Предисловие к описям Архив - Форум портала Архивы России

Добрый день, уважаемые форумчане! Прошу уточнить некоторые моменты: 1). так какой срок внутрироссийской и загранкомандировки считать длительным, чтобы хранить приказы 75 лет? 2) я правильно понимаю, что приказы о направлении в командировку(краткосрочные и длительные) и отпуск(хоть ежегодный,хоть ученический ит.д.) для работников вредных профессий хранить 75 лет по перечню 2010г. Сдаю документы в архив за 2006-2010г.

Предлагаю познакомиться со следующими статьями:

Сроки хранения документов по командировкам // Кадровик. Тетрадь 3. Кадровое делопроизводство. 2009 - №3 - С.4-11.
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=63481

Приказы по командировкам в «серой зоне» законодательства // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2010.- № 6. - С.20-26.
http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=75723

Спасибо большое за совет! В разных постановлениях встречается 30, 40 и 60 дней. Сама остановлюсь на 30-краткосрочные, все,что дольше-длительные. Для работников вредных профессий независимо от количества дней-хранить 75 лет?Ваше мнение?
Как считаете приказ на материальную помощь к отпуску,выплаты в связи с юбилеем,рождением ребенка, смертью-необходимо хранить 75 лет?или 5лет? В ст.19 "различные выплаты"-75лет, но я сдаю документы за 2006-2010г, поэтому действовала по перечню 2000г и отнесла их на 5 лет. Правильно? Заранее благодарна

Рената, по конкретным документам Вам придется разбираться самой, но я всегда при проведении такой работы применяла и переменяю следующий принцип: какой бы срок хранения для документа в перечне не стоял, если документ может быть использован для защиты прав и интересов сотрудников я ставила ему срок хранения 75 лет.

Ещё раз хочу обратить Ваше внимание и на то, что сроки хранения в Перечнях не всегда соответствуют срокам хранения, установленным законодательством и нормативными актами.

Спасибо за совет! Я уже подготовила к передаче в архив все документы. Тем не менее считаю полезным пообщаться с более опытными специалистами. Тем более,когда в постановлениях, инструкциях нет четкого определения, как например со сроками командировок, то самое время принять единое мнение специалистов, например 30 дней или 40-длительные, тогда не будет разногласий и вопросов. С уважением

Добрый день! Наша компания находится в стадии ликвидации, источником комплектования архива не является. Как в этом случае поступить с документами, имеющих постоянный срок хранения (например годовые отчеты, протоколы Правления и т.д.), если гос.архив откажется их принять?(возьмут только дела по личному составу). Необходимо включить их в акт на уничтожение и вместе с описью дел по ЛС представить в архив на утверждение? Или сдать их на хранение в коммерческий архив. Или просто уничтожить без акта и все? Можно ли уничтожить также все документы временный срок хранения которых еще не истек? Заранее спасибо.

Начинаем опять-таки с закона:

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами

10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Далее, правила работы архивов:

«Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19)

Прием архивных документов от ликвидированных организаций

4.5. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящими Правилами (см. п. 4.4.1).

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

Спасибо, что откликнулись, я знакома с этими документами. Но у архива, видимо свое видение или причины (сказали, что примут только по личному составу), поэтому спрашивала ваше мнение как поступить в этом случае. Письменного отказа в приеме документов по основной деятельности не было.
Еще вопрос: в компании принимали людей для выполнения некоторых работ по договору оказания услуг на срок от нескольких дней до нескольких месяцев. Каждый месяц составляли акт выполненных работ и оплачивали. Вели лицевой счет.Каждый договор расторгали после направления уведомления работнику. Как правильно сформировать дело " Договоры подряда уволенных"? Я предполагаю объединить договор оказания услуг+все акты выполненных работ+уведомление о расторжении, или по-другому?

(С оговоркой, что я не являюсь профессиональным кадровиком)

Как вариант, дело можно назвать в духе ст.657 Перечня 2010 года "Договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел". Писать "уволенных" IMHO не совсем хорошо, поскольку с этими же людьми подобные договора могут заключаться регулярно.

