Возможность истребования документов в рамках контролирующей деятельности регулируется регламентом работы налоговых инспекций.

Налоговой инспекцией оформляется требование о предоставлении документов, которое вручается налогоплательщику на руки или по почте. Интересен механизм возникновения требования.

Если проверки инициируется инспекцией другого региона, производится взаимный обмен информацией между инспекциями и далее истребованием документов занимается ИФНС региона прикрепления плательщика. После получения требования, организацией в срок, указанный в документе, предоставляются требуемые копии бумаг, заверенные в установленном порядке.

Важно! Решение по материалам встречной проверки налогоплательщику не вручается, данные остаются в материалах проверки другой организации.

Чаще всего «встречки» создаются по налогу на добавленную стоимость (НДС), уплата которого в бюджет напрямую связана с входящими счетами-фактурами поставщика. Особенно это касается случаев возмещения НДС: любые выплаты из бюджета, даже законные, попадают под пристальное внимание контролирующих органов. В данной ситуации в обязательном порядке потребуются:

Пакет может быть абсолютно разным. Связано это с отсутствием перечня в самом регламенте и прочих документах законодательства, прописывающих проведение встречных проверок.

Могут запрашиваться также данные об уплате налога НДС, транспортировке груза. При этом необходимо представить договор с транспортной компанией или подтверждение наличия автомобилей при самовывозе и так далее.

Инспекцией проверяется вся цепочка движения товара, дополнительно запрашиваются сведения о поставщике.

Важно! Если организация не владеет всеми сведениями по требованию, например, об очередности перемещения товара, то нужно просто составить справку о невозможности предоставления информации и приложить к перечню, сопровождающему копии документов.

После получения требования (для писем, посланных по почте, добавляется 6-тидневный срок на доставку) налогоплательщику предоставляется пятидневный срок на подготовку пакета бумаг. Если у предприятия по субъективным причинам нет возможности соблюсти период, необходимо сообщить об этом в инспекцию, и срок будет продлен.

В случае игнорирования требований ИФНС организация может получить штраф за непредставление документов по ст. 129 НК РФ, а также кодексом административных правонарушений с наложением санкций на должностное лицо.

Важно! Поскольку штрафные санкции ничтожны, некоторые организации не отвечают на требования по встречным проверкам ввиду их большого количества. Необходимо помнить, что такие действия повлекут последствия для покупателя товаров, услуг, взаимодействие с которыми послужило причиной проверки.

Копии, предоставляемые в инспекцию, необходимо заверить. Для этого все листы сопровождаются записью «копия верна» с указанием:

1. должности

Если документ имеет большое количество листов, допускается прошивка с приклеиванием пломбировочного листка с указанием количества листов. Таким документом могут быть книга покупок или книга продаж за конкретный период. В этом случае заверяется первый лист и пломбировочный.

Нотариально заверенные копии не предоставляются.

Важно! Составлять сопроводительное письмо с перечнем всех документов. Второй экземпляр с отметкой инспекции остается у налогоплательщика.

Одним из сложных случаев выборки документов является проверки по проведенным строительным работам. Особенно часто рассматривают случаи по объектам капитального строительства, созданного для собственных нужд с привлечением подрядных организаций.

Здесь изучаются вопросы, касающиеся смет и включения в стоимость работ материалов, закупленных с НДС или без обложения налогом. В таком случае проверке подлежат все подрядчики, их документация и вся цепочка поставщиков материалов для нужд строительства.

Если в организации, которой направлено требование, производится совмещение режимов налогообложения (облагаемых и необлагаемых НДС), интересным является предоставление книги продаж и книги покупок при проверке НДС.

В этом случае в книгах указываются данные, касающиеся только товаров, облагаемых НДС. Счета-фактуры же предоставляются полностью. То есть, суммы книг покупок не будут совпадать с данными полученных счетов-фактур. Налоговая инспекция может потребовать предоставить оригиналы документов для сличения данных.

СТИВЕН Высший разум (427813) 2 года назад

та много вопросов и ответов. эти письма не раскрываются. перечень документов с копиями. там есть однозначно. также все платежи ( банк -касса и пр. ) Режим налогообложения ( Важен у кого есть НДС! ) Такие ( письма -идут под грифом -ДСП!)

Ольга Носкова Оракул (85043) 2 года назад

правильно это называется - "приложение", в нём вы перечисляете сколько листов ушло на оформление документа и заголовки если таковые присутствуют, так же все дополнительные материалы их реквизиты и время регистрации как документ таковой, схемы, графики и т. д.

