Рейтинг: 4.9/5.0 (1908 проголосовавших)Категория: Бланки/Образцы
Главная » Кадровые документы » Приказ о смене фамилии сотрудника
Приказ о смене фамилии сотрудникаОтдел или служба кадров любого предприятия несет ответственность за корректность и своевременное внесение сведений об изменении персональных данных работника, к которым относится фамилия. Ее смена может быть проведена в силу самых разных причин: при заключении или расторжении брака, выражении собственного волеизъявления гражданина и пр.
Все документы, где присутствуют персональные сведения сотрудника, в случае изменения его фамилии будут подлежать переоформлению. Порядок в такой ситуации предусматривает необходимость подачи работником, изменившим фамилию, заявления в письменном виде и свободной форме, с приложением копий подтверждающих данный факт свидетельств и документов. На основании этого по предприятию издается приказ о смене фамилии сотрудника и как следствие — переоформлении всех необходимых документов.
Структура приказаПриказ о смене фамилии составляется в свободной форме, с соблюдением общих правил и требований к составлению распорядительных документов, и имеет:
Перечень основных документов, требующих корректировки и изменений при смене персональных данных, включает:
Кроме прочего сотруднику должно быть выдано страховое свидетельство (по форме ПУ-4).
Порядок внесения измененийИзменения в трудовую книжку вносятся следующим образом: ответственный работник кадров одной прямой линией перечеркивает устаревшие данные и рядом делает новую запись. На внутренней стороне обложки должна быть проставлена отметка о документе, на основании которого произошла смена фамилии. Все корректировки и изменения заверяются работником кадровой службы, с указанием даты и личной подписью.
Внесение новых сведений в трудовой договор (соглашения) проводится посредством составления дополнительного приложения. Однако лучшим способом корректировки данных будет изменение самого текста договора, что определено статьей 57 ТК РФ.
Поделитесь с коллегами:
19 декабря 2012, просмотров: 84263, Раздел: Документы
Если работник предприятия сменил фамилию. то данное изменение нужно внести во все без исключения документы, в которых имеются его персональные данные. Изменение фамилии работника могло произойти по следующим причинам:
1. Расторжение или заключение брака.
2. Личное желание работника.
После смены фамилии работника, во всех документах, где содержалась информация о его прошлой фамилии, проводят изменение данных. Это изменение происходит на основе заявления от работника, сменившего фамилию. Данный документ составляется в свободной форме от руки или печатается на бумаге. К заявлению об изменении фамилии работника прилагаются копии документов, которые подтверждают данный факт.
После руководитель предприятия или отдел кадров, основываясь на документах, которые были предоставлены работником, издает приказ о смене фамилии работника. Он составляется в свободной форме.
Структура данного документа выгладит так:
1. Шапка приказа об изменении фамилии работника.
2. Заголовок.
3. Преамбула. Здесь указывается на основе, каких документов был составлен приказ.
4. Распорядительная часть. Здесь нужно указать, что специалист отдела кадров должен будет внести необходимые изменения в документы, и указать перечень данных документов.
5. Реквизиты визирования приказа.
Смена фамилии работника требует внесения изменения в следующий ряд документов:
1. Трудовая книжка.
2. Книга учета движения трудовых книжек.
3. Личная карточка сотрудника.
4. Лицевой счет.
5. И так далее.
Во время смены фамилии кадровик должен в трудовой книжки работника зачеркнуть данные со старой фамилией и внести новые данные, а на внутренней стороне обложки данного документа должна быть указана ссылка, которая служит основанием для его действий.
После вынесения приказа о смене фамилии работника производятся изменения в форме Т-2, которые должны быть обязательно заверены подписью кадровика, а также должна быть указана дата внесения изменений в личную карточку сотрудника.
А к трудовом договору, в этом случаи, составляется приложении или же соглашение. Но в статье пятьдесят седьмой ТК сказано, что лучше всего новые сведения внести в сам трудовой договор.
Сделай доброе дело, поделись с друзьями:
При изменении фамилии работника предприятия, необходимо внести изменения во все документы, где содержатся его персональные данные. Поменять свою фамилию работник мог по следующим причинам:
Внесение изменений в документах, где содержится прошлая фамилия сотрудника, производятся на основании заявления или приказа от сотрудника о смене фамили, которое им составляется в печатной или рукописной форме. К заявлению прикладываются копии всех документов, подтверждающие факт изменения персональных данных. Заявление составляется в свободной форме.
Далее, основываясь на предоставленные сотрудником документы, руководителем предприятия или отделом кадров издается приказ об изменении фамилии работника в свободной форме.
По структуре такой приказ об изменеии фамилии выглядит следующим образом:Изменения в связи со сменой фамилии сотрудника потребуется внести в следующие документы: в трудовую книжку и книгу учета их движения, личную карточку работника, лицевой счет, трудовой договор и др. Кроме того, сотруднику необходимо получить страховое свидетельство формы ПУ4.
При смене фамилии сотрудника в трудовой книжке кадровик зачеркивает старую запись одной линией и вносит новую запись. Ссылка на документ, который служит для основания такого действия со стороны кадровика, указывается на внутренней стороне обложки.
Изменения в форме Т-2 должны быть заверены кадровиком с указанием даты внесения в личную карточку сотрудника изменений.
Что касаемо изменений в трудовом договоре, то в данном случае оформляется приложение к договору или соглашение. Но статья 57 Трудового кодекса указывает нам на то, что правильней будет недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора.
Частенько в работе кадровика возникает вопрос: «А нужен ли приказ о смене фамилии сотрудника?» Ответ однозначный: нужен! Причем одним лишь приказом в данном случае не отделаешься.
Из-за смены фамилии (имени) придется внести определенные коррективы во многие документы. Но на то должны быть законные основания. И одного лишь устного сообщения от работника мало.
Итак, необходимо взять заявление у сотрудника на имя директора с пожеланием внести изменения в документы. К нему обязательно должны быть приложены ксерокопии документов, которые подтверждают факт смены фамилии (паспорт, свидетельство о браке и т. д.). Подлинники предъявляются в оригинале.
Далее следует издать приказ о смене фамилии за подписью директора. Обязательно нужно будет ознакомить под роспись с документом самого работника.
Есть один нюанс. А какой же датой оформить приказ? Свидетельство о браке выдавалось одним числом, паспорт меняется еще пару недель… Соответственно, и дата в нем другая. И работник может документы принести в любой момент.
Так вот, приказ о смене фамилии сотрудника нужно оформлять в тот день, когда ему выдали новый паспорт, ведь изменения в большинство деловых бумаг всегда вносятся на основании именно этого документа.
Данный документ относится к группе приказов по личному составу. Строгих требований к его написанию нет. Документ можно составить в произвольной форме, естественно, учитывая общие требования нормативно-правовых актов по подготовке и изданию приказов.
Как оформлять приказ о смене фамилии сотрудника? Образец, представленный ниже, поможет разобраться в этом вопросе.
г. Иваново «___» ________ 2015 г.
Об изменении учетных данных
В связи со сменой фамилии сотрудницы Петровой Н. Н. приказываю:
1. Внести изменения в учетные документы работника с 01.01.2015 г. изменить фамилию с Петровой на Васечкину в связи со вступлением в брак.
Директор предприятия _______________
Какие еще документы нуждаются в изменениях?Следует заметить, что при смене сотрудником фамилии нужно внести коррективы еще в ряд документов:
Заменить необходимо свидетельство пенсионного страхования и зарплатную карточку работника.
Исправление фамилии в трудовой книжке необходимо сделать обязательно. Порядок изменений установлен инструкцией № 30. Все коррективы вносит последний работодатель на основании подтверждающих документов с указанием номеров и дат.
Исправления вносятся на первой странице трудовой. Одной чертой зачеркивается старая фамилия, и над ней вписывают новую. Ссылка на документ указывается на внутренней стороне обложки. Все это заверяется подписью и печатью.
Такая процедура может повторяться неоднократно при новых случаях смены фамилии.
Приказ о смене фамилии сотрудника является основанием для исправлений в личной карточке работника.
Ну и, наконец, изменить следует данные и в трудовом договоре. Однозначных указаний и норм относительно того, как это правильно сделать, нет. Хотя чаще всего используются два варианта. В первом можно к трудовому договору оформить дополнительное соглашение. Там перечислить по пунктам, какие вносятся изменения.
