Образец должностной инструкции секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю

1.5. Секретарь должен знать: - постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия; - положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства; - структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; - устав предприятия; - схемы документооборота; - сроки и порядок сдачи дел в архив; - системы организации контроля исполнения документов; - методы оформления и обработки документов; - машинопись; - стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; - правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; - основы этики и эстетики; - правила делового общения; - оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; - основы законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка; - правила и нормы охраны труда. - основы организации труда.

1.6. Во время отсутствия секретаря его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь: - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя; - принимает корреспонденцию, поступающую на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; - ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением организационной техники, предназначенной для сбора, обработки, хранения и представления информации при подготовке и принятии решений; - принимает документы и личные заявления на подпись руководителя; - подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя; - следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись; - проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование; - передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную по каналам связи информацию и доводит до его сведения ее содержание; - по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем; - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; - осуществляет контроль над исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; - ведет контрольно-регистрационную картотеку; - обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе; - печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, вводит текущую информацию в банк данных; - организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; - формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив; - выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право: - знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности; - вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с выполнением своих обязанностей; - запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей; - требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность: - за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами; - за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ; - за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ; - за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5. Прочее

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса РФ и иных нормативных актов регулирующих трудовые правоотношения в РФ.

Начальник юридического отдела

с должностной инструкцией ознакомлен

Должностная инструкция секретаря руководителя

Скачать должностную инструкцию
секретаря руководителя (.doc, 90КБ)

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению
4. Секретарь руководителя должен знать:
   1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
   2. 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
   3. 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
   4. 4.4. Организацию делопроизводства.
   5. 4.5. Методы оформления и обработки документов.
   6. 4.6. Архивное дело.
   7. 4.7. Машинопись.
   8. 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
   9. 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
   10. 4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
   11. 4.11. Основы этики и эстетики.
   12. 4.12. Правила делового общения.
   13. 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
   14. 4.15. Основы административного права и законодательства о труде.
   15. 4.16. Правила внутреннего трудового распорядка.
   16. 4.17. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Секретарь несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря административной группы

433 Общие положения

433.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Секретаря, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX.

433.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

433.3 Переименование, ликвидация должности секретаря, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

433.4 Секретарь непосредственно подчиняется руководителю Административной группы Управления обеспечения операционной деятельности.

У секретаря подчиненных нет.

434 Цели и должностные обязанности

2.1. Деятельность секретаря направлена на достижение следующих целей:

2.1.1. Ведение документооборота Департамента продаж;

2.1.2. Осуществление оперативной телефонной связи;

2.1.3. Информационное обеспечение сотрудников отдела.

2.2 Для достижения установленных целей Секретарь выполняет следующие обязанности:

2.2.1 Готовит ежедневные отчеты СП;

2.2.2 Ведет мониторинг по административному и внутреннему контролю;

2.2.3 Ведет бумажный регламентирующий архив ДП (Конфиденциальные распоряжения, СЗ);

2.2.4 Готовит документацию, связанную с административной поддержкой ДП;

2.2.5 Обеспечивает телефонной, факсимильной связью с филиалами;

2.2.6 Ведет мониторинг дней рождений ДФ и КДФ и филиалов, организует поздравления от имени Заместителя Генерального директора по продажам;

2.2.7 Ведет отчетность по отпускам руководителей;

2.2.8. Помогает в организации системных мероприятий по филиалам и ДП;

2.2.9. Распределяет входящую документацию по лоткам подразделения ДП;

2.2.10 Распределяет исходящую документацию по лоткам функциональных подразделений;

2.2.11 Регистрирует входящую, исходящую и внутреннюю документацию в бумажном и электронном архиве;

2.2.12 Составляет реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости;

2.2.13 Предоставляет в Департамент персонала информацию о курящих сотрудниках отдела.

435 Показатели оценки деятельности

Деятельность секретаря оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Оперативное и точное исполнение текущих поручений;

3.2 Своевременное и качественное выполнение должностных обязанностей.

