Категория: Бланки/Образцы
Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание. Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.
Разновидности инфо-писемЭта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий. При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.
Образец информационного письма вы можете найти здесь.
ОформлениеСтруктура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.
Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.
ПримерыОбразец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:
«Уважаемый Владимир Петрович!
Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.
Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».
Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.
И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.
Все письма, которые будут рассмотрены в этой статье, предназначены для одной цели – сообщить получателю информацию по определенному вопросу, который интересует автора. Ниже представлены образцы составления информационного письма для каждого вида. Подготовка таких писем согласно общим требованиям делопроизводства происходит на фирменном бланке организации. и все данные письма (реквизиты) указываются в соответствии с действующими правилами.
Информационное письмо служит для передачи сведений официального характера. Зачастую головное предприятие направляет отдельные положения законодательных или иных нормативно-правовых актов со своими рекомендациями по их применению своим дочерним предприятиям. Поэтому такой вид письма имеет типовую форму, а рассылка происходит по списку (получатель в письме указывается обобщенно).
Здесь можно ознакомиться или скачать образец информационного письма .doc
Лирическое отступление. Данный ресурс предназначен для помощи людям, ведущим делопроизводство на практике, а не для студентов, которым в большей степени необходимы теоретические знания (для правильных ответов на экзаменах).
Поэтому в случае, если вам необходимо составить информационное письмо по сути, а классификация по делопроизводству иная, не стоит вникать в теоретические тонкости разницы между письмами, обратите внимание на представленные ниже образцы деловых писем.
Письмо-сообщение – о событиях, которые представляют взаимный интерес для отправителя и получателя. Может представлять собой как инициативное письмо, так и ответное.
Образец письма-сообщения (ниже приведен только текст, оформляется письмо таким же образом, как и по ссылке, приведенной выше).
Сообщаем, что программно-аппаратный комплекс «Север» находится в эксплуатации на протяжении пяти месяцев. Ранее в ваш адрес предприятием было направлено письмо № 13-47/429 от 29.11.2014 с информацией о трудностях, которые возникли при использовании комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Образец письма-сообщения №2
ЗАО «Пепел» рассмотрел Ваше предложение относительно размещения документации структурных подразделений предприятия в архивном центре по адресу г. Таганрог, ул. Ленина, 133 и находит создание общего архивного центра неоправданным.
Основная цель письма-извещения – донести информацию адресату о том, что состоится публичное мероприятие. Это может быть: совещание, конференция, выставка, бизнес-тур и т.д. Письмо содержит в себе детальную информацию о планируемом мероприятии (его время, место и условия проведения). Целью такого письма является привлечение адресата принять в нем участие.
Образец письма-извещенияГалерея современного искусства «Афродита» приглашает Вас посетить благотворительный аукцион картин современных авторов «Планета Земля без ядерного оружия».
Аукцион пройдет 30.12.2014 с 10-00 в здании «Дома изобразительных искусств» по адресу: г. Краснодар, ул. Капитанов, 98. Каталог представленных произведений искусства прилагается.
Просим заблаговременно сообщить о готовности принять участие в мероприятии. По всем вопросам обращаться по тел. 384-29-25
Приложение: каталог в одном экземпляре.
Официальная информация, которая представляет ценность для получателя, отправляется с помощью письма-уведомления.
Образец письма-уведомленияОбщественная организация «Валком» сообщает о том, что с 28.12.2014 будут изменены юридический и почтовый адреса. Банковские реквизиты остаются без изменений.
Юридический адрес: … новый.
Почтовый адрес: … новый.
Остальные существующие варианты информационных писем будут рассмотрены в следующих материалах.
Простым письмом по адресу регистрации (юридическому адресу). или другому адресу, указанному в договоре. По факту такой отправки также составляется акт, который и будет документом, подтверждающим отправку.
Путем размещения на официальном сайте компании. Размещение информации на сайте также должно сопровождаться составлением акта.
В договоре раздел о передаче информации может выглядеть так: '. Информация, подлежащая раскрытию, размещается на официальном сайте компании по адресу http://www. в сети интернет, в разделе 'Новости', доступном с главной страницы по ссылке 'Новости'. По факту размещения информации на сайте составляется акт. Датой передачи информации считается дата размещения на сайте. Эта дата отражается в акте. Акт подписывается двумя сотрудниками.'