Второй вариант более сложный. Нужно внести коррективы прямо в сам трудовой договор. Причем в оба экземпляра.
Вот такие изменения в документах влечет за собой, казалось бы, простая смена фамилии сотрудника. Но о них нужно всегда помнить кадровику, чтобы не возникла ситуация, при которой один и тот же человек в разных документах будет проходить под разными фамилиями.
Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 (далее «Инструкция»).
Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее «Правила»).
1. Предоставление работницей свидетельства о заключении брака и паспорта на новую фамилию.
Паспорт необходим, т.к. именно на основании этого документа заполняется титульный лист трудовой книжки, а свидетельство о заключении брака подтверждает изменение фамилии.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений в документы в связи со сменой фамилии.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия паспорта и копия свидетельства о заключении брака. Рекомендуется также снять копии для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений в анкетно-биографические данные. Ознакомление работницы с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Не забудьте исправить фамилию в личной карточке работника № Т-2.
Аналогичным образом вносятся изменения при расторжении брака.
Если из-за неоднократной смены фамилии на титульном листе не осталось места для внесения новой записи, то в соответствии с пунктом 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, можно оформить вкладыш к трудовой книжке, в который и будут внесены новые сведения.
1. Предоставление работником документа об образовании.
2. Подача заявления с просьбой о внесении изменений или дополнении сведений об образовании в документы.
Заявление составляется в свободной форме. К заявлению подкалывается копия документа об образовании. Рекомендуется также снять копию для личного дела.
3. Издание приказа о внесении изменений или дополнении сведений об образовании. Ознакомление работника с приказом.
Унифицированной формы данного приказа законодательством не предусмотрено, поэтому составляется он в произвольной форме.
4. Внесение изменений в трудовую книжку и другие документы.
Не забудьте внести изменения / дополнения в личную карточку работника № Т-2.
Директору ООО "Лира"
Прокофьеву А.М.
Руководителя канцелярии
Соколовой С.И.
Прошу изменить в учетных документах фамилию "Соколова" на Акулову в связи со вступлением в брак.
Копию свидетельства о браке прилагаю.
27.10.2009 Соколова С.И. Соколова
Общество с ограниченной ответственностью "Лира"
Приказ
17.11.2009 N 127
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии руководителя канцелярии Соколовой С.И.
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию руководителя канцелярии Соколовой Светланы Ивановны на Акулову в связи с вступлением в брак.
Основания:
1. Заявление Соколовой С.И. от 27.10.2009.
2. Копия свидетельства о заключении брака С1 N 230258981, выданного Измайловским отделом загс Управления загс Москвы 24 октября 2009 г.
Директор Прокофьев А.М. Прокофьев
Начальник отдела кадров Главный бухгалтер
Власов С.П. Власов Попова О.Н. Попова
17.11.2009 17.11.2009
С приказом ознакомлена:
Руководитель канцелярии
Соколова С.И. Соколова
18 ноября 2009 г.
Подскажите, если сотрудница меняет фамилию, мне нужно издавать какой-то приказ о смене фамилии?:confused:
Воспользуйтесь этим http://kadrovik-info.ru/. Используйте там поисковик.
Журнал «Главбух» №11, июнь 2010
Нештатная ситуация: работник сменил фамилию
С. Амплеева
эксперт журнала «Главбух»
Как выйти из положения:
Новую фамилию работника надо занести в трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку и многие другие кадровые и бухгалтерские документы. Кроме того, важно не забыть переоформить для сотрудника пенсионное свидетельство и медицинский полис.
Взять с сотрудника заявление и оформить приказ
Разумеется, из-за смены фамилии работника (а может быть, и имени) придется вносить изменения во многие документы. Но чтобы на то появились законные основания, устного сообщения сотрудника недостаточно. Нужны письменные доказательства.
Итак, с человека, недавно сменившего фамилию, возьмите сначала заявление на имя руководителя компании с просьбой внести изменения в соответствующие документы. При этом снимите копии с нового паспорта сотрудника и с бумаг, подтверждающих смену его личных данных. Зачастую это свидетельства о браке или разводе. Но может быть и просто свидетельство об изменении фамилии, имени или отчества, выданное отделом ЗАГСа.