Стоит подумать о том, как сформировать дела таким образом, чтобы договора было удобно искать по их реквизитам, и чтобы, в случае необходимости, можно было быстро подобрать договора с одним и тем же человеком за несколько лет.

Далее, при таком способе комплектования все эти документы будут храниться 75 лет ЭПК (ст.657), в то время, как Перечень 2010 года (ст.456) допускает возможность, при наличии лицевых счетов, уничтожать документы о приеме выполненных работ через 5 лет. В этом нет ничего страшного, если дополнительные объёмы документов не создают проблем, и если у организации нет иных причин поскорее избавиться от этих документов.

Tasha, спасибо большое за быстрый ответ. Дело в том, что лицевые счета заводили на каждого работника по договору оказания услуг, но в лицевом счете не указан номер и дата заключения и расторжения договора. Казалось бы можно хранить акты 5лет, но из лицевого счета не видно сколько времени оказывал услуги человек. Если приложить все акты к договору, то логично сформировать дело по дате окончания договора и в примечании указать, что например в следующем году есть еще договор, относящийся к этому человеку. Насколько это правильно и удобно?
Tasha, как вы думаете Ст.654 перечня 2010г. при отсутствии личных дел уведомления об увольнении позволяет присоединить их к трудовым договорам или договорам оказания услуг соответственно, или же их сформировать в отдельное самостоятельное дело?

Если приложить все акты к договору, то логично сформировать дело по дате окончания договора и в примечании указать, что например в следующем году есть еще договор, относящийся к этому человеку. Насколько это правильно и удобно?
По-моему, вносить примечания в завершенные дела будет слишком трудоемко.

Мне известно, когда такие досье раскладывали в пределах года по алфавиту (по фамилиям работников).

Кроме того, ведение учета в электронном виде может всё сильно изменить. Если сделать хорошие внутренние описи формируемых дел в электронном виде, и объединить их в единый ресурс, то задача отыскания нужных договоров может упроститься до неприличия.

как вы думаете Ст.654 перечня 2010г. при отсутствии личных дел уведомления об увольнении позволяет присоединить их к трудовым договорам или договорам оказания услуг соответственно, или же их сформировать в отдельное самостоятельное дело?

Важно, чтобы было понятно, что это документы по трудовой деятельности. Я бы исходила из собственного удобства (и, конечно, посоветовалась бы с кадровиком и юристом) :)

Tasha? Спасибо за участие и советы. Дело в том, что в настоящий момент все уволены (юристы и кадровики в том числе), а документы надо сдать в гос.архив, делаем это впервые, поэтому возникают некоторые вопросы. Речь идет только о формировании дел документов на бамажном носителе.

vBulletin® v3.8.6, Copyright ©2000-2016, Jelsoft Enterprises Ltd. Перевод: zCarot

Предисловие к описи дел по личному составу образец - Файловое хранилище

Или мне необходимо было создать номенклатуру за 20092014 г? Включают в нее в порядке валовой нумерации заголовки документов с постоянным сроком хранения, а также могут войти часть дел с отметкой эпк. Так же как и историческая справка, предисловие к описи составляется при первой обработке документов организации и продолжается при последующих.

Приказы по командировкам в серой зоне законодательства делопроизводство и документооборот на предприятии. Форма реестра приведена в приложении 26 основных правил работы архивов организаций (2002). Подскажите сколько нужно хранить документы по закупкам за 20062009 годы, а также протоколы договорной комиссии? Приказы 01-82 директора оао кориандр по основной деятельности за 2011 год и документы к ним.

В графе примечание к таким делам делается отметка хранить постоянно, впоследствии они отбираются на постоянное хранение. Подскажите, пожалуйста, правильно ли мы составили заголовки в описи дел по личному составу ведомости по начислению заработной платы работникам общества. Составлению предисловия к описи дел фондов, хранящихся в государственных. Правила основные правила работы архивов организаций.