все документы перечисляются в во-временном периоде, то-есть по годам появления в убывающем порядке.

Решения арбитражных судов за апрель 2015 года: путевые листы, НДС, пособия, доначисления и налоговые проверки

Напомним, что словосочетание встречная проверка было вымарано из Налогового кодекса Федеральным законом от 27.07.2006 N 137-ФЗ, который начал действовать с 1 января 2007 года. Но исключение из текста кодекса данного термина вовсе не избавило налогоплательщиков от обязанности предоставлять инспекторам информацию о своих контрагентах. Теперь это называется истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках и регулируется статьей 93.1 Налогового кодекса. Как видим, встречные проверки никуда не делись и по-прежнему используются налоговыми органами в контрольной работе. Поэтому любому налогоплательщику необходимо знать по каким правилам они проводятся.

Первый и основной постулат, который должен иметь в виду бухгалтер, прост: затребовать документы инспектор может только в письменной форме. Налогоплательщику направляется требование по форме, утвержденной приказом ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338@. Только после вручения налогоплательщику (или его представителю) такого требования можно говорить о возникновении обязанности по предоставлению документов или информации. Это означает, что никакие устно-телефонные требования, равно как и запросы, присланные по факсу, электронной почте и т.п. исполнять не обязательно. Отметим еще один важный момент, касающийся требования. Направлять его налогоплательщику вправе только своя налоговая. Поэтому если такой документ пришел напрямую из налоговой контрагента, то его тоже можно не исполнять (пп. 10 и 11 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Второе правило заключается в том, что любой запрос должен быть мотивирован. Согласно ст. 93.1 НК РФ, запрашивать документы инспекторы могут в рамках проводимой налоговой проверки (как выездной, так и камеральной). Соответственно, на факт такой проверки должно быть четко указано в самом требовании.

Одновременно пункт 2 ст. 93.1 Налогового кодекса разрешает налоговикам требовать документы и вне рамок проверки, если, как сказано в Кодексе, имеется обоснованная необходимость в получении информации. В таком случае в требовании должны быть приведены конкретные обстоятельства, послужившие основанием для направления требования. Другими словами, просто ссылки на п. 2 ст. 93.1 Кодекса или его цитирования недостаточно. Поэтому требование, в котором будет сказано лишь, что документы нужны инспектору в связи с обоснованной необходимостью в получении информации можно не исполнять как необоснованное. Лучшим выходом в данной ситуации будет направить в инспекцию ответное письмо с указанием на то, что требование не соответствует нормам Налогового кодекса и поэтому не подлежит исполнению (пп. 10 и 11 п. 1 ст. 21 НК РФ).

Третье, на что следует обратить внимание после получения требования - это наличие в нем конкретного указания на документы (информацию), которые хочет получить инспекция. При этом практика исходит из того, что инспекция должна четко указать либо наименование и реквизиты требуемых документов, либо данные, позволяющие определить сделку, по которой необходимы документы. В противном случае ответственности за неисполнение требования не наступает (см, например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 06.04.09 по делу № А29-7380/2008).

Наконец, еще один важный принцип: вы обязаны предоставлять инспекции только те документы, которые касаются проверяемого налогоплательщика. Проще говоря, затребовать таким образом информацию о вашей организации (например, книги покупок или продаж, декларации и т.п.), или о других лицах инспекция не имеет права. А значит, подобное требование также можно не исполнять (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.09 по делу № А29-7381/2008).

Шпаргалка Какое требование вы обязаны исполнить:

- требование пришло из своей инспекции, и к нему приложена копия поручения налогового органа, на учете в котором состоит проверяемый налогоплательщик (п. 4 ст. 93.1 НК РФ)

- в требовании указаны основания истребования информации

- в требовании указан перечень конкретных документов или признаки, позволяющие четко их идентифицировать.

- запрашиваемые документы (информация) относятся к деятельности проверяемого налогоплательщика или к конкретной сделке.

Получив правильно оформленное требование, организация должна в течение пяти рабочих дней подготовить документы и отправить их в инспекцию. Для этого бухгалтер должен снять с документов копии, заверить их штампом или надписью копия верна, печатью организации и подписью ответственного лица с расшифровкой (п. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Если документ содержит несколько листов, то данную процедуру нужно провести с каждым листом, либо можно сшить незаверенные листы при помощи нити, и с тыльной стороны сшитого документа заклеить их концы небольшим листом бумаги. На этом листе надо указать количество сшитых листов. Затем на нем ставится печать организации, подпись ответственного лица и штамп или надпись копия верна. При этом данные сведения должны частично располагаться на скрепляющем листе, а частично на последней странице сшитого документа.