Копии заверьте печатью организации и своей подписью (если вы выполняете функции начальника отдела кадров). Потом вы их подошьете в личное дело работника.
Теперь надо издать приказ об изменении анкетных данных сотрудника за подписью руководителя. Строго установленной формы для такого приказа нет. Ваша воля составить его так, как посчитаете нужным. Только обязательно перечислите и старые, и новые данные работника, а также реквизиты тех документов, копии которых вы недавно сделали.
Чтобы вам помочь, в этой статье мы разместили примерный образец приказа. Да, и не забудьте ознакомить с документом под роспись самого работника.
Исправить личные данные в трудовом договоре
Безусловно, фамилию и паспортные данные работника в трудовом договоре надо исправить на новые. Но четких правил, как это сделать, в законодательстве нет. Предлагаем на ваш выбор два варианта.
Первый вариант. Можно составить к трудовому договору дополнительное соглашение, где прописать, что с такой-то даты (например, с даты издания приказа) договор следует читать в новой редакции. И перечислить, где по тексту контракта вносятся изменения или просто изложить его с учетом новых персональных данных.
Вообще закон, а точнее, статья 72 Трудового кодекса РФ, не требует в подобных случаях заключать соглашение. Ведь, по сути, условия самого трудового договора остаются прежними. В то же время, подписав дополнительное соглашение, вы точно ничего не нарушите.
Второй вариант более трудоемкий. Вносить исправления надо прямо в текст трудового договора. Причем в экземпляре работника тоже.
Устаревшую фамилию от руки нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать. Затем сверху или сбоку вписать новые сведения. Здесь же надо уместить на– именование и реквизиты документа, который явился основанием для исправлений (допустим, свидетельства о заключении брака). Рядом, на полях, сделать запись «Исправлено», поставить дату внесения изменений и свою подпись.
Печать в данном случае не потребуется. Раздел «Реквизиты сторон» тоже поправьте – там будут уже новые паспортные данные работника.
Внести изменения в трудовую книжку
Исправить фамилию в трудовой книжке надо обязательно. На то есть требования пункта 2.3 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Там же написано, как правильно это сделать.
Принцип вам уже знаком. Прежнюю запись аккуратно зачеркните, чтобы она осталась легкочитаемой, а сверху (или рядом, где есть место) запишите новую фамилию. На внутренней стороне обложки трудовой книжки надо пояснить, на основании каких документов были внесены изменения, указав их номера и даты. Данную запись обязательно заверьте печатью организации (кадровой службы) и своей подписью, если именно вы ответственны за ведение книжек (см. наглядный пример).
Исправить данные о работнике в личной карточке и других документах
Итак, вы уже сделали немало: на основании заявления работника, копий нового паспорта и свидетельства составили приказ, исправили текст трудового договора (или заключили допсоглашение к нему), внесли изменения в трудовую книжку. Но это еще не все, а только половина пути. Теперь перед вами должны быть следующие документы:
– личная карточка работника (форма № T-2);
– лицевой счет (формы № Т-54, Т-54А);
– книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
– график отпусков (форма № Т-7);
– табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы № Т-12, Т-13);
– налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ);
– карточка индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов.
В этих регистрах придется тоже менять анкетные данные человека. Хорошо, если кадровый учет, также как и расчет зарплаты, вы ведете в электронном виде – это упростит задачу. Достаточно в базе один раз изменить фамилию работника, и соответствующие исправления будут автоматически внесены во все документы. Вам останется только удостовериться, везде ли, где нужно, программа заменила данные.
Если какие-то регистры вы ведете традиционно на бумаге, используйте привычный метод. Старые данные зачеркните, впишите новые с соответствующей ссылкой на документ и заверьте своей подписью.
Переоформить пенсионную карточку и полис медстрахования
Надо вспомнить и о тех документах, которые есть на руках у работника, но их оформление ложится на плечи работодателя (точнее, бухгалтера-кадровика). Главным образом речь идет о свидетельстве пенсионного страхования и медицинском полисе. Их надо переоформить, если застрахованный работник меняет личные данные, в том числе фамилию.
Сначала скажем про пенсионную карточку. В территориальное отделение Пенсионного фонда вам надо подать:
– заявление об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2), подписанное работником;
– опись документов по форме АДВ-6.
Сотрудники фонда в течение месяца примут решение об обмене карточки и направят вам новую. Как только придет переоформленное свидетельство, в недельный срок выдайте его сотруднику. Вместе с карточкой будет еще сопроводительная ведомость – пусть в ней работник распишется, когда заберет у вас свидетельство. После этого не забудьте в течение месяца отправить ведомость обратно в отделение ПФР.
В то время, пока в фонде оформляют новую пенсионную карточку, позаботьтесь об обмене медицинского полиса. Вид страхования – добровольный или обязательный – здесь не важен. О том, что один из ваших работников сменил фамилию, сообщите в страховую компанию, выдавшую полис. Там вам скажут точно, какие документы предоставить. В итоге изготовят полис с обновленными данными.
Snaiper Web Studio
"Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2008, N 4
Вопрос: Сотрудница отдела логистики вышла замуж и сменила фамилию (была Астахова, стала Рычкова). Как правильно оформить процедуру смены фамилии в учетных документах?
Н.А.Поликутина, г. Кимры
Ответ: К сожалению, в законодательстве прописана только процедура внесения изменений в трудовую книжку и в личную карточку работника. А вот как оформить все остальное - нигде не сказано: ни в законах, ни в разъяснениях ведомств. Поэтому предложенная нами процедура оформления - не более чем рекомендация. Однако мы постараемся подкрепить наши доводы аргументами из практики и из законодательства.
Итак, при смене фамилии работника потребуется внести изменения:
- в трудовую книжку;
- в книгу учета движения трудовых книжек;
- в личную карточку работника (форма N Т-2);
- в лицевой счет (форма N Т-54);
- в трудовой договор.
Кроме того, нужно будет получить новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования.
Основаниями для внесения соответствующих изменений в перечисленные документы будут:
- свидетельство о заключении брака,
- паспорт с новыми данными.
Спор вызывает необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учетных документах и издания соответствующего приказа. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют все же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников трудовой инспекции (как правило, при проверке они требуют эти документы). Мы придерживаемся данной точки зрения, поэтому ниже мы покажем, как можно оформить заявление и приказ. Повторяем, что утвержденной формы этих документов не существует, но общие правила их составления соблюдать нужно.
Начнем с заявления (см. пример 1).
Генеральному директору ООО "Ламбада"
начальника отдела логистики
Прошу изменить в учетных документах фамилию Астахова на Рычкову в связи со вступлением в брак. Копию свидетельства о браке С1 N Ва555 прилагаю.
24.03.2008 Астахова С.С. Астахова
Учтите: заявление необходимо подписывать прежней фамилией, поскольку работником организации является пока Астахова, а не Рычкова.
Далее на основании заявления работника, копии свидетельства о заключении брака и нового паспорта работника руководитель организации должен издать приказ об изменении фамилии сотрудника в учетных документах (см. пример 2).
Общество с ограниченной ответственностью "Ламбада"
Об изменении фамилии
В связи со сменой фамилии начальника отдела логистики Астаховой С.С.
Изменить в учетных документах организации и в трудовой книжке работника фамилию начальника отдела логистики Астаховой Светланы Сергеевны на фамилию Рычкова в связи со вступлением в брак.
Основание: заявление Астаховой С.С. от 24.03.2008; копия свидетельства С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области; паспорт серии 4607 N 018888, выданный 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Чижевский Л.Ю. Чижевский
С приказом ознакомлена: начальник отдела логистики Астахова С.С. Астахова
При составлении указанных документов может возникнуть вопрос: каким числом должен быть составлен приказ об изменении фамилии? Ведь свидетельство о заключении брака датировано днем свадьбы, а новый паспорт выдается как минимум через одну-две недели, и дата выдачи в нем стоит уже другая. К тому же работник может принести все эти документы гораздо позже даты их выдачи (например, только после длительного отпуска - медовый месяц, знаете ли).
По нашему мнению, приказ об изменении фамилии следует составить в день, когда работник получит новый паспорт. Поясним почему. В трудовую книжку можно вносить изменения на основании свидетельства о заключении брака (об этом сказано в п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225)), чего нельзя сказать о внесении изменений в учетные документы. Например, ту же личную карточку заполняют на основании документа, удостоверяющего личность работника, в частности паспорта (см. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Поэтому, на наш взгляд, вносить изменения в этот и другие учетные документы следует именно на основании нового паспорта.
Теперь рассмотрим саму процедуру внесения правок в документы.
1. Как уже было сказано, изменение записей о фамилии работника в трудовую книжку нужно производить на основании паспорта либо свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Это должен сделать работодатель по последнему месту работы сотрудника. Об этом говорится в п. 26 Постановления N 225.
Пункт 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69, разъясняет технологию внесения подобных изменений в трудовую книжку. На первой странице (титульном листе) трудовой книжки одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и рядом разборчивым почерком вносятся новые данные. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается следующая запись: "Фамилия Астахова изменена на фамилию Рычкова на основании свидетельства о заключении брака С1 N Ва555, выданного 18.03.2008 Куровским ОЗАГС Орехово-Зуевского района Московской области".
Ниже ставится подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (в частности, кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.
2. Много споров вызывает вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор и об оформлении этой процедуры. Одни специалисты считают, что следует заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, другие опровергают эту точку зрения, говоря, что фамилия (как это ни странно звучит) не является обязательным условием трудового договора, поэтому закон не требует заключения никакого дополнительного соглашения при ее изменении. Тем более о чем будут договариваться стороны в соглашении? Об изменении фамилии? Да, звучит нелепо, но тем не менее мы все же советуем внести изменения в трудовой договор. Свое мнение поясним на примере. Допустим, трудовой договор с работницей, поменявшей фамилию, не был изменен. Через некоторое время возникла необходимость в заключении дополнительного соглашения с работником (например, изменилось место работы). В дополнительном соглашении к трудовому договору с работником Астаховой уже будет указана новая фамилия (Рычкова). Получится путаница (прежде всего для самих кадровиков): трудовой договор заключен с Астаховой, а дополнительное соглашение к нему - уже с Рычковой.
Также можно провести аналогию с гражданским правом, где предусмотрено, что соглашение об изменении или о расторжении договора совершается в той же форме, что и договор (то есть в нашем случае - в письменной).
Поэтому ради удобства мы рекомендуем составить документ, который можно называть "Изменение к трудовому договору". Его следует составить на основании нового паспорта работника, поскольку внести изменения нужно будет и в паспортные данные работника. Также рекомендуем приложить к трудовому договору копии приказа, свидетельства о заключении брака и нового паспорта.
Образец оформления такого документа приведен ниже:
к трудовому договору N 11 от 15 марта 2006 года
г. Москва 04.04.2008
Общество с ограниченной ответственностью "Ламбада", именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице генерального директора Чижевского Леонида Юрьевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Астахова Светлана Сергеевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, пришли к следующему соглашению:
1. Изменить в трудовом договоре фамилию Астахова на фамилию Рычкова.
2. Считать действительными паспортные данные в следующей редакции:
паспорт серии 4607 N 018888 выдан 04.04.2008 1 ГОМ УВД Москвы.
Генеральный директор Начальник
ООО "Ламбада" отдела логистики
Л.Ю. Чижевский Астахова С.С.
3. Процедура внесения изменений в личную карточку работника (форму Т-2) прописана в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Там сказано, что в документ вносятся новые данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. Представляется, что внесение изменений в остальные документы следует производить аналогичным образом.
4. Не забудьте поменять страховое пенсионное свидетельство. Для этого необходимо заполнить заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2, утвержденной Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению". Образец заполнения указанного заявления см. в примере 4.
Форма АДВ-2 Код по ОКУД ¦ ¦
Заявление об обмене страхового свидетельства
Заполняется застрахованным лицом печатными буквами
¦Ф.И.О. указанные в страховом свидетельстве ¦
Каждый человек в нашей стране, согласно законодательству, может воспользоваться своим правом и поменять фамилию или имя. Чаще всего это делают женщины, которые либо выходят замуж, либо расторгают брак. На фирме все персональные данные сотрудника отражаются во многих документах организации, которые в обязательном порядке необходимо, при предъявлении подтверждения, откорректировать.
Порядок применения приказаЕсли работник внес изменения в свои персональные данные, он должен представить в отдел кадров заявление о смене фамилии, копию нового паспорта и подтверждающие документы, являющиеся основанием для изменения (например, свидетельство о браке). Заявление создается в свободной форме согласно установленным правилам, на бумаге от руки или в печатном варианте. Его можно написать до получения нового паспорта на основании подтверждающих документов, а позже представить его копию.
Чтобы оформить новые персональные данные в компании, руководителю нужно выпустить приказ об изменении фамилии. Его проект подготавливается работником кадровой службы и передается на утверждение директору организации. После этого приказ фиксируется в книге регистрации приказов. С данным распоряжением необходимо ознакомить под роспись сотрудника. Приказ о смене фамилии копируется, и его экземпляры передаются всем должностным лицам, которым необходима данная информация.
Порядок внесения изменений в документы
На основании данного приказа инспектор по кадрам производит внесение изменений в документы компании. Прежде всего, это трудовая книжка работника, журнал учета трудовых книжек, личная карточка работника или лицевой счет, график отпусков. Смену фамилии необходимо отразить и в трудовом договоре. для этого с сотрудником заключается дополнительное соглашение, в котором прописывается это изменение. Однако нужно помнить, что новое соглашение можно составить только на основании паспорта с уже измененными персональными данными.
Также корректировки вносятся в электронные базы по кадровому учету, начислению и выплате заработной платы. Конкретно что менять при смене фамилии, можно узнать, отследив, чем именно на предприятии занимается работник, посмотрев его должностную инструкцию (например, он может быть назначен ответственным за какой-то участок работы). Иногда данное событие требует изменение штатного расписания или издание приказа о внесении изменений в ранее действующие приказы. или, вообще, оформление нового распоряжения.
Помимо создаваемых документов в кадровом учете организации у него присутствуют и выданные отделением ФНС и ПФР, поэтому возникает вопрос: «Нужно ли менять ИНН при смене фамилии и номер СНИЛС?». Многие сотрудники забывают об этом, и тогда проблемы возникают у предприятия в отчетный период при сдаче сведений, содержащих эти номера (2-НДФЛ, сведения на работников в ПФР). Отметим, что номера СНИЛС и ИНН при смене фамилии не изменяются, но в соответствующих органах нужно откорректировать персональные данные, чтобы они соответствовали друг другу.
Надо также напомнить сотруднику о получении новой банковской карты, если заработная плата перечисляется в безналичном порядке. Вносить изменения в аттестаты и дипломы о получении образования необязательно. Они действительны при предъявлении подтверждающих смену фамилии документов, например, свидетельства о браке.
Как правильно составить приказ о смене фамилии
Приказ оформляется на фирменном бланке. который должен содержать название организации, ее адрес и реквизиты. Далее, указывается наименование документа, его номер по порядку, место оформления и дата составления.
Ниже заполняется заголовок распоряжения, который должен отражать суть данного события.
В преамбуле приказа желательно указывать основания для его издания.
В распорядительной части записываются должность и личные данные работника, сменившего фамилию, перечень документов, в которые нужно внести исправления. А также дата, до которой необходимо это сделать.
Здесь же должна быть предусмотрена запись об обязательном уведомлении работника о необходимости изменения ИНН, СНИЛС, банковской карточки.
В приказе нужно обозначить ответственное лицо, которое должно контролировать его исполнение.
Документ подписывается директором компании с расшифровкой его должности и личных данных. После ознакомления его визируют работник, сменивший фамилию, и ответственное лицо с указанием их должностей и Ф.И.О.
НюансыВ случае когда работник, сменивший персональные данные, работает на основании доверенности с контрагентами компании, в приказе нужно предусмотреть обязанность уведомить об этом их.
Если смену персональных данных осуществляет лицо, являющееся главным бухгалтером или руководителем фирмы, то обязательно нужно подавать соответствующие сведения в налоговую, чтобы внести исправления в регистрационные данные.
Образец приказ о смене фамилии сотрудника
