Профессия документовед: должностные обязанности

December 6, 2015

Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия. Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека. Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались. Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив. Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

- составление, учет, хранение и контроль документов;

- систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

- организацию оптимального документопотока внутри организации;

- организацию хранения и разработку классификаторов документации;

- сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

- упорядочивание входящей документации;

- разработку стандартных форм и табелей документов;

- создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

- подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании». Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки. Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия». Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед. Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

- в органах власти, как местных, так и государственных;
- в органах ведомственного управления;
- в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах;
- в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;
- в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

Инструкция документоведа разработана на основе Квалификационных характеристик должностей работников образования

Должностная инструкция № 09

1. Общие положения

1.1. Должностная инструкция документоведа разработана на основе "Квалификационных характеристик должностей работников образования" (Приказ Mинздравсоцразвития России от 26 августа 2010 г. N 761н "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"), Закона РФ "Об образовании", Трудового кодекса РФ, Типового положения об общеобразовательном учреждении (утв. постановлением Правительства РФ от 19 марта 2001 г. N 196).

1.2. Документовед назначается и освобождается от должности директором школы. На период отпуска и временной нетрудоспособности диспетчера его обязанности могут быть возложены на другого работника. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.

1.3. Документовед должен иметь высшее образо­вание.

1.4. Документовед подчиняется директору школы и заместителям директора школы.

1.5. В своей деятельности документовед руководствуется Типовым положением об общеобразовательном учреж­дении, решениями правительства Москвы и органов управления об­разованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обу­чающихся: административным, трудовым и хозяйственным законода­тельством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, а также уставом и локальными правовы­ми актами школы (в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей дол­жностной инструкцией), трудовым договором (контрактом), положениями и инструкциями по ведению делопроиз­водства в образовательном учреждении.

Основными функциями документоведа являются:

2.1. Ведение делопроизводства школы:

- алфавитная книга записи учащихся;

- личные дела педагогических работников;

- личные карточки рабочих и служащих;

- личные карточки уволенных;

- книга учета личного состава работников образовательного учреждения;

- приказы директора по основной деятельности;

- приказы директора по личному составу работников и документов к ним;

- переписка с военно-учетным отделом;

- журнал учета о выдаче справок о стаже и о заработной плате;

- ведение журнала регистрации входящей корреспонденции;

- ведение журнала регистрации исходящей документации;

- ведение журнала регистрации приказов;

- ведение книги приказов по личному составу учащихся;

- ведение журнала регистрации приказов по личному составу.

3. Должностные обязанности

Документовед выполняет следующие должностные обязанности:

Принимает участие в планировании, организации и совершенствова­нии деятельности службы документационного обеспечения управления.

Ведет делопроизводство школы.

Подготавливает предложения по обеспечению эргономическнх условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

Разрабатывает унифици­рованные системы документации.

Организует внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и раз­витие систем документации, включая документы на машинных носителях.

Принимает меры по упоря­дочению состава документов и информационных показателей.

Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации те­кущего хранения.

Изучает и обоб­щает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

Принимает учас­тие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Совместно с администрацией школы готовит отчетные материалы для вышестоящих организаций.

Документовед имеет право в пределах своей компетенции:

4.1. Принимать участие:

в разработке программы развития делопроизводства школы;

4.2. Вносит предложения:

по вопросам совершенствования делопроизводства школы;

к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, уста­новленном правилами о поощрениях и взысканиях.

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважи­тельных причин устава и правил внутреннего трудового распорядка школы, законных распоряжений директора школы и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных на­стоящей инструкцией, в том числе за неиспользование прав, предос­тавленных настоящей инструкцией, а также принятие решений, повлекших дезорганизацию образовательного процесса, документовед несет дисциплинарную ответственность в порядке, опреде­ленном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть при­менено увольнение.

5.2. За применение, в том числе однократное, методов воспита­ния, связанных с физическим и(или) психическим насилием над личностью обучающегося, документовед может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и Законом Российской Федерации "Об образовании". Увольнение за дан­ный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.

5.3. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда, санитарно-гигиенических правил организации работы документовед привлекается к административной ответ­ственности в порядке и в случаях, предусмотренных административ­ным законодательством.