Для остальных исходя из практических соображений (может быть достаточно 1-2 экземпляра). В некоторых случаях, в зависимости от категории и содержания документов, они составляются в краткой форме иванов в. Форма годового раздела описи дел по личному составу.

При этом личные дела и личные карточки вносятся в опись по году увольнения работников, на которых они заведены, и систематизируются по алфавиту.

• В 2010 2011 учебном году в лицее 40 классов-комплектов общей численностью 1092 учащихся.
• Они у нас есть в электронном виде на ресурсе (таких очень много), принцип сортировки-по мероприятиям здравствуйте!
• Предисловие к описи составляется при первой.Как вариант, дело можно назвать в духе ст.

Опись дел постоянного хранения - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле - Портал о документах

Посмотреть образец бланка Посмотреть заполненный образец бланка Скачать бланк Скачать заполненный образец бланка

Опись дел постоянного хранения – систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.

Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.

Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:

• наименование организации
• номер фонда
• порядковый номер
• индекс дела (при наличии номенклатуры дел )
• заголовок дела
• дата дела
• число листов в деле
• примечание (если есть)

В случае передачи документов в государственный архив опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Для этого факт передачи должен быть утвержден руководством и специальной архивной комиссией.

Необходимо указать то наименование организации, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.

Для организаций, являющихся источниками комплектования государственного или муниципального архива, номер фонда присваивают эти архивы. Если организации не являются источниками копмлектования государственного или муниципального архива, то номер фонда присваивает сама организация. В том случае если в организации хранится только один архивный фонд, то эта графа не заполняется. Если несколько архивных фондов, например, документы предшественников или подведомственных организаций, то каждый фонд имеет свой номер согласно поступлению его в архив.

Каждое дело вносится под самостоятельным порядковым номером (включая тома дел). Порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет (но не более 9999 дел).

Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел. При отсутствии номенклатуры, графу необходимо оставить пустой.

Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».

В данной графе указываются крайние даты дел.

Число листов в деле

Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.

В примечании (в случае необходимости) делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.

Предисловия к описи дел постоянного хранения образец

Предисловия к описи дел постоянного хранения своими руками

Пример. Предисловие. К описи предисловия к описи дел постоянного хранения _ дел постоянного хранения за _ год. (Составляется ежегодно к каждой описи дел постоянного хранения).

Для данных целей применяют номенклатуры дел за соответствующие годы или перечни дел с указанием сроков хранения (см. Выше). При этом в каждом структурном подразделении проверяют полноту заведения дел в соответствии с номенклатурой (определяют отсутствие дел согласно номенклатуре) или, наоборот, выявляют фактическое наличие дел, не включенных в номенклатуру дел. Проверяется также правильность формирования и оформления дел.

Форма предисловия к описи дел

Предисловие к описи дел - это описательная часть к описи дел, где. Для учета дел постоянного, временного хранения и по предисловия к описи дел постоянного хранения личному составу. Описи и.

Программа, также, содержит:

На дела временного (менее 10 лет) хранения описи дел обычно не составляют ни в. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие.

Переносимая версия Download Master
Download Master Portable

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения;. Описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при.

Если вы нашли ошибки в программе, а также если вы хотите внести свои предложения по усовершенствованию программы пишите на наш форум.

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда; номер фонда; номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д. содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись. Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в.

Опись дел постоянного хранения строится по годам в соответствии со структурой организации. Предисловие к описи 3 дел постоянного хранения.