436 Общекорпоративные нормы

Деятельность секретаря регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

436.1 Правила внутреннего трудового распорядка;

436.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

436.5 Положение о защите персональных данных работников XXX ;

436.6 Положение об Управлении обеспечения операционной деятельности

436.7 Настоящая должностная инструкция.

Секретарь имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Вносить вышестоящему руководству предложения в рамках своей компетенции;

5. 2 Получать необходимую информацию для осуществления своей деятельности.

Секретарь несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

- в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

- в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

439 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ старшего секретаря - ФОРУМ ПО ВСЕМУ СПЕКТРУ АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
старшего секретаря

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Старший секретарь относится к категории специалистов
предприятия, принимается и увольняется директором;
1.2. Основными задачами старшего секретаря являются
организационное и документационное обеспечение управленческой
деятельности;
1.3. Старший секретарь подчиняется: генеральному директору
________________________(далее Компания) и руководителю службы секретариата;
1.4. При отсутствии старшего секретаря его должностные обязанности выполняет другой сотрудник службы секретариата, назначенный руководителем данного структурного подразделения;
1.5. В своей деятельности старший секретарь руководствуется:
- настоящей должностной инструкцией;
- инструкцией по делопроизводству (документообороту);
- иными нормативными документами, принятыми и утвержденными в Компании;
- трудовым договором;
- действующим законодательством РФ.
1.6. На должность старшего секретаря назначаются лица с высшим,
средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или
без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах
секретарей.
1.7. Старший секретарь должен владеть вопросами:
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Также секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов,
касающиеся деятельности Компании;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его региональных представительств;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- правила внутреннего трудового распорядка;

На старшего секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам
предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией
делопроизводства в структурных подразделениях и региональных
представительствах.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов
предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Регистрация получаемых, отправляемых и внутренних организационно-распорядительных
документов.
2.6. Контроль исполнения получаемых и внутренних документов.
2.7. Анализ состояния исполнительской дисциплины и разработка мер по ее улучшению.
2.8. Учет объема документооборота организации.
2.9. Оформление, отправление исходящих документов.
2.10. Формирование в дела исполнительных документов.
2.11. Контроль выполнения поставленных задач секретарями.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Старший секретарь должен:
3.1. Вести регистрацию организационно-распорядительных документов с
использованием установленных регистрационных форм.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения
документов, информационно-справочное обслуживание и хранение
документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность
составления, согласования, утверждения документов, представляемых на
подпись руководству предприятия во время отсутствия руководителя службы секретариата.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений
руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное
3.5. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями
(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по
вопросам текущей деятельности Компании (телефон, факс и т. п.).
3.6. Вести прием посетителей.
3.7. Обеспечивать выполнение машинописных и
копировально-множительных работ.
38. Использовать РС как средство автоматизации
документационного обеспечения предприятия.
3.9. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение
или на уничтожение.
3.10. Выполнять отдельные поручения руководства.

Старший секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение
руководителям и специалистам Компании.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,
подготовленных с нарушением установленных правил их составления и
оформления.
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках
своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия,
совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе
применения электронной техники.
4.6. Работать с документами, имеющих гриф
"Конфиденциально".
4.7. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.8. Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями (сотрудниками)
Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления
необходимой информации руководству.

Старший секретарь несет ответственность за:
5.1. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению
документов.
5.2. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф
"Конфиденциально".
5.3. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.4. Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.
5.6. Невыполнение указаний и поручений непосредственного руководителя и руководства Компании.
5.7. Несоблюдение трудовой дисциплины.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ, СВЯЗИ
Секретарь взаимодействует со всеми сотрудниками и структурными подразделениями организации по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности.

У вас нет необходимых прав для просмотра вложений в этом сообщении.