После того, как документы подготовлены, составляется сопроводительное письмо, где указывается, что данные документы предоставляются налогоплательщиком (указывается наименование, ИНН, адрес), в соответствии с требованием инспекции (приводится дата и номер требования). Также в сопроводительном письме лучше привести перечень представляемых документов с указанием количества листов по каждому из них и общего количества документов и листов. Затем данное письмо и копии документов нужно отправить в адрес инспекции письмом с описью вложения.

Случаи, когда инспекция запрашивает документы, которые отсутствуют у организации, не так уж и редки. Видимо поэтому законодатели решили закрепить порядок действий в таких ситуациях непосредственно в Налоговом кодексе. Итак, если в требовании фигурируют документы, которых у вас нет, то в течение пяти рабочих дней в инспекцию надо направить письмо с соответствующим сообщением (п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Направлять этот документ лучше также письмом с описью вложения, дабы избежать споров о том, отправлялось сообщение или нет.

Однако при этом необходимо помнить: ответственность наступает только при соблюдении двух условий. Первое: инспекция вручила требование налогоплательщику под роспись (лично или почтой). Второе: требование оформлено верно (см.шпаргалку )

Добрый день Уважаемые Клерковчане!

Может пригодиться ) Тема КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИИ

(Комментарии к Письму Федеральной налоговой службы от 02.08.05 № 01-2-04/1087)

Журнал Документы и комментарии № 18, 2005

КАК ЗАВЕРИТЬ КОПИИ

Как видно из сказанного выше, налоговики вправе затребовать документы, которые могут быть необходимы в повседневной деятельности как самому плательщику, так и другим лицам. Поэтому в инспекцию нужно представлять не оригиналы документов, а их копии (абз. 3 п. 1 ст. 93 НК РФ). Но копии следует должным образом заверить. Как следует понимать эту фразу, налоговики рассказали в комментируемом письме.

Они объяснили, что вовсе не обязательно идти к нотариусу. Чтобы копии приобрели юридическую силу, заверить их может единоличный исполнительный орган плательщика (директор, генеральный директор). То есть лицо, которое на основании устава организации вправе действовать от ее имени без доверенности.

Налоговики объяснили, что заверенной копия документа будет считаться после того, как на ней проставят необходимые реквизиты, которые придадут ей юридическую силу (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело»).

Но единых требований к таким реквизитам нет. На практике правила оформления копий документов различные ведомства и организации закрепляют в своих положениях (инструкциях и т. п.) по делопроизводству.

Эти правила сводятся к следующему. На копии документа необходимо проставить заверительную надпись вида: «Копия верна», «С подлинным верно» и т. п. наименование должности лица, заверившего документ, его личную подпись с расшифровкой и дату заверения, а также оттиск печати организации. Если документ содержит несколько страниц, их нумеруют (нумерация должна быть сквозная), прошивают и скрепляют печатью на прошивке и подписью лица, заверившего документ. В этом случае заверять каждый лист не надо, а достаточно проставить необходимые реквизиты на обороте последней страницы документа. То есть там же, где документ скреплен.

Чтобы избежать возможных придирок налоговиков, порядок изготовления копий документов в организации можно закрепить в разделе «Правила документооборота и технология обработки учетной информации» учетной политики организации. Если же изготовить копию самостоятельно по какой-либо причине невозможно (например, руководитель находится в командировке), копии можно заверить у нотариуса. Об этом также напомнила ФНС России.

На что еще нужно обратить внимание? При передаче заверенных копий налоговой инспекции целесообразно составить документ, подтверждающий этот факт. Если документы передаются лично инспектору, это может быть акт приема-передачи. Если же документы направлены по почте, подтвердить исполнение требования может опись вложений заказного почтового отправления. Эти документы могут понадобиться, если переданные копии по каким-либо причинам потеряются.

ФАКСИМИЛЕ НА КОПИЯХ

Заверять копии документов факсимильным отображением подписи руководителя нельзя, даже несмотря на то, что о механических заменителях собственноручной подписи упоминает пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ. Дело в том, что эта норма касается только гражданских отношений и неприменима в налоговых (п. 3 ст. 2 ГК РФ, постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 13 августа 2002 г. по делу № А12-2712/02-с36).