адресатом;
• либо по электронной почте, где документ подписывается простой электронной подписью и имеет юридическую силу. Нужно только отправить отсканированный документ с синей печатью.

Отправлять по факсу гарантийное письмо не следует, если только оно не будет продублировано одним из вышеуказанных способов. Тогда это даст уверенность, что письмо попало адресату.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности по аренде смотрите ЗДЕСЬ .

Гарантийное письмо на оплату – обязательная часть деловых отношений, несмотря на то, что этот документ не имеет юридической силы. Однако в отдельных случаях его наличие все-таки играет серьезную правовую роль. Например, оно позволяет продлить срок исковой давности в отношении задолженности, выступает в качестве доказательства договорных отношений, используется в качестве досудебного решения вопроса, и т.д. Нужно только очень аккуратно относиться к его составлению.

Как считать среднесписочную численность работников и для чего нужен такой расчет.

Справочник адвоката

Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Нужно соблюсти следующее правило: все факты и события в письме-требовании должны излагаться: