Должностная инструкция секретаря школы

1. Общие положения должностной инструкции секретаря школы
1.1. Данная должностная инструкция секретаря школы разработана в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, квалификационной характеристикой секретаря учебной части общеобразовательного учреждения (далее – секретаря). При составлении данной инструкции был учтен приказ Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. №761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «квалификационные характеристики должностей работников образования» (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 31.05.2011 №448н).
При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтены также Примерные рекомендации об организации службы охраны труда в образовательном учреждении системы Министерства образования РФ, утвержденные приказом Министерства образования Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 92.
1.2. Секретарь образовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.
1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору образовательного учреждения.
1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:
- уставом образовательного учреждения;
- трудовым договором;
- всеми приказами и распоряжениями директора образовательного учреждения;
- законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
- данной должностной инструкцией секретаря руководителя школы;
- всеми нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства;
- утвержденной инструкцией по охране труда секретаря в школе ;
1.6. Секретарь школы обязан знать:
- структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
- государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила орфографии и пунктуации русского языка;
- правила эксплуатации оргтехники;
- правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
- правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
- технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
- правила деловой переписки;
- правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
Секретарь должен знать свою должностную инструкцию секретаря директора школы.

2. Функции секретаря образовательного учреждения
2.1. Основными направлениями в работе секретаря школы являются:
- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;
- ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности секретаря школы
3.1. Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:
- прием всей поступающей в образовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
- ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;
- предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;
- оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников образовательного учреждения;
- подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;
- оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;
- ведение алфавитного журнала всех учащихся;
- выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;
- контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками образовательного учреждения;
- составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;
- ведение контроля исполнения сотрудниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;
- вызов сотрудников и учащихся по поручению директора образовательного учреждения;
- выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников образовательного учреждения, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);
- контроль обеспечения директора образовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;
- формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;
- прием личных заявлений сотрудников образовательного учреждения, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;
- выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы. соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;
- организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.
3.2. Секретарь школы должен вести работу:
- в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;
- в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права секретаря образовательного учреждения
4.1. Секретарь школы имеет право:
- получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;
- принимать участие в обсуждении на форуме любой темы, связанной с учебно-воспитательным процессом и процессом управления образовательным учреждением.
- запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях - и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений; привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;
- требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
- визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;
- знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда;
- вносить на рассмотрение администрации образовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность секретаря школы
5.1. Секретарь несет ответственность:
- дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции секретаря школы, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;
- административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностную инструкцию секретаря школы разработал:
«___»____20___г. __________ (______________________)

С должностной инструкцией ознакомлен(а), второй экземпляр получил (а)
«___»____20___г. __________ (______________________)

Если страница Вам понравилась, поделитесь ссылкой с друзьями:

Мы будем благодарны, если Вы установите на своем сайте нашу ссылочку!

Designed by Nikolay Andreychuk.

Должностная инструкция секретаря школы (образец)

Должностная инструкция секретаря школыпредставляет собой документ, которые включает в себя перечень прав, обязанностей и основных направлений работы данного сотрудника. Инструкция утверждается руководителем образовательного учреждения и передается работнику на ознакомление. О том, как правильно ее составить, расскажем в статье далее.

Как правило, должностная инструкция секретаря в школе включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения. В этой части документа указывается наименование должности и подразделения — места работы сотрудника в соответствии с утвержденным в организации штатным расписанием, информация о порядке утверждения на должность и снятия с нее, а также определяется порядок замещения служащего в случае его отсутствия. При желании разработчик документа вправе прописать перечень документов, нормативных или локальных актов, с которыми секретарь должен быть ознакомлен, чтобы впоследствии руководствоваться их положениями в своей работе.
2. Функции. В этом разделе определяются направления деятельности секретаря школы. В частности, речь может идти:
   • о работе с документами (включая их архивирование);
   • обеспечении работы канцелярии;
   • выполнении технических функций, которые связаны с обеспечением работы директора и его заместителей.
3. Должностные обязанности. В этом разделе указываются обязанности секретаря школы. Например, здесь может быть сказано, что он:
   • организует переговоры директора школы (в том числе телефонные);
   • составляет график текущей и перспективной работы;
   • работает с почтой;
   • ведет делопроизводство;
   • составляет документы по указанию непосредственного руководителя;
   • следит за обеспечением директора канцелярскими и иными принадлежностями, которые необходимы тому для работы;
   • осуществляет работу по подготовке и проведению собраний, конференций и выступлений директора;
   • организует прием посетителей и подготовку ответов на жалобы;
   • получает от директора школы задания и выполняет их;
   • принимает информацию по переговорным и иным устройствам и т. д.
4. Права. Так как секретарь имеет комплекс прав, которые позволяют ему должным образом выполнять возложенные на него обязанности, необходимо отразить их в соответствующем разделе инструкции. Например, здесь может быть указано, что секретарь правомочен:
   • запрашивать от ответственных лиц информацию для директора;
   • привлекать работников учебного заведения для выполнения поручений руководителя организации;
   • отправлять на доработку проекты документов, которые приходят по почте к директору;
   • визировать тексты бумаг, которые проходят экспертизу;
   • вносить на рассмотрение совета школы предложения по улучшению работы с документами и т. д.
5. Ответственность. Раздел включает в себя перечень видов ответственности, которые работник несет за ненадлежащее исполнение (или неисполнение) своих должностных обязанностей и нарушение требований законодательства. Речь обычно идет о материальной, дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.
6. Режим работы. Эта часть должностной инструкции должна содержать особенности графика сотрудника. Например, могут быть определены моменты, касающиеся ненормированного рабочего дня или сокращенной рабочей недели.
7. Взаимоотношения и связи. В разделе определяется порядок взаимодействия секретаря с остальными работниками школы.

Примечание: нами представлен примерный вариант структуры должностной инструкции секретаря в школе. Так как законодатель не устанавливает требований к содержанию документов такого рода, работодатель вправе утвердить свою структуру инструкции, добавив или удалив разделы.

Текст должностной инструкции разрабатывается специалистом отдела кадров или лицом, отвечающим за охрану труда в организации. После этого документ передается на согласование непосредственному руководителю секретаря, чтобы тот при необходимости внес свои коррективы и предложения. Затем идет обсуждение всех замечаний и передача готового текста на утверждение руководителю организации.

После того как инструкция утверждена, с ней необходимо ознакомить работника. Новых сотрудников при этом знакомят с текстом еще при приеме на работу. Как правило, к инструкции прилагается лист ознакомления, в котором сотрудник ставит подпись и указывает дату. В случае отказа от подписи об этом составляется соответствующий акт. После ознакомления оригинал инструкции обычно хранится у работодателя, работник же получает на руки заверенную копию.

При необходимости внесения изменений в документ работник должен быть уведомлен об этом заранее. Более того, без его письменного согласия на это новый документ не будет иметь юридической силы.

В заключение осталось напомнить, что должностная инструкция секретаря в школе, как и любая другая, разрабатывается для должности, а не для конкретного сотрудника, поэтому указание в ней биографических данных или иных индивидуальных параметров неуместно. Образец должностной инструкции секретаря школы вы можете найти на нашем сайте.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя предприятия и школы, образец

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя – документ организационно-распорядительного характера. Он регулирует работу сотрудника и устанавливает его обязанности и права.

Законодательством предусмотрены нормативные акты, содержащие указания по составлению инструкций, часть из которых являются обязательными.

В Едином квалификационном справочнике не указан секретарь-делопроизводитель, поэтому при создании инструкции рекомендуется использовать описания схожих по профилю профессий (администратора, референта и машинистки). Общие требования к кандидату на указанную должность выглядят так:

1. Умение работать с документацией. Сюда входит обработка корреспонденции (прием, отправление, оформление, регистрация и распределение) и ведение журналов учета.
2. Грамотность.
3. Знание делового языка и офисного этикета.
4. Навыки обращения с оргтехникой и программным обеспечением.
5. Способность к пониманию стандартов и ГОСТов.

Нередко к этому списку добавляют другие пункты, что допускается законами о трудовом праве.

Дополнительные требования зависят от специфики деятельности предприятия, объема работы и штатного расписания.

Например, для фирм, работающих с иностранными партнерами актуально свободное владение английским или другим языком.

Эта профессия относится к категории специалистов и работников секретариата, квалификация которых должна быть соответствующей. Секретарю-делопроизводителю достаточно получить диплом о начальном профессиональном образовании или пройти подготовительные курсы после окончания 11-ти классов средней школы. Если сотрудник выполняет часть обязанностей референта или помощника руководителя, тогда ему необходимо иметь высшее образование или начальное совместно с опытом работы.

Детально и доступно о должности секретаря-делопроизводителя и его основных обязанностях рассказано в следующем видео:

Регламентирующие документы для создания инструкции – действующие справочники, классификаторы и методички.

На официальных сайтах государственных органов, отвечающих за трудовое законодательство, можно найти их последние версии.

При составлении учитывают положение структурного подразделения, в которое входит работник по штатному расписанию.

Инструкция считается действительной с момента подписания и утверждения всеми заинтересованными сторонами после выхода письменного распоряжения.

Разработкой занимается руководитель секретаря или другое уполномоченное лицо, что письменно фиксируется в официальном приказе по предприятию. В больших компаниях, где есть отдел делопроизводства или канцелярия, это входит в круг обязанностей начальника подразделения. Подобное правило относится и к управляющим филиалов.

Утверждает документ глава организации, а на последнем листе инструкции должны стоять подписи инспектора по кадрам, юрисконсульта, руководителя отдела при необходимости и самого работника, подтверждающего согласие с содержимым.

При отказе подписывать должностную инструкцию работник может получить выговор в письменной форме или дисциплинарное взыскание.

Этот служебный документ делают в трех экземплярах :

• один подшивается к личному делу,
• второй передается начальнику отдела,
• третий находится на руках у самого сотрудника.

Инспектор по кадрам создает журнал учета должностных инструкций, где работник ставит свою подпись, подтверждающую получение.

О ведении журнала учета трудовых книжек можно узнать здесь.
А непосредственно подробности, как правильно заполнить трудовую книжку приведены в этой статье .
Чтобы легко и правильно заполнить табель учета рабочего времени, рекомендуем ознакомиться со следующим материалом .

Определенных требований к хранению нет, но практикуют сдачу в архив утративших актуальность инструкций. Спустя три года их можно уничтожить по всем правилам архивного делопроизводства.

Все процедуры по составлению, хранению и оформлению должностных инструкций можно утвердить единым положением. Формат такого руководства определяется каждой организацией отдельно из-за отсутствия разъяснений и предписаний со стороны государства.

Данные документы не входят в перечень обязательных для кадрового делопроизводства, но являются удобным инструментом для управления рабочим процессом.

Создавая инструкции, специалисты должны позаботиться о едином их оформлении и надлежащем хранении.

Общие положения включают:

1. Описание должности в соответствии с законодательством и указание руководителей.
2. Квалификационные требования.
3. Условия назначения и освобождения с должности.
4. Перечисление необходимых знаний и умений.
5. Передача и прием прав и обязанностей на время вынужденного отсутствия (больничный, отпуск разного рода).

Должностные обязанности. Здесь размещают весь список работ, которые секретарь должен выполнять. Прописывают обязанности при взаимодействии с другими сотрудниками или отделами компании в целом и при работе с клиентами и внешними партнерами.

Права. Этот раздел содержит такие сведения:

1. Продолжительность рабочего дня.
2. Список документов, которые секретарь может подписывать.
3. Род информации и документов для обязательного ознакомления.
4. Права на внесение предложений, замечаний и жалоб.

Ответственность. Делопроизводитель может понести определенное наказание за нарушение законодательства или неисполнение своих прямых обязанностей.

В больших корпорациях зачастую действуют внутренние правила и деловая этика. При условии, что все требования отвечают государственным нормам, инструкцию можно расширить. Дополнения оформляются в виде приложения или вписываются в типовой образец.

К необязательным пунктам относят правила поведения, рабочий дресс-код и сроки исполнения отдельных видов работ. Предприятия с внутренней системой качества формируют список обязанностей и прав сотрудника исходя из целей, политики компании и других предписывающих документов.

Специфика учебных заведений предполагает особый подход к составлению должностных инструкций секретаря. В школе такой специалист подчиняется директору. И его полномочия передаются работнику с минимальными умениями, которые позволяют полноценно замещать сотрудника.

Для осуществления деятельности школьный секретарь-делопроизводитель руководствуется правилами, указанными в законах об образовании, Уставом школы и общими регламентирующими документами.

В его обязанности входит ведение кадрового делопроизводства и учета учащихся. Он регистрирует новых школьников и ставит отметки о выбывших учениках, создавая необходимые приказы и ведя журналы. Делопроизводитель в учебном заведении может проводить собрания с целью информировать родителей и детей о приказах и распоряжениях внутри школы. В его ведомстве также находится архив.

Секретарь исполняет все требования директора школы, касающиеся рабочего и учебного процесса. Отвечает на звонки, обрабатывает документы и участвует в подготовке мероприятий. Рабочий день нормируется в зависимости от работы школы и внутреннего распорядка. Количество часов рассчитывается индивидуально бухгалтерией.

Время, в течение которого данные документы являются действительными, ограничивается лишь несколькими факторами. Среди них:

• Перевод сотрудника на другую должность.
• Изменение трудового законодательства или выход новых нормативных актов в определенной сфере производства.
• Реорганизация предприятия.
• Возложение дополнительных обязанностей.
• Внесение изменений в название юридического лица или его подразделения.
• Содержимое стало неактуальным из-за смены оборудования или применения других технологий.

При возникновении этих факторов инструкция переписывается с учетом всех нововведений. Процедура утверждения, ознакомления, введения в действие и хранения остается прежней.

Видео: Правила составления инструкций для персонала

О том, как правильно составить работающую должностную инструкцию, как инструмент управления можно в следующих видеоматериалах:

Должностная инструкция секретаря

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе квалификационной характеристики воспитателя, утвержденной приказом Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26 августа 2010 г. № 761н в составе раздела "Квалификационные характеристики должностей работников образования"» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.
1.2. Ответственный за ведение делопроизводства подчиняется директору общеобразовательного учреждения.
1.3. Ответственный за ведение делопроизводства руководствуется Уставом, приказами и указаниями учреждения, основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству, правилами внутреннего трудового распорядка, настоящей инструкцией.
1.4. Требования квалификации: среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы).

2.1. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
2.3. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел в архив.
2.4. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.5. Следит за своевременным рассмотрением м подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями.
2.6. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль.
2.8. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений.
2.9. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

• Законы и иные нормативные акты, регламентирующие образовательную деятельность;
• Положения и инструкции по ведению делопроизводства;
• Структуру образовательного учреждения, его кадрового состава;
• Правила эксплуатации оргтехники, правилами пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером.
• Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
• Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
• Правила деловой переписки, государственные стандарты унифицированной системы операционно-распорядительной документации;
• Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;
• Основы этики и эстетики, правила делового общения;
• Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения.
• Правила по охране труда и пожарной безопасности.

Ответственный за ведение делопроизводства имеет право:
3.1.Запрашивать для руководителя учреждения от преподавательского состава необходимые документы, объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
3.2.Привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства учреждения.
3.3.Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
3.4.Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью.
3.5.Вносить на рассмотрение руководителя предложения по улучшению организации работы с документами, с учётом применения средств ЭВТ.
3.6.Ответственный за ведение делопроизводства имеет право требовать у исполнителей качественного исполнения документов в определённые сроки.

Ответственный за ведение делопроизводства взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания советов общеобразовательного учреждения, педсоветов, проверки выполнения поручений вышестоящих организаций, приказов и указаний руководства учреждения, кадровой, финансово-хозяйственной деятельности учреждения.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (2016)

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителяпомогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.

Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.

Составление ДИС позволит:

• избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
• ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
• претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
• сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.

Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.

С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:

Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.

Важно! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.

Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.

Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.

При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.

К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.

Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».

Важно! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.

К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.

Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.

• секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
• секретарю-делопроизводителю необходимо профессиональное образование (по программам подготовки квалифицированных рабочих);
• секретари — помощники руководителя должны окончить вуз и иметь стаж практической деятельности по профилю компании не менее 3 лет.

К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:

• окончить среднюю школу;
• обладать элементарной грамотностью;
• иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.

Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.

Из содержания этого внуртифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).