5.4. За виновное причинение школе или участникам образователь­ного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с исполнени­ем (неисполнением) своих должностных обязанностей, а также неис­пользование прав, предоставленных настоящей инструкцией, документовед несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Работает в режиме нормированного рабочего дня по графи­ку, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержден­ному директором школы.

6.3. Получает от директора школы и его заместителей информацию нормативно-пра­вового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, вхо­дящим в свою компетенцию, с педагогическими работниками и заме­стителями директора школы.

С должностной инструкцией ознакомлен(а):

ДОКУМЕНТОВЕДА 1.Общие положения Настоящая должностная инструкцияразработананаоснове единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационныехарактеристикидолжностейработниковобразования».

должность. подпись, фамилия, инициалы) 12. Характеристика. работников учреждений устанавливаются наоснове размеров базовых окладов по профессиональным квалификационным группам и квалификационным. ведомственными инструкциями. #. образований области разработать.

характеристики бюджета. должностных инструкцияхработников ответственность. образованиянаоснове. образования администрации МО МР «Сыктывдинский» 6410 2.2. Профессиональная квалификационная группа должностей педагогических работников. Наименование должности.

направленную на повышение эффективности учебного процесса наоснове внедрения новых. труда работников. 6.9. Работодатель обязуется: - совершенствовать тарифно-квалификационныехарактеристикидолжностей руководителей, педагогических работников. служащих.

г. № 393/0. Тарифно-квалификационнымихарактеристиками (требованиями) по должностямработников учреждений образования (Приказ Министерства образования РФ от 24.

образованию. опыту работы и навыкам. Должность секретаря руководителя требует высшего профессионального образования. а должность. квалификационнойхарактеристикина предприятиях (фирмах) разрабатываются должностные инструкции. Должностная инструкция.

Резюме делопроизводителя

Нижегородская школа резюме 52-й выпуск

Город: Нижний Новгород (верхняя часть города)
Пол: женский
Возраст: 31 марта 1989 г. (24 года)
Мобильный телефон: +7 (908) XXX-XX-XX
E-mail: xxxxxxx@bk.ru

Требования к будущей работе

Желаемая должность: специалист по работе с документами, кадровый специалист, документовед.
Отрасль: администрация.
Желаемый уровень зарплаты: 18 000 руб.

Опыт работы: 3-5 лет

• работа в системе электронного документооборота (входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы);
• разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
• контроль за состоянием делопроизводства;
• разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
• участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• организация жизнеобеспечения офиса;
• выполнение поручений руководителя;
• почтовая корреспонденция;
• обслуживание приемной директора (чай\кофе, командировки, бронирование гостиниц, органихация встреч);
• прием и встреча посетителей.

• работа в системе электронного документооборота (входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы);
• разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
• принятие участия в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;
• контроль за состоянием делопроизводства;
• разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
• участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• организация жизнеобеспечения офиса;
• выполнение поручений руководства.

• оформление документов в word,
• работа с ПК и оргтехникой,
• подготовка документов для сдачи в архив,
• организация работы архива,
• систематизация и учёт имеющихся документов по архивному хранению,
• контроль за регулярным обновлением общей номенклатуры дел,
• обеспечение сохранности документов и их оперативный поиск,
• осуществление отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение,
• составление описей дел.

• Работа в программе 1С:
  - склад по учету и движению документов по принимаемым
  - товарам на склад,
  - ввод данных в базу,
  - работа с накладными,
  - работа с возвратами,
  - срочная обработка поступающих заявок,
  - обработка табелей, нарядов и ведомостей, документальное оформление движения товара, составление сводных таблиц, инвентаризация,
  - работа со штрих-кодами, сканирование.

• контроль работы информационно-вычислительного отдела,
• оформление документов по приему заявок на ремонт и замену вычислительной техники,
• систематизация, архивация и хранение оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур,
• регистрация поступающих заявок в базе данных,
• выполнение распоряжений руководства,

• организация документооборота (подготовка исходящих документов, прием, учет, регистрация, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации),
• прием и обслуживание посетителей,
• выполнение непосредственных поручений руководителя,
• формирование и сдача дел в архив.

Основное: высшее
НГТУ им. Р.Е.Алексеева (2006-20011 г.г.)
Специальность: Документационное обеспечение управления
Квалификация: Документовед
Форма обучения: Очная (высшее)

английский (базовый), немецкий (начальный)

Уверенный пользователь ПК. Высокая скорость печати. Знание и умение работать в программах электронного документооборота, интернет, word, excel.
Знание документоведения, архивоведения, кадрового делопроизводства, делового этикета, законодательных и нормативных правовых актов, касающихся документационного обеспечения управления.
Личные качества: Ответственная, исполнительная, стремлюсь к профессиональному развитию, пунктуальна, коммуникабельна неконфликтна.
Легко обучаюсь, готова работать с большим объемом информации, а так проходить обучение и повышать квалификацию.
Проходила практику в НГТУ им. Р.Е. Алексеева (отдел кадров и канцелярия) и ОАО «ТрансКредитБанк» (приемная руководителя).
Защитила дипломную работу на тему: «Организация электронного документооборота в банковской сфере (на примере ОАО «ТрансКредитБанк»)» на оценку «отлично».
Вредных привычек не имею.

Комментирует Ирина Иваньшина, редактор портала Rabota.ru - Нижний Новгород:

1. Резюме Елены составлено хорошо. Но лучше указать только одну вакансию, на которую Вы претендуете. Определившиеся кандидаты более интересны работодателю.
2. Выгодно презентует кандидата информация о достижениях, которые подчеркивают профессиональные качества и заслуги в компании.
3. Необходимо добавить раздел «Специальные навыки», чтобы подчеркнуть профессиональные компетенции.
4. Информацию о теме и оценке диплома выгоднее разместить в разделе «Образование», чем в разделе «Дополнительная информация».
5. Если Вы решили рассказать немного о себе, не стоит перечислять все положительные качества. Постарайтесь выделить самые ключевые, необходимые для конкретной должности.

Пол: женский
Возраст: 24 года (31 марта 1989 г.)
Семейное положение:указать
Дети:указать

Город: Нижний Новгород
Электронная почта: xxxxxx@bk.ru
Мобильный телефон: 8 (908) XXX-XX-XX
Предпочтительный способ связи: мобильный, e-mail

Требования к будущей работе:

Должность: Документовед
Профессиональная сфера: Документационное обеспечение управления
Зарплата (минимум): 18 000 руб.
График работы: полный рабочий день
Возможность командировок:указать

• работа в системе электронного документооборота;
• разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники;
• учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа;
• контроль за состоянием делопроизводства;
• разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
• участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• организация жизнеобеспечения офиса;
• выполнение поручений руководителя, обслуживание приемной директора;
• прием и встреча посетителей.

• работа в системе электронного документооборота;
• разработка и внедрение технологических процессов;
• принятие участия в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления,
• контроль за состоянием делопроизводства;
• разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
• участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• организация жизнеобеспечения офиса;
• выполнение поручений руководства.

• оформление документов,
• подготовка документов для сдачи в архив,организация работы архива,
• систематизация и учёт имеющихся документов по архивному хранению,
• контроль за регулярным обновлением общей номенклатуры дел,
• осуществление отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение,
• составление описей дел.

• Работа в программе 1С:
  - склад по учету и движению документов по принимаемым товарам на склад,
  - работа с накладными,
  - работа с возвратами,
  - срочная обработка поступающих заявок,
  - обработка табелей, нарядов и ведомостей, документальное оформление движения товара, инвентаризация.

• контроль работы информационно-вычислительного отдела,
• оформление документов по приему заявок на ремонт и замену вычислительной техники,
• систематизация, архивация и хранение оформленных и исправленных накладных и счетов-фактур.

• организация документооборота,
• прием и обслуживание посетителей,
• формирование и сдача дел в архив.

Основное: высшее
НГТУ им. Р.Е.Алексеева. с 2006 по 2011
Факультет Коммуникативных технологий
Специальность: Документационное обеспечение управления
Защитила дипломную работу на тему: «Организация электронного документооборота в банковской сфере (на примере ОАО «ТрансКредитБанк»)» на оценку «отлично».

• Знание документоведения, архивоведения, кадрового делопроизводства, делового этикета, законодательных и нормативных правовых актов, касающихся документационного обеспечения управления.

Уровень владения компьютером: уверенный пользователь
Компьютерные программы: все офисные программы Microsoft word, excel, internet, 1С: ТиС
Иностранные языки: английский (базовый), немецкий (начальный)

Личный автомобиль: есть, права категории «В»
Возможность командировок: нет
Семейное положение: замужем
О себе: Ответственная, исполнительная, стремлюсь к профессиональному развитию, пунктуальна, коммуникабельна.
Легко обучаюсь, готова работать с большим объемом информации.

Должностная инструкция документоведа

Первый документ, с которым знакомятся наемные работники, устраиваясь на работу – это должностная инструкция, которая определяет круг обязанностей, как наемного работника, так и работодателя. Должностные инструкции разрабатываются не под конкретное наемное лицо, а под определенную профессию, которая зарегистрирована в классификаторе существующих профессий. Поэтому должностные инструкции, прежде всего, нормативно считаются правовым документом, который определяет круг обязанностей и прав, степень ответственности возложенной на соответствующую должность, правила приема и увольнения, замещения. Применяя должностные инструкции в организации производственного процесса, позволяют работодателю четко и эффективно организовать деятельность предприятия, так как участие каждого работника четко определено. Должностные инструкции утверждаются работодателем и подписываются наемным работником. С этого момента они определяют отношения между ними. Работнику они дают чувство стабильности и защищенности, а работодателю облегчают работу по управлению персоналом. Исходя из выше сказанного, должностные инструкции должные содержать следующую информацию - общие положение, в котором определены квалификационные требования к данной должности, что необходимо знать и уметь, занимая эту должность. Второе – это перечень работ, которые выполняет наемный работник, находясь на этой должности. Затем идут его права, которые он может отстаивать и требовать от работодателя. Последний пункт – это ответственность, которую несет работник при выполнении своих обязанностей. Применение должностных инструкций, как видно, в одинаковой степени важны как для наемного работника, так и для работодателя, помогая в решении проблем, которые могут возникнуть в процессе трудовой деятельности.

Вакансии в рекламном агентстве в краснодаре aspect-media.org.

• должностная инструкция кладовщика
  Подробнее [87598 просмотров]
• должностная инструкция специалиста отдела кадров
  Подробнее [72790 просмотров]
• должностная инструкция водителя
  Подробнее [69231 просмотр]
• должностная инструкция юриста предприятия
  Подробнее [68677 просмотров]
• должностная инструкция администратора магазина
  Подробнее [63047 просмотров]
• должностная инструкция электрика
  Подробнее [59325 просмотров]
• должностная инструкция завхоза школы
  Подробнее [57341 просмотр]
• должностная инструкция директора магазина
  Подробнее [56157 просмотров]
• должностная инструкция начальника ПТО
  Подробнее [50354 просмотра]
• должностная инструкция оператора котельной
  Подробнее [48532 просмотра]
• должностная инструкция директора школы
  Подробнее [47898 просмотров]
• должностная инструкция генерального директора
  Подробнее [46394 просмотра]

1. Общие положения:
1.1. Документовед относится к категории специалистов.
1.2. На должность:
1.2.1. документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;
1.2.2. документоведа II категории - назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;
1.2.3. документоведа I категории - лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
1.3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению _______ (начальника отдела документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного лица)
1.4. Документовед должен знать:
1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.
1.4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.
1.4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.
1.4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.
1.4.5. Организацию архивного дела.
1.4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.
1.4.7. Основы программирования.
1.4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.
1.4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.
1.4.10. Документообразование.
1.4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.
1.4.13. Основы экономики, организации труда и управления.
1.4.14. Законодательство о труде.
1.4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.4.16. Правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности документоведа:
2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
2.3. Осуществляет контроль над состоянием делопроизводства.
2.4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
2.5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.6. Организует внедрение систем ведения документации.
2.7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Документовед вправе:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя организации).
3.6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
4. Документовед несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция документоведа разработана в соответствии с _______________________________________.

должностные инструкции, должностная инструкция документоведа