Путем направления по электронной почте на адрес, указанный в договоре. Отправка писем сопровождается составлением акта. Может быть предусмотрено, что электронная почта отправляется с уведомлением о получении. Тогда в акте отражается также факт наличия уведомления о получении.
По требованию контрагента в Вашем офисе. Здесь важно подготовить нужное письмо, положить его в папку документов для передачи контрагенту, и составить акт о том, что письмо подготовлено. Этот акт подтвердит, что Вы исполнили свои обязательства по договору. Ответственность за то, чтобы его курьер регулярно забирал письма для него, лежит на контрагенте.
В договоре пишем что-то вроде: '. Уведомление составляется и помещается в архив, о чем составляется акт за подписью двух сотрудников. Датой уведомления считается дата составления. Из архива уведомление выдается по требованию уполномоченного лица, указанного в договоре, или предъявившего надлежащим образом оформленную доверенность на получение документов. Лицо, получающее уведомление, предъявляет документ, удостоверяющий личность, и расписывается в получении.'
Пример, шаблон официального извещенияСамо информационное сообщение должно максимально полно раскрывать информацию, исключать двоякую трактовку, быть максимально детальным. Не стоит гнаться за лаконичностью, лучше написать большое, но однозначно читаемое сообщение со всеми подробностями, чем разбираться с последствиями неправильного понимания текста контрагентом. Помните, что Ваше официальное письмо может быть случайно или умышленно некорректно истолковано. Тогда доказывать факт надлежащего уведомления придется в суде. Сообщение должно быть таким, чтобы у судьи, который далек от темы Ваших взаимодействий с контрагентом, предыдущей переписки, устных договоренностей и намеков, не возникло сомнений в полном раскрытии всей необходимой информации. Официальное уведомление должно быть составлено в официальном деловом стиле. Теперь пример.
Уважаемый Петр Петрович!
В соответствии с п 10.4 (о форс-мажорных обстоятельствах) договора N _____ от _______ наша компания не может исполнить в срок свои обязательства. Причина - наводнение в Амурской области, начавшееся ___.___.________, которое потребовало эвакуации офиса и всех сотрудников. Официальная информация о наводнении размещена на сайте МЧС. Указанное событие названным выше договором отнесено к форс-мажорным. Наши обязательства будут исполнены в полном объеме после налаживания работы на новом месте. Ориентировочно это произойдет ___.___.________. Сроки будут сдвинуты на время нашего вынужденного простоя.
Приносим извинения за доставленные неудобства.
Образец акта о передаче информацииМы, нижеподписавшиеся, составили акт о том, что уведомление об изменении банковских реквизитов компании следующего содержания:
У компании изменились банковские реквизиты. Новые реквизиты: ________________________________
С 10 ноября 2011 года все платежи необходимо проводить по этим реквизитам. По старым банковским реквизитам платежи приниматься не будут.
размещено на официальном сайте компании в сети интернет по адресу http://www. в разделе 'О компании' 12 октября 2011 года. Доступность сайта для посетителей проверена.
Дата составления акта: _____________
Каждая организация в процессе своей деятельности сталкивается с написанием деловых писем информационного характера. Какие бывают информационные письма, для чего они используются и как правильно написать информационное письмо – об этом читайте ниже.
Кроме того, в статье представлены ссылки, по которым можно скачать образцы некоторых разновидностей информационных писем: уведомление, подтверждение, напоминание. коммерческое предложение, запрос.
Также внизу статьи в качестве примера можно скачать бланк информационного письма о смене директора, а также о повышении цен на продукцию.
Основное предназначение любого информационного письма – это сообщить адресату какую-либо информацию, возможно, с целью получения от него какой-либо ответной реакции.
Любое информационное письмо должно быть грамотно оформлено, с учетом всех необходимых правил деловой переписки.
Какие бывают информационные письма?Письмо-запрос – содержит просьбу выполнить определенные действия – дать информацию, поставить товар, отправить документы и прочее. Скачать образец письма-запроса.
Оферта. коммерческое предложение – содержит информацию рекламного характера, предложение сотрудничества, сообщает о проведение рекламных мероприятий, например, дегустации.
Письмо-напоминание – пишется с целью напомнить адресату о каком-либо событии, например, о дате поставки товара или о дате оплаты, о предстоящем мероприятии и прочих событий.
Письмо-подтверждение – пишется при получении каких-либо ценностей, бумаг, документов и содержит подтверждение того, что все получено в целости и сохранности.
Письмо-уведомление – уведомляет адреса о каких-либо событиях, мероприятиях, например, о снижении цен на продукцию, о смене реквизитов компании, о смене руководителя и т.д.
Как написать?Структура информационного письма следующая:
Информационное письмо может быть направлено адресату по почте, через Интернет и передано лично.
Скачать образец информационного письма о смене директора – ссылка .
Скачать образец письма о повышении цен на продукцию – ссылка .
О снижении цен на продукцию — скачать образец .
Информационное письмо – это деловое письмо, носящее некоммерческий характер, целью составления которого является реклама, информирование, извещение о дальнейшем сотрудничестве, сроке действия договора, главных принципах деятельности компании, продукции, которую она производит и пр. Часто информационное письмо выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого продвигается продукция, привлекаются новые клиенты, увеличиваются объемы продаж. Также с помощью такого письма осуществляется ознакомление сотрудников с новостями деятельности организации (предприятия).
Информационное письмо не имеет единой формы и составляется на фирменном бланке компании. Его объем также не имеет каких-либо ограничений и может колебаться от одного абзаца до нескольких страниц. Информационные письма часто содержат предложения, рекомендации, а также дословно приводят положения нормативных правовых документов.
Составление информационного письма должно соответствовать правилам оформления делового письма. В зависимости от того, с какой целью составляется документ, можно выделить следующие его разновидности:
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, которое представляет информацию в развернутом виде, а также согласно положениям действующего законодательства. Как правило, информационные письма подписываются руководителем предприятия (организации), а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут быть вовсе без подписи или используется факсимиле.
Информационное письмо является некоммерческим деловым письмом, основная цель которого — реклама, информирование, извещение о сотрудничестве в дальнейшем, о сроке, на протяжении которого действует договор, о главных аспектах экономической деятельности компании, о продукции, изготовляемой компанией и т.д.
Информационное письмо зачастую выступает в качестве маркетингового инструмента, с помощью которого осуществляется продвижение продукции компании, привлечение новых клиентов и увеличение объемов продаж или же доносится информация до сотрудников компании о расширении или же о других новостях, связанных с жизнью организации.
Объем информационного письма, как правило, колеблется от одного небольшого абзаца до нескольких листов. В основном, информационные письма подписывают руководители организаций, и в случае рассылки большому количеству людей (к примеру, всем клиентам компании) могут и вовсе не содержать подписи руководителя.
Очень часто информационные письма имеют типовой характер. Они часто содержат предложения и рекомендации или дословно приводят отдельные положения из нормативных правовых документов.
Также информационное письмо может содержать приложения (определенные вложения с дополнительной информацией).
Правила для оформления информационных писем соответствуют общепринятым правилам по оформлению деловых писем.
Как же грамотно составить информационное письмо в официальном стиле?Оформление информационных писем осуществляется в соответствии с установленными правилами деловой переписки, их структура полностью соответствует общепринятой структуре делового письма, написанного в официальном стиле.
Зависимо от конечной цели информационного письма, написанного в деловом стиле повествования, выделяют такие его разновидности:
Зачастую к информационному письму прилагают сопроводительное письмо, в котором информация в развернутом виде предоставляется более детально, а также по отдельным положениям законодательных или других нормативных правовых документов.
Подписывает в обязательном порядке информационное письмо председатель компании, а иногда - его заместитель или секретарь. В случае рассылке писем в большом количестве часто используют факсимиле.
Образец составления информационного письма вы можете скачать, перейдя по ссылке .
Образцы информационного письмаИнформационное письмо – это деловое письмо, которое может содержать любые сведения, который автор хочет донести до адресата. В данной статье разберемся, как написать информационное письмо грамотно и правильно, какой структуры оформления документа нужно придерживаться.
Кроме того, в конце статьи в качестве образца можно скачать пример оформления информационного письма о смене руководителя и о снижении цен на продукцию.
Информационные письма относятся к некоммерческим, могут содержать информацию уведомительного характера о любых событиях или изменениях в организации: о смене директора, об изменении цен, о проведения какого-либо мероприятия, о смене реквизитов, о предстоящей отгрузке и т.д.
Также информационные письма могут содержать подтверждающие сведения, например, о получении товара, денежных средств, документов и пр.
Бывают информационные письма, содержащие напоминание о чем-либо, каком-либо важном событии, о наступлении даты оплаты, об окончании действия договора.
И, наконец, информационные письма могут содержать рекламу, то есть иметь рекламный характер. В таких документах может содержаться сведения о проведении выставок, дегустаций, акцией, скидках и пр.
Как оформить информационное письмо?Как правило, все информационные письма подлежат регистрации в документообороте организации автора. Это необходимо для того, чтобы иметь подтверждение тому, что письмо составлено и направлено адресату. Исходящий номер документа указывается на бланке информационного письма. Кроме того, ставится дата оформления, в правом верхнем углу указывается, кому адресуется письмо, например, руководителю организации адресата.
Информационное письмо должно иметь заголовок, например, «о снижении цен на продукцию».
Текст информационного письма должен кратко и лаконично отражаться суть его написания. Если необходимо изложить достаточно много сведений, то лучше оформить ее в виде дополнительного приложения на отдельном листе.
Письмо обязательно должно быть подписано, желательно руководителем организации, его написавшей. Если есть печать, то ее можно поставить на подпись руководителя, но печать не является обязательным реквизитом информационных писем.
Для оформления можно воспользоваться фирменным бланком организации.
В качестве примера вы можете скачать образцы оформления, представленные ниже. Используйте их в качестве шаблона для написания своего варианта.
Скачать образец информационного письма о снижении цен – ссылка.
Скачать образец письма о смене директора – ссылка.
Образец информационного письмаВсе рассмотренные письма в данной статье служат одной цели – информировать адресата по конкретному интересующему автора вопросу (вопросам). Для каждого вида приведен образец составления информационного письма. Данные письма подготавливают в соответствии с общими требованиями делопроизводства: на фирменном бланке организации. все элементы письма (их еще называют реквизиты) указывают согласно существующим правилам.
Информационное письмо – передаются сведения официального характера. Часто вышестоящая организация направляет в подчиненные ей отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов с рекомендациями по их применению. Поэтому они имеют типовой характер, рассылка ведется по списку (т.е. адресат в письме указывается обобщенно).
Небольшое отступление от темы. Данный ресурс предназначен в большей части не для студентов, для которых имеет большое значение исключительно теоретические основы делопроизводства (правильно ответить на экзамене), а адресован, прежде всего, людям для оказания им помощи в практической деятельности по делопроизводству.
Я это к тому, что вам нет нужды разбираться в тонкостях отличий одного вида письма от другого. Просто, скорее всего, вы хотели составить информационное письмо по сути, но в делопроизводстве оно классифицируется по-другому. Не забивайте себе голову теоретическими тонкостями, просто сосредоточьте внимание на приведенных здесь образцах деловых писем, представленных дальше по ходу статьи.
Письмо-сообщение – о событиях, имеющих взаимный интерес для автора и адресата. Может быть как инициативным письмом, так и ответом.
Образец письма-сообщения (приводится только текст, оформление письма аналогично примеру выше по ссылке)
Сообщаем, что программный комплекс «Карпуль» находится в эксплуатации в течение трех месяцев. В ваш адрес письмом общества от 28.08.2014 № 08-21/942 уже была направлена информация о возникших трудностях в ходе использования комплекса. Дополнительных замечаний и предложений не имеем.
Еще пример письма-сообщения
ОАО «Пурпур», рассмотрев Ваше предложение по размещению документов структурных подразделений общества в архивном центре по адресу г. Омск, ул. Электролесовская, 155, считает создание единого архивного центра нецелесообразным.
Письмо-извещение – основной целью является сообщить о публичном мероприятии, например, о совещании, конференции, выставке, семинаре, бизнес-туре и т.п. Приводятся конкретные детали о мероприятии (о времени, месте и условиях), имеющие целью привлечь к участию получателя письма.
Учебный центр «Папка» приглашает Вас принять участие в семинаре по теме «Перспективы налогового администрирования крупнейших налогоплательщиков».
Семинар будет проводиться 08.02.2014 в 11-00 в здании ГОУ «Калининградская академия государственной службы» по адресу: г. Калининград, ул. Гагарина, 127. Программа семинара прилагается. Регистрация участников будет проводиться с 10-00.
Просим предварительно подтвердить Ваше согласие об участии в течение пяти дней. По всем вопросам обращайтесь в наш офис или по телефону 246-54-22.
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Письмо-уведомление – несет в себе официальную информацию, представляющую ценность для адресата.
ООО Миленка уведомляет об изменении с 15.09.2014 банковских реквизитов и почтового адреса. Юридический адрес остался прежним.
Информационное письмоПо своей сути информационное письмо является служебным документом и представляет собой официальное сообщение определенных сведений в письменной форме.
Обычно такие письма имеют типовую форму и рассылаются определенными властными органами или организациями. Так, это органы государственной власти самых различных уровней, рассылающие письма подведомственным им организациям, в том числе, и определенного типа.
Что касается содержания письма, то его текст обычно – это выдержки из нормативно-правовых актов, предложения, касающиеся деятельности подведомственной организации или учреждения, рекомендации.
Любое информационное письмо может сопровождаться всеми необходимыми приложениями, раскрывающими его содержание. Один абзац или даже несколько страниц текста – объем документа может варьироваться. За некоторыми исключениями подписывается такой документ руководителем организации, направляющей письмо. Его оформление осуществляется на специальном бланке.
Письмо содержит определенные реквизиты, к которым относят:
Скачать образец информационного письма (Размер: 32,5 KiB | Скачиваний: 2 793)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Новости от партнеров Образец информационного письма(Наименование предприятия) _______________________________________________________________ организует бизнес-тур на комфортабельном теплоходе "_____________" по маршруту ________________________________. Здесь бизнесмены могут завязать контакты с деловыми людьми из Европы, США, Канады, Австралии, Германии, Китая.
По индивидуальному выбору участники тура могут получить знания и практические навыки предпринимательской деятельности в условиях свободного рынка прослушать лекции по малому и среднему бизнесу, банковскому делу, защите коммерческой информации.
Для участия переведите по безналичному расчету ________________ рублей на расчетный счет ___________________ в ____________________________________________.
Справки по телефону ________________ в рабочее время.
КОММЕНТАРИИ:Информационные письма - разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное лицо или предприятие о свершившемся факте. Для информационного письма достаточно подписи референта или секретаря. Вместе с тем при большой значимости излагаемых в нем событий или фактов письмо подписывает руководитель предприятия или его заместитель. Объем информационного письма может варьироваться. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.
Главная » Письма » Как написать информационное письмо
Как написать информационное письмоИнформационным письмом называется документ, предназначение которого — служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.
СоставлениеСогласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.
Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения. Служебное письмо с важной информацией может быть направлено с целью ознакомления адресата с изменениями и нововведениями, произошедшими в рамках законодательной базы и нормативных актов разного назначения.
Если к письму прилагаются дополнительные документы (справки, инструкции, нормативные акты и пр.), то в примечании следует упомянуть название каждого из приложений и количество присутствующих в нем страниц.
Правила оформления информационного письма идентичны правилам, касающихся принципов оформления любой деловой переписки.
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
Как написать информационное письмоОформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директораИсх. № 201112-1
от «20» ноября 2012 г.
Директору ООО «Имидж»
А.В. Сухаревой
О смене директора
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № 11/B от 20.11.2012 г. С 23.11.2012 г. директором ООО «Мишель» назначена Литвинова Тамара Васильевна.
Копия протокола № 11/B от 20.11.2012 г. прилагается.
С уважением,
Директор ООО «Мишель»