_________________
Цель - это мечта с конкретным сроком исполнения!

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция секретаря, должностные обязанности секретаря, образец должностной инструкции секретаря

Секретарь нужен любой организации, и следовательно, должностная инструкция секретаря пригодится каждой компании. Важно четко прописать должностные обязанности секретаря, которые вовсе не ограничиваются приемом звонков и милыми улыбками. Мы предлагаем вам образец должностной инструкции секретаря руководителя — генерального директора, главы департамента, директора филиала и т. д.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Готовится урна для голосования.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря - Студопедия

1. Общие положения

1.1. Секретарь руководителя является специалистом секретариата директора по производству, принимается на работу и освобождается от нее приказом директора по производству по представлению отдела кадров.

1.2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее образование.

1.3. В своей работе секретарь руководствуется действующим законодательством РФ, уставом организации, распорядительными документами руководства предприятия, правилами трудового распорядка, указаниями руководителя, положением о секретариате, государственными нормативными документами в области делопроизводства (ГСДОУ, ГОСТ на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, разработки Росархива, регламентирующие делопроизводство и др.), инструкцией по делопроизводству предприятия, правилами техники безопасности, настоящей должностной инструкцией.

1.4. Секретарь должен знать:

организационную структуру предприятия, фамилии, имена и отчества руководителей и распределение обязанностей между ними, правила подготовки документов, технологию делопроизводственных операций, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи установленных в секретариате, нормы служебного этикета

1.5. Секретарь должен уметь:

- работать на компьютере в среде Windows, Word, Exсel

- печатать на компьютере со скоростью 150 слов в минуту.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное обеспечение деятельности директора по производству и выполнение технических функций по его обслуживанию, для выполнения которого секретарь осуществляет следующие виды работ:

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству.

2.2. Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с директором по производству.

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

2.4. Готовит по поручению директора проекты документов, согласовывает их с заместителем директора.

2.5. Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов.

2.6. Контролирует сохранность документов в приемной директора, правильность формирования дел.

2.7. Организует выполнение указаний и поручений директора по бронированию номеров в гостиницах.

2.8. Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

2.9. Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере текстов служебных документов, их редактирование и распечатку.

2.10. Выполняет копировальные работы.

2.11. Ежедневно ведет контроль за сроками исполнения документов, находящихся на исполнении у специалистов структурного подразделения.

2.12. По поручению директора принимает и передает документы по факсимильной связи.

2.13. Ежедневно раскладывает исполненные документы в папки в соответствии с номенклатурой дел, контролирует наличие в них отметки о списании документов в дело, визы и подписи, своевременную сдачу исполненных документов сотрудниками подразделения.

2.14. Осуществляет доставку документов из структурного подразделения в канцелярию и секретариат руководства.

2.15. Принимает и передает по телефону информацию для руководителя и сотрудников; организует телефонные переговоры руководителя.

2.16. Своевременно получает в канцелярии распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства (директора по производству, его заместителю и начальникам производств).

2.17. Обеспечивает сохранность документов секретариата директора по производству.

2.18. Ведет учет документооборота, ежеквартально передает в канцелярию сводки о составе и объеме документооборота.

2.19. Выполняет указания и поручение руководителя секретариата по бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию.

1.20. Следит за исправным состоянием вычислительной и организационной техники, средств связи.

1.21. Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании.

1.22. Протоколирует совещания и заседания.

3.1. Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

3.2. Сохранять конфиденциальность служебной информации.

3.3. Безоговорочно выполнять распоряжения руководства.

3.4. Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов, установленных инструкцией по делопроизводству.

3.5. Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Секретарь имеет право:

4.1. Обращаться к руководителям структурных подразделений предприятия за информацией по вопросам подготовки документов.

4.2. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

4.3. Визировать проекты документов, предоставляемых на подпись директору.

Секретарь несет административную ответственность за:

5.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов

5.2. Сохранение конфиденциальности служебной информации

5.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

5.4. Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

1.5.Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Секретарь руководителя взаимодействует:

6.1. со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

6.2. с канцелярией по вопросам делопроизводства, правил документоведения

6.3. с юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов

6.4. со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и предоставления документов, организации встреч и контактов директора по производству.