Медсправка для поступления в вуз рб
Медсправка для поступления в вуз рб - 4. При выдаче медицинской справки о состоянии здоровья с предоставлением информации об инфицировании вирусом иммунодефицита человека в графе Заключение делается запись: Инфицирован(а) вирусом иммунодефицита человека. 5. При выдаче медицинской справки о состоянии здоровья, подтверждающей отсутствие заболеваний, включенных в перечень заболеваний, представляющих опасность для здоровья населения, в графе Заключение делается запись: Отсутствуют заболевания, включенные.
Заявления о выдачи судебного приказа о невыплате заработной платы
Заявления о выдачи судебного приказа о невыплате заработной платы - Юридические услуги в Тюмени, обращение в суд с иском к работодателю заявления о выдачи судебного приказа о невыплате заработной платы о задержке или невыплате заработной платы эффективный способ защиты нарушенных прав. Если грамотно составить исковое заявление и подобрать пакет необходимых доказательств, то можно получить не только причитающиеся вам долги по заработной плате, но ипроценты.
Заявления чтобы ребенка с продленки отпускали
Заявления чтобы ребенка с продленки отпускали - Обычная школа, продленка бесплатная, НО строго до 17 часов. У нас три раза в неделю спорт. Школа и мне надо в 14 часов забирать ребенка домой и на спорт сразу. Говорят или до 17 или никак. Что делать то, как правильно написать заявление, чтобы разрешили уходить раньше?
Справка о крайней точки по россии
Справка о крайней точки по россии - Отсутствовать в РФ можно не более 180 дней в году суммарно. Год считается с даты принятия решения о выдаче ВНЖ. С справка о крайней точки по россии этой даты есть 60 дней на подачу подтверждения. В отличие от РВП, при ВНЖ не обязательно лично приносить всё в уфмс, а можно отправить по почте. 23:35.
Заявления о взыскании задолженности по договору поставки
Заявления о взыскании задолженности по договору поставки - Калькулятор процентов заявления о взыскании задолженности по договору поставки задолженности по ст. 395 ГК РФ по новым правилам от года.

Правила составления описи дел постоянного хранения. К описи постоянного хранения принято составлять предисловие, в котором описывают.

Государственный, архив российской федерации, составление исторических справок, справочного аппарата к описям дел, методические рекомендации. Одобрено ЭПК ГА РФ, протокол 2 от года. Оглавление.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются.

Игры
12.07.2016, 10:31
Приказа об увольнении статья 77 пункт 5 тк рф
Далее будет статья об упорядочении документов по личному составу. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 309 комментариев).

Музыка
12.07.2016, 10:31
Служебное письмо приглашение на презентацию нового журнала
В данной статье предлагаем вашему вниманию полезную информацию о правилах составления в организации описей дел в различных ситуациях. Наиболее часто в организации возникает необходимость в составлении описей дел: в делопроизводстве при подготовке документов для передачи в архив организации (такие описи называют описями дел структурных подразделений или сдаточными описями дел в архиве при научно-технической обработке дел.

Программы
12.07.2016, 10:31
Штатного расписания на отель в 34 номера
В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки. Документов: описи обработанных и сформированных дел, предисловия к.

Для дома и офиса
12.07.2016, 10:31
4 фсс для ип с инвалидами 2013 год
Как составить опись дел Статьи Секретариат.

Приказ Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г

Продукты и услуги Информационно-правовое обеспечение ПРАЙМ Документы ленты ПРАЙМ Приказ Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218 "Об утверждении Методических рекомендаций по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе"

Обзор документа

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

1. Утвердить Методические рекомендации по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе* .

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.1. Организовать изучение Методических рекомендаций;

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться Методическими рекомендациями .

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

* Далее - "Методические рекомендации".

1. Настоящие Методические рекомендации определяют единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе.

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Категорически не допускается добавление к номерам описей буквенных индексов "а", "б" и т.д.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Описи, содержащие документы по личному составу, имеют номер два.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

- на дела постоянного хранения (приложение N 1 );

- на дела временного (свыше 10 лет) хранения (приложение N 3 ).

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Состав элементов описи

Содержание элементов описи

1. Описательная статья

Порядковый номер единицы хранения; делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; заголовок дела, крайние даты документов, количество листов в единице хранения.

2. Итоговая запись

Учётный элемент описи, в котором указывается количество находящихся на хранении единиц хранения.

Учётный элемент описи для учёта количества листов в описи.

4. Справочный аппарат к описи

Титульный лист, подтитул, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

- заголовок единицы хранения;

- крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

- количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

- указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.

Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

В делах с планами и отчётами ссылка на период (месяц, квартал, полугодие, год), на (за) который они составлены, приводится в заголовках дел.

План работы Управления по вопросам гражданства ФМС России на 2012 год

Отчёты о заграничных командировках работников ФМС России за 2012 год

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Штатное расписание и изменения к нему на 2012 год

Сметы доходов и расходов за 2012 год

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

22 марта 2012 г. - 30 декабря 2012 г.;

14 марта 2012 г.;

В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному

02 - обозначение структурного подразделения;

15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу (приложение N 1 ).

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

Самой широкой должна быть графа описи "заголовок дела", внутри ячейки текст заголовка форматируется по ширине столбца.

Текст печатается шрифтом Arial N 12-14, курсив и подчёркивания не применяются, названия разделов и подразделов описи могут выделяться полужирным шрифтом.

В графах 1 и 2 указываются соответственно порядковые номера и делопроизводственные индексы каждого дела (тома, части), внесённого в опись.

Названия разделов и подразделов описи размещаются в графе 3 "Заголовок дела" на пустых строках, каждое из названий - в разных строках.

Названия разделов описи центрируются.

Размещение названий разделов и подразделов описи в конце страницы не допускается.

Наименования разделов и заголовки дел отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.

Точка в конце заголовка не ставится.

Не допускается переносить часть заголовка на новую страницу, оставляя на прежней странице первые строки.

Крайние даты размещаются в одной ячейке на двух строках: на одной - начальная дата, на второй - конечная дата. Даты так же, как и заголовки дел, должны размещаться на одной странице.

Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

На первом листе описи перед таблицей размещаются реквизиты "наименование органа исполнительной власти" и гриф "УТВЕРЖДАЮ".

Наименование органа исполнительной власти указывается по состоянию на период, за который документы включены в опись.

Если в течение этого периода происходили переименования органа исполнительной власти, то приводится его последнее наименование.

Наименование органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти.

Если в учредительных документах, кроме полного, закреплено и сокращённое наименование органа исполнительной власти, то оно помещается ниже полного или за ним (в скобках).

Итоговая запись включает в себя сведения о фактическом количестве дел, первый и последний номер дел, включённых в опись, а также сведения об особенностях нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров).

"В данный раздел описи внесено 29 (двадцать девять) ед. хр. с N 1 по N 29, в том числе литерные номера: 25 а пропущенные номера: нет".

Итоговая запись к описи дел не выносится на отдельный лист. Обязательно должен предшествовать хотя бы один заголовок дела.

Итоговая запись подписывается составителем описи и ответственным за ведение архивного делопроизводства.

Реквизит "подпись" содержит наименование должности составителя, личную подпись, ее расшифровку, дату.

При выявлении дел, не включённых своевременно в уже утверждённые ЭПК описи, данные дела включаются в соответствующие годовые разделы под литерными номерами.

Например, после дела N 25 вписывается дело N 25а.

При наличии в соответствующем разделе описи свободного места литерное дело вписывается от руки.

При отсутствии в описи свободного места все элементы описательной статьи литерного дела оформляются по форме описи на оборотной стороне листа описи за соответствующий год.

При этом на лицевой стороне в конце годового раздела описи за тот же год делается запись "См. продолжение описи на оборотной стороне листа".

После включения литерных дел или после выявления пропущенных номеров дел составляется новая итоговая запись, при этом старая итоговая запись остаётся без изменений (не исправляется от руки, не зачёркивается, не замазывается "штрихом").

Ниже подписи составителя размещаются грифы согласования с центральной экспертной комиссией ФМС России* или экспертной комиссией территориального органа ФМС России** и утверждения экспертно-проверочной комиссией органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере архивного дела*** .

Печатается опись в четырёх экземплярах.

Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России), в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.

Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

Основные схемы систематизации дел:

- структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

- хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

- функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);

- номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.

Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. приложение N 4 ).

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

По срокам хранения

Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".

Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:

Приказы (распоряжения) по личному составу

Списки личного состава

Карточки по учёту личного состава

Лицевые счета работников и служащих по заработной плате

Невостребованные трудовые книжки

Акты о несчастных случаях

По срокам хранения

Порядок образования дел

Порядок включения дел в опись

Личные дела постоянного хранения (руководителей; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания)

Включаются по году увольнения в разделы описей постоянного хранения

Заводятся и завершаются в делопроизводстве ежегодно (приказы, распоряжения, лицевые счета)

Включаются по году заведения в ежегодные разделы описей по личному составу

Заводятся и ведутся в делопроизводстве более года - переходящие дела (личные карточки, личные дела, невостребованные трудовые книжки и др.)

Включаются по году увольнения в разделы описей по личному составу

Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.

Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. приложение N 5 ).

Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

В заголовках дел с лицевыми счетами, расчётными ведомостями, личными карточками должен быть отражён принцип формирования документов:

- лицевые счета сформированы по алфавитному принципу и по дате увольнения

"Лицевые счета работников ФМС России за 2012 год "А-Л"

- Лицевые счета сформированы по категориям работников

"Лицевые счета государственных гражданских служащих за 2012 год" "Лицевые счета работников за 2012 год"

- документы сформированы в дела по хронологическому принципу

"Лицевые счета работников" июль-декабрь 2012 года

Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за один год, то ссылка на год приводится в графе "дата дела" один раз. Если в деле сформированы лицевые счета за несколько лет, то в графу "дата дела" вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Если за отдельные месяцы лицевые счета отсутствуют, в графе описи "Дата дела (тома, части) следует это отметить.

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Если лицевые счета сформированы персонально на каждого работника, то в заголовке указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже.

Сидорова Анастасия Викторовна

В заголовках комплексных лицевых счетах указываются первые или крайние первые буквы фамилий лиц, документы которых сформированы в данном деле. При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву систематизация документов внутри дел осуществляется до третьей буквы алфавита.

"Лицевые счета государственных гражданских служащих на буквы Каб-Кля"

При описании организационно-распорядительной документации по личному составу в заголовках к описям дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение и т.д.); должность руководителя, подписавшего приказы, вид деятельности; в графе "Дата дела (тома, части)" - число, месяц, год.

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг. то они включаются в раздел описи за 2005 год.

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

В справочный аппарат описи входят:

- титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);

- содержание или оглавление;

- список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

- переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

- полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;

- официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

- номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

- номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);

- название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);

- крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

- указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

- указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;

- указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

- даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

- освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.

14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка состоит из следующих разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда.

1. История фондообразователя включает сведения о:

- возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

- распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

- крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

- задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;

- масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

- месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

- изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;

- структуре органа исполнительной власти и её изменениях.

2. История фонда включает следующие сведения о:

- первой дате поступления документов на хранение;

- количестве дел и крайних датах;

- изменении в составе и объёме фонда и их причинах;

- степени сохранности документов;

- особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

- составе научно-справочного аппарата к фонду.

3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

- составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

- наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

- научно-справочном аппарате к фонду;

- видах носителей информации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

* Далее - "ЦЭК ФМС России".

** Далее - "ЭК территориального органа ФМС России".

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Крайние даты документов ________

В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:

- приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;

- личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;

- лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.

Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

- приказы по личному составу;

Приказы сформированы по номерам.

Номера приказов вынесены в заголовок.

Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

В опись включено 8 дел.

Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4

Старший специалист 2 разряда
отдела делопроизводства
УФМС России по Костромской области

В методических рекомендациях определен единый порядок составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в ФМС России.

Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.

Рекомендации предназначены для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе ФМС России.

Для просмотра актуального текста документа и получения полной информации о вступлении в силу, изменениях и порядке применения документа, воспользуйтесь поиском в Интернет-версии системы ГАРАНТ:

Получите полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня!

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2016. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 107076, г. Москва, ул. Стромынка, д. 19, к. 2, internet@garant.ru .

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3153), adv@garant.ru. Реклама на портале.Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter