Пустые Бланки Документов

Доверенность на получение ТМЦ (товарно-материальных ценностей) - бланк, форма м2, на какой срок

Специфика заполнения и учёта доверенностей на получение ТМЦ

Для каждого предприятия источником поступления товаров, а также материальных ценностей является их приобретение у поставщиков на основании заключённых договоров и актов. Исполнение обязательств по ним — это передача товара поверенному и переход права собственности.

Учитывая это, предприятие не может выполнить указанные действия, в связи, с чем уполномочивает на это физическое лицо. Данным фактом удостоверения предоставленных прав от предприятия может стать доверенность на получение ТМЦ.

Основные понятия Виды доверенности и отличия между ними

Доверенность – документ, подтверждающий права и обязанности сторон, который выдаётся одним лицом другому для его законного представительства перед третьими лицами.

Соответственно, доверенность на получение ТМЦ – это документ, оформленный и выдаваемый предприятием на своего сотрудника, или другого доверенного лица, предоставляя ему право на получение ТМЦ у поставщика по заключённому договору.

В зависимости от функций и объёма полномочий, доверенности могут быть:

Генеральная (общая) — предоставляет круг полномочий доверенному лицу на реализацию полного комплекса различных юридических действий.
Специальная – предоставляет полномочия на реализацию однородных (связанных между собой) юридических действий.
Разовая – предоставляет полномочия для реализации одного определённого вида действия.

Документ на получение ТМЦ относится к специальным видам доверенностей, так как уполномочивает ответственное лицо выполнять ряд однородных действий, то есть получать товар у поставщика.

Доверенность на получение ТМЦ может быть:

выдана для покупателя;
выдана для продавца.

Юридическая наука устанавливает нормы, для чего нужна доверенность. Законодательство предоставляет право или обязанность лиц по заключению доверенностей с целью охраны и безопасности юридических и гражданских прав сторон.

Предназначение доверенности как правового акта состоит в том, что она является подтверждением полномочий поверенного перед третьими лицами от имени доверителя. В ней также фиксируется круг определённых прав и обязанностей поверенного, что значительно минимизирует неправомерные действия с его стороны. При этом сама доверенность выдается на совершение только правомерных действий.

Хотите знать, как начисляются декретные в 2014 году? Смотрите здесь.

Порядок учёта и хранения доверенностей на получение ТМЦ

Как и любой документ, доверенность на получение товарно-материальных ценностей подлежит строгому учёту. Их хранение также имеет свои нюансы, о которых речь пойдёт ниже.

Журнал регистрации

Любая доверенность, выдаваемая от имени организации, должна быть составлена в письменном виде с соблюдением норм законодательства. Она может быть составлена в произвольной форме или с применением специальных бланков форм М2 и М2а. Данные формы и процедура выдачи утверждены постановлением Госкомстата № 71а от 30.10.97 и инструкцией Минфина №17 от 14.01.1967.

В случае выявления недостачи товара, оформляется форма 3-1 доверенности, утверждённая МФ РК №216.

Инструкция № 17 возлагает обязанность регистрации доверенности на бухгалтерию, которая под расписку выдаёт её получателю.

Формы М2 и М2а отличаются между собой наличием отрывных корешков на бланке, которые соответственно подлежат различной регистрации. Доверенность формы М2, регистрируется только на отрывных корешках, которые обязательно подшиваются в специальную книгу учета в хронологическом порядке.

Данная книга перед началом оформления доверенностей:

должна быть постранично пронумерована;
последний лист должен содержать надпись «В настоящей книге пронумеровано __листов»;
общее количество листов обязательно прописывается прописью;
рядом с надписью ставиться подпись бухгалтера.

Форма М2а используется на тех предприятиях, на которых получение товара носит массовый характер. Такие доверенности подлежат регистрации в специальном журнале учёта.

Журнал учёта должен быть пронумерован, прошит и содержать графы и строки для заполнения:

Порядковый номер доверенности.
Дата её выдачи.
Срок действия.
ФИО и должность лица, на которого выдаётся доверенность.
Данные поставщика.
Дата и порядковый номер наряда или документа его заменяющего.
Подпись поверенного.
Дата и порядковый номер документа, подтверждающий выполнение определенного поручения.

Книги и журналы учета и регистрации должны храниться у должностного ответственного лица организации.

Доверенности, оформленные на получение товара, независимо от их формы хранятся 5 лет:

поставщиками;
получателями – при аннулировании доверенности.

Здесь можно скачать журнал регистрации доверенностей:

Ответственные лица

Ответственными лицами являются:

Главный бухгалтер, который обеспечивает правильность выдачи, регистрации доверенностей и контроль за их оформлением. Он же проводит инструктаж всех поверенных лиц про порядок предоставления документа и выполнения соответственных поручений. В компетенции главбуха также контроль за надлежащим использованием выданных доверенностей и за неиспользованными бланками и порядок хранения данной документации.
Лицо, на которое оформлена доверенность, является материально ответственным. С ним может быть заключён письменный договор о материальной ответственности. Поверенный, получивший от поставщика ТМЦ, обязан бережно к ним относиться и принимать соответствующие меры по недопущению ущерба. Он так же должен сообщать руководству предприятие о возможных обстоятельствах, которые могут угрожать сохранности ТМЦ.

Если вред ТМЦ причинен не по вине работника, то он не несет материальной ответственности .

Нужна ли доверенность директору?

У многих бухгалтеров предприятий возникает вопрос: обязательно ли оформление доверенности на директора? Согласно законодательным нормам, директор как единственный исполнительный орган предприятия, выступает от имени и в защиту прав юридического лица на основании уставных документов.

По правилам оформления, доверенность выдаётся уполномоченному лицу и подписывается руководителем данного предприятия.

Соответственно директор не может оформить доверенность сам на себя. Поэтому он ее оформлять не должен.

А для получения товара достаточно предъявить один из указанных документов:

копию уставных документов или выписку из устава;
копию решения участников о назначении лица директором;
справку из ЕГРЮЛ

Но юридическое лицо может назначить директора определённого представительства или филиала. В таком случае руководитель будет действовать на основании генеральной доверенности. Ее директор должен предъявить поставщику.

Выдача документа не сотруднику предприятия

Доверенность на получение товара может быть оформлена на сотрудника предприятия и другого лица не являющимся его работником.

На практике нередко возникает ситуации, когда получение товара сотрудником предприятия невозможно. В таком случае законодательство даёт право получения другим лицам по доверенности. Следовательно, не сотрудник предприятия обязан получить доверенность по общим правилам и предъявить её продавцу.

Нужна ли доверенность другим лицам?

При получении товара от ИП не требуется предъявлять доверенность. Ему достаточно предъявит паспорт или свидетельство о госрегистрации ИП.

Доверенность от физического лица физическому лицу обязательно должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Оформление доверенности на юридическое лицо – не допускается, необходимо оформлять ее только на физическое лицо.

Правила заполнения (+образец)

Внесение реквизитов

Согласно Инструкции, отпуск ТМЦ не производится в случае, если доверенность оформлена с нарушениями заполнения реквизитов.

Алгоритм заполнения реквизитов на лицевой стороне в порядке убывания (сверху вниз):

Название организации в соответствии с учредительными документами (полное или сокращённое).
В верхнем правом углу — код ОКПО, присвоенный государственным органом при регистрации.
Порядковый номер бланка, согласно регистрационным данным.
Дата выдачи, согласно регистрации в книге (журнале) учёта. Без этих данных доверенность является недействительной.
Срок действия. В графе указывается последний день, когда доверенность имеет юридическую силу.
Наименование и адрес потребителя (поставщика)- указывается в соответствии с уставными документами.
Наименование и адрес плательщика – указываются все достоверные данные организации, которая выдала доверенность. В данной графе также можно указать расчётные счета, открытые в финансовых учреждениях.
Данные лица, на которого выдана доверенность – Ф.И.О, должность (в дательном падеже).
Паспортные данные доверенного лица (№,серия, кем выдан, дата выдачи).
Полное наименование продавца (поставщика).
Название документа, дата и номер, согласно которому выдаются ТМЦ.

Заполнение остальных полей

Лицевая сторона доверенности формы М2 содержит отрывной корешок, который также подлежит заполнению. Все данные для его заполнения точно такие же, как и у основной формальной ее части. Поэтому заполняется она также.

Оборотная сторона бланка содержит сведения о получаемом товаре. Их перечень заполняется в случае не указания таких данных на лицевой стороне.

Вносятся следующие записи:

Порядковый номер товара.
Название материальных ценностей.
Единица измерения.
Количество – вписывается прописью и с большой буквы.

Если после полного заполнения остаются пустые ячейки, в каждой из них следует поставить прочерки.

В конце документа поверенное лицо ставит свою личную подпись, которая удостоверяется подписью руководителя предприятия и главным бухгалтером. На все подписи должна быть поставлена печать.

Доверенность на получение ТМЦ (лицевая сторона)

Доверенность на получение ТМЦ (обратная сторона)

В электронном виде

На каждом предприятии, которое ведёт учёт таких доверенностей. может быть использована электронная автоматизированная база данных. Пустые бланки доверенностей, могут быть в электронном формате документов excel или word.

Такой бланк может быть заполнен в электронном виде, после чего он распечатывается и все уполномоченные лица ставят свои подписи и печать. Обязательно при таком способе, необходимо проверять правильность заполнения всех полей и реквизитов. Или же распечатывается пустой бланк и заполняется лицом, на которого выдаётся доверенность от руки.

Существует ещё способ для бухгалтеров — выписка доверенности из 1С. Такой способ упрощает данную процедуру и сокращает время набора реквизитов, так как, внеся в базу информацию один раз, она автоматически будет вноситься в нужные разделы.

Смотрите видео о том, как выписать доверенность в программе 1С Процедура использования доверенности на получение товара и материальных ценностей Наличие подтверждающих документов

Право на получение товара поверенным подтверждается выданной доверенностью.

При получении товара, поверенный обязан представить:

правильно оформленную доверенность;
оригинал паспорта, подтверждающего его личность;
в случае отсутствия паспорта, проверка лица может быть осуществлена по водительскому удостоверению.

Поставщик должен проверить все предоставленные документы и сверить все реквизиты. После этого оформляется товарная накладная, в которой обязательно указываются реквизиты лица, получившего товар.

Оригинал доверенности остается у поставщика, который прикрепляется к отгрузочному документу и сдаётся в бухгалтерию.

Доверенность, выданная на постоянное получение товара по различным накладным, храниться у поставщика до истечения срока её действия. Доверенность в данном случае передается при первоначальной отгрузке товара, а после истечения указанного срока — в бухгалтерию.

Факт передачи товара и принятие его покупателем подтверждается исключительно совокупностью двух документов – доверенностью и товарной накладной. Одного документа – недостаточно.

Нужны примеры названий ООО? Смотрите здесь.

Выплаты по больничному листу можно рассчитать самостоятельно. Читайте, что для этого нужно.

Срок действия

На какой срок выдаётся доверенность, устанавливается индивидуально для каждого случая, исходя из способа получения и вида товара.

Если данный период прямо не указан, то по общим правилам считается, что выдана годовая доверенность.

По истечении установленного срока – доверенность будет являться недействительной.
Срок действия начинается течь с даты выдачи документа. Если такая информация отсутствует – доверенность считается ничтожной.

С 1 сентября 2013 года, согласно законодательным изменения в ГК России, доверенность может выдаваться на любой срок. Все доверенности на длительный срок, выданные до 2013 года, ограничены общим сроком действия – 3 года.

Возврат неиспользованного бланка

Неиспользованный бланк должен быть возвращён на предприятие. В таком случае, в корешке книги учета или в журнале делается соответствующая запись. А на самом бланке доверенности, делается надпись «Не использована» который должен храниться у ответственного лица до конца отчётного периода.

После его истечения неиспользованные бланки уничтожаются, с обязательным составлением соответственного акта.

Когда доверенность признаётся недействительной?

Доверенность признается недействительной в случае:

Неправильного заполненного или пустого бланка доверенности. Не должно быть исправлений и различного рода помарок.
Если на бланке не указаны сроки выдачи документа.
Отсутствие, хоть одной законодательно установленной подписи на документе.
Если поставщик получил от получателя письменное сообщение об аннулировании данной доверенности.

При заполнении и выдаче доверенности на получение ТМЦ следует придерживаться тех же принципов, что и для другой документации: аккуратность и скрупулёзный учёт.

Скачать бланк доверенности на получение ТМЦ можно здесь:

Образцы документов для кадровика

Образцы документов для кадровика

В этом разделе размещены образцы документов и различных форм, которые часто нужны в работе кадровика. Если вам необходим такой образец - не ломайте голову, где его найти! Он есть у нас! Не тратьте время на поиски, скачивайте и пользуйтесь!

Ищете другой документ? Воспользуйтесь сервисом «Кадровые документы» и «Должностные инструкции » для подписчиков журнала «Кадровое дело». В нем вы найдете множество кадровых документов с пошаговыми инструкциями и рекомендациями по их заполнению. К вашим услугам – всегда актуальные образцы документов для работы!

Выберите нужную Вам категорию из списка ниже:

Прием на работу, персональные данные, увольнение

Прием на работу

Запись в трудовой книжке

Приказ о приеме сотрудника на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу – обязательный документ. В части первой статьи 68 Трудового кодекса прямо сказано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основе заключенного трудового договора. На приказ также необходимо сделать ссылку в трудовой книжке в графе 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу, в том числе на конкретный срок, – обязательный документ. В части 1 статьи 68 Трудового кодекса прямо сказано, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основе заключенного трудового договора. На приказ также необходимо сделать ссылку в трудовой книжке в графе 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».

Трудовой договор – это основной документ, который подтверждает наличие трудовых отношений между сотрудником и компанией. При спорах каждая из сторон имеет право ссылаться на те условия, которые стороны согласовали в трудовом договоре.
Срочный трудовой договор компания вправе заключать, когда трудовые отношения невозможно установить на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения (ч. 1 ст. 59 ТК РФ). Например: – на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с законодательством сохраняется место работы; – для выполнения временных (до двух месяцев) работ; – с сезонниками; – с сотрудниками, направляемыми на работу за границу; – для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и др.), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг; – для выполнения заведомо определенной работы, в том числе, когда неизвестна конкретная дата ее завершения; – в других случаях, предусмотренных законодательством.
В перечисленных случаях компания вправе предлагать соискателям именно срочную, а не постоянную работу. Если они не согласны, то можно отказать им в приеме. Необоснованным отказом это считаться не будет.
В то же время по соглашению сторон срочный трудовой договор можно заключить и без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (ч. 2 ст. 59 ТК). Например: – в компаниях (и у предпринимателей) с численность не более 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания – 20 человек); – с пенсионерами по возрасту; – с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности; – со студентами-очниками; – с совместителями; – в других случаях, предусмотренных законодательством.
Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, суд может признать бессрочным (ч. 5 ст. 58 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу совместителя

Независимо от того, какой совместитель принимается в компанию – внутренний или внешний, с ним нужно заключить трудовой договор, после чего издать приказ о приеме на работу. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора (ч. первая ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу оформляют в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч. вторая ст. 68 ТК РФ). Вы можете оформить приказ о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1 или другому образцу, утвержденному в организации.

Запись в трудовой

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля.2003 г. № 225 «О трудовых книжках»). Поэтому работодатель обязан вносить в нее сведения о приеме на работу, переводе на другую основную работу, увольнение с работы и основания, послужившие для этого. Это не касается работодателей – физических лиц, которые не являются индивидуальными предпринимателями. Им оформлять и вести трудовые книжки запрещено.
Внести запись о приеме на работу необходимо не позднее, чем на шестой день с момента, как сотрудник приступил к работе. Такой вывод следует из требований статьи 66 Трудового кодекса, которая гласит, что трудовые книжки работодатель должен вести на каждого работника проработавшего более пяти дней.
Если при заключении трудового договора у сотрудника книжки не окажется (например, он впервые начинает свою трудовую деятельность), то ее должна оформить сама компания. Приобретенный бланк трудовой книжки оплачивает работник (п. 47 Правил). При этом помимо записи собственно о приеме на работу нужно обязательно заполнить еще и титульный лист.
В дальнейшем необходимо вносить записи в соответствии с вышеназванными Правилами и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, которая утверждена постановлением Минтруда России от10 октября 2003 г. № 69. Вот несколько основных требований: – для записи использовать черные, синие или фиолетовые чернила, перьевую, гелевую или шариковую ручку; – записи вести, не допуская сокращений; – даты записывать арабскими цифрами в формате «30.03.2011»; – наименование организации-работодателя писать полностью и сокращенно (если сокращение имеется); – основание прекращения трудовых отношений необходимо записывать в точном соответствии с формулировкой Трудового кодекса или другого Федерального закона; – сведения о награждениях (поощрениях) вносить в соответствующий раздел.
Если в трудовой книжке не осталось свободных листов для внесения записей, работодатель должен оформить вкладыш к ней, образец которого утвержден постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках».

Трудовой договор с совместителем

Трудовой договор – это основной документ, который подтверждает наличие трудовых отношений между сотрудником и компанией. При спорах каждая из сторон имеет право ссылаться на те условия, которые стороны согласовали в трудовом договоре.
Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Совместительство (как внешнее, так и внутреннее) можно оформить не только договором на неопределенный срок, но и срочным трудовым договором. Об этом говориться в статье 59 Трудового кодекса, которая содержит перечень обстоятельств, позволяющих заключать с сотрудниками договоры на определенный срок. Инициатором такого соглашения может выступать как фирма, так и сотрудник.
При этом нужно учитывать разъяснения, данные в пункте 13 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17 марта 2004 г. №. 2. Там говорится, что срочный трудовой договор заключается только в том случае, если трудовые отношения нельзя установить на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Трудовая книжка: бланк для заполнения

На каждого сотрудника при приеме на работу по трудовому договору заводят личную карточку. В ней отражают информацию о сотруднике, о его трудовой деятельности и т. п. Ведут личную карточку на протяжении всего периода трудовой деятельности работника со дня его трудоустройства. А закрывают в день увольнения из организации. Государственные организации обязаны применять унифицированную форму (№ Т-2) личной карточки. Остальные работодатели вправе разработать собственную форму, но она должна содержать обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1).
Если при заключении трудового договора у сотрудника отсутствует трудовая книжка (в том числе, когда он впервые начинает свою трудовую деятельность), то работодатель обязан ее завести. При этом нужно заполнить титульный лист и внести запись о приеме на работы.
Здесь вы можете скачать образец и выполнить задание из № 2, 2015: заполнить личную карточку нового сотрудника.

Приказ об увольнении

Прекращение трудового договора, в том числе в связи с увольнением по собственному желанию, в обязательном порядке оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ч. 1 ст. 84.1 ТК РФ). Именно со следующего дня, после даты увольнения, указанной в приказе, прекращаются все выплаты в пользу работника. Правда, есть одно исключение: если сотрудник в течение 30 календарных дней после увольнения заболеет, компания будет обязана оплатить ему больничный листок (ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»).

Запись в трудовой книжке

Сведения об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора обязательно вносятся в трудовую книжку (п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Дополнительное соглашение о расторжении трудового договора

Такое основание для увольнения, как соглашение сторон (п. 1 ч. 1 ст. 77, ст. 78 Трудового кодекса), по мнению большинства практикующих юристов, является самым безопасным способом расставания с сотрудником и влечет минимум неблагоприятных последствий для работодателя. Увольнения по соглашению крайне редко обжалуют в суде.

Приказ об увольнении

Прекращение трудового договора, в том числе в связи с увольнением по соглашению сторон, в обязательном порядке оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ). Именно со следующего дня, после даты увольнения, указанной в приказе, прекращаются все выплаты в пользу работника. Правда, есть одно исключение: если сотрудник в течение 30 календарных дней после увольнения заболеет, компания будет обязана оплатить ему больничный листок (ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»).

Сравнительная таблица критериев

При составлении списка работников, подлежащих сокращению, необходимо выявить тех из них, которые имеют гарантии, установленные законодательством, и преимущественное право на оставление на работе (ст. 179, 261 ТК РФ). Категории работников, пользующихся преимущественным правом – это работники с более высокой производительностью труда и квалификацией. Производительность труда – это выполнение работником норм выработки, плана, конкретных заданий.
Чтобы проанализировать информацию, кто из работников обладает более высокой квалификацией и производительностью труда, для каждой должности разрабатывается сравнительная таблица критериев. При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается работникам по признаку их материальной нуждаемости (ч. вторая ст. 179 ТК РФ).

Приказ о сокращении штата

Приказ о сокращении численности или штата работников – документ, с которого собственно начинается (можно сказать – запускается) непростая процедура сокращения численности или штата. По этому приказу не увольняются конкретные работники, но в нем определяют, с какого времени и какие должности будут сокращены (либо какое количество штатных единиц сокращается по той или иной должности).
На основе приказа формируется список конкретных работников, которые сокращены. Здесь надо помнить, что не всех можно уволить по сокращению. О том, кого надо будет исключить из числа претендентов на сокращение, см. в пояснениях к уведомлению о предстоящем сокращении, в подразделе «Что обязательно должно быть в документе».

Уведомление об увольнении

Процедура сокращения требует предварительного предупреждения сотрудников – минимум за два месяца. Это надо сделать в письменном виде, персонально, под роспись (ст. 180 Трудового кодекса). Несоблюдение этого срока – достаточное основание для того, чтобы суд в случае спора с работником восстановил его на работе.

Приказ об увольнении

Прекращение трудового договора, в том числе в связи с сокращением, в обязательном порядке оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ). Именно со следующего дня, после даты увольнения, указанной в приказе, прекращается начисление зарплаты работника.
Однако не всегда с приказом об увольнении прекращаются абсолютно все выплаты в пользу бывшего работника. Так, если сотрудник в течение 30 календарных дней после увольнения заболеет, компания будет обязана оплатить ему больничный листок (ст. 5 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»).
Кроме того, при сокращении численности и штата увольняемому сотруднику полагаются дополнительные выплаты.

К увольнению за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) обычно прибегают, когда работник постоянно нарушает обязательства по трудовому договору, правила внутреннего трудового распорядка, нормы должностных инструкций, положений, приказов компании-работодателя, технических правил и т. п. (п. 35 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Например, сотрудника можно уволить за невыполнение работы в определенных объемах (нормах) или в конкретно поставленные сроки.
Увольнение за неоднократное неисполнение работником трудовых обязанностей требует тщательного документального оформления. Причем не только того нарушения, которое стало поводом к увольнению. Работодатель должен быть готов подтвердить законность взысканий, наложенных на работника за предыдущие нарушения. Ведь чтобы увольнение по данному основанию было законным и обоснованным, нужно, чтобы одновременно соблюдались следующие условия: – работник не исполняет трудовые обязанности без уважительных причин; – работник уже имеет дисциплинарное взыскание (в виде замечания или выговора); – предыдущее дисциплинарное взыскание было наложено законно и с соблюдением процедуры, предусмотренной статьей 193 Трудового кодекса.

Акт об отказе представить объяснения

Увольнение работника за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей будет законным только в том случае, если у сотрудника уже были прежде оформленные по всем правилам дисциплинарные взыскания (подробнее об общих правилах увольнения по этому основанию можно посмотреть в рекомендациях к докладной записке руководителя).
Накладывая взыскание за каждое нарушение, необходимо придерживаться порядка, установленного статьей 193 Трудового кодекса. Данная статья в числе прочего обязывает работодателя до применения дисциплинарного взыскания письменно затребовать у работника объяснение по поводу совершенного проступка.
Если работник не представит объяснения в течение двух рабочих дней, об этом составляется акт (ч. 1 ст. 193 ТК РФ).

Приказ об увольнении

Прекращение трудового договора, в том числе в связи с увольнением за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей, в обязательном порядке оформляется приказом (распоряжением) работодателя (ст. 84.1 ТК РФ). Именно с даты увольнения, которая названа в приказе, прекращаются все выплаты в пользу работника. Правда, есть одно исключение: если сотрудник в течение 30 календарных дней после увольнения заболеет, компания будет обязана оплатить ему больничный листок (п. 2 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»). Это правило распространяется и на ситуацию, когда сотрудника уволили «по статье».

Приказ об утверждении перечня работников, имеющих доступ к персональным данным

Персональные данные работника могут храниться на бумажных носителях и (или) в электронной форме. При этом работодатель обязан составить список лиц, которым для выполнения трудовых обязанностей нужен доступ к этой информации (ст. 88 ТК РФ, п. 14 Положения, утвержденного постановлением Правительства России от 17 ноября 2007 г. № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»). Его утверждают приказом.

Согласие на обработку персональных данных

Обработка персональных данных – это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое их использование (ч. вторая ст. 85 ТК РФ). Занимается этим оператор, то есть «государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными» (п. 2 ч. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон)). Любой работодатель является оператором персональных данных. Манипуляции с ними будут законными, если владелец дал свое согласие. Но существует исключение, установленное пунктом 5 части 2 статьи 6 Закона. Там сказано, что для обработки сведений личного характера не нужно спрашивать разрешение, если это необходимо для исполнения договора между оператором персональных данных и их владельцем. Следовательно, работодатель не должен брать согласие работника на получение, хранение, комбинирование и т. д. сведений личного характера, когда это связано с исполнением трудового договора. Таким образом, сведения, которые необходимы для заполнения личной карточки работника по форме Т-2 могут быть получены, взяты на хранение, переработаны и т. д. без специального разрешения их владельца.
Не нужно согласие и в тех случаях, когда работодателю необходимо передать сведения о работнике в Фонд социального страхования, Пенсионный фонд, Фонд обязательного медицинского страхования, налоговую инспекцию или военкомат.
В остальных случаях передача, получение или другая обработка информации личного характера, принадлежащей работнику, возможна только с его письменного согласия. Так, если ваш сотрудник желает получить кредит в банке, финансовая организация может запросить у вас сведения об уровне его зарплаты. Передать их можно только с разрешения работника.
По общему правилу не допускается обработка специальных категорий персональных данных. К ним относятся: расовая и национальная принадлежность, политические, религиозные и философские убеждения, сведения о состоянии здоровья и интимной жизни. То есть при трудоустройстве интересоваться у работника этими вопросами нельзя. Производить с ними манипуляции можно только в тех случаях, которые перечислены в части 2 статьи 10 Закона. Но если речь идет о состоянии здоровья, работодатель вправе получить и хранить такие сведения без разрешения владельца, когда это связано с условиями труда.

Трудовые книжки: ошибки при заполнении

Исправление даты рождения на титульном листе

Записи в трудовую книжку, в том числе на титульном листе при ее оформлении, необходимо вносить в том порядке, который установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Если работнику на титульном листе внесли запись о дне рождения не арабскими цифрами, а словами, она должна быть исправлена.

Согласие на обработку персональных данных

В настоящее время сведения о работе должны вноситься в трудовую книжку полностью. Сокращения были возможны до 30 апреля 2003 г. когда начали действовать Правила ведения и хранения трудовых книжек.
Например, недопустимо писать «Пр. № 15-ОК» или «ООО «Медиатор» (п. 1.1. и 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек) и др. Вместо этого указывайте: «Приказ № 15-ОК», «Общество с ограниченной ответственностью «Медиатор» (ООО «Медиатор»)» и т. д. (п. 2.3 Инструкции № 162, п. 8, 12 Инструкции № 620).
Единообразной практики о том, нужно ли исправлять такую ошибку, нет. Однако Пенсионный фонд РФ при назначении пенсии может не включить период работы, запись о котором внесена неверно, в трудовой (страховой) стаж сотрудника без дополнительных документов подтверждающих трудовую деятельность работника в этот период. Поэтому сначала признайте ее недействительной, а потом внесите ее корректно.

Сведения внесены не в тот раздел

Записи о работе должны быть внесены именно в одноименный раздел (Раздел 3 Инструкции по заполнению трудовых книжек). Если они сделаны в разделе «Сведения о награждениях» Пенсионный фонд РФ может не учесть их при подсчете трудового (страхового) стажа работника. Ошибка она могла быть допущена, когда закончились пустые графы в сведениях о приеме на работу. Заведите работнику вкладыш к трудовой книжке и внесите эту запись по аналогии с трудовой книжкой (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Если же такая ошибка допущена предыдущим работодателем, она должна быть им же и исправлена (его правопреемником, вышестоящей организацией) (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если нет возможности обратиться в прежнюю компанию, вы вправе:
- не признавать ошибочную запись недействительной, но и не вносить дальше данные о работе в раздел «Сведения о награждениях». Заведите работнику вкладыш к трудовой книжке;
- на основании подтверждающих документов (трудового договора, выписок из приказов и т. д.) исправить запись самостоятельно (п. 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Изменение трудового договора, перевод, совмещение

Изменение трудового договора

Запись в трудовую книжку

Если во время работы сотрудника организация сменила название, об этом делается соответствующая запись в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки. Такое правило предусмотрено пунктом 3.2. «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Приказ об изменении фамилии в учетных документах

После того, как будет получено заявление от работника, руководитель организации издает приказ, в котором дает указание кадровой службе внести необходимые коррективы в учетные документы и трудовую книжку работника.

Приказ об установлении совмещения

Поручение работнику по выполнению дополнительной работы в течение рабочей смены (совмещение профессий) оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Он является основным распорядительным документом.

Согласие работника на совмещение

Совмещение профессий возможно только с письменного согласия работника. Такое требование установлено частью первой статьи 60.2 Трудового кодекса. Согласие может быть зафиксировано в бланке уведомления о совмещении или оформлено отдельным документом в виде заявления.

Заявление о переводе

Трудовым кодексом предусмотрена возможность перевода сотрудника с одной работы на другую (ст. 72.1 ТК РФ). Под этим действием понимают: – изменение трудовой функции работника; – изменение структурного подразделения, в котором работает сотрудник; – перевод в другую местность вместе с работодателем; – перевод на постоянную работу к другому работодателю. Смена подразделения считается переводом, если оно было указано в трудовом договоре. Если же сотрудник решил поменять работу по приглашению другого работодателя, трудовой договор на прежнем месте должен быть прекращен по пункту 5 статьи 77 Трудового кодекса. Перевод бывает временным или постоянным. Его причины различны: производственная необходимость, расширение или сокращение деятельности организации, решение проблем карьерного роста персонала, результаты аттестации, в соответствии с которыми сотрудник повышается или понижается в должности, медицинские показания.
Документом, который дает старт процедуре перевода может быть как заявление работника, так и предложение работодателя. Однако без письменного волеизъявления сотрудника не обойтись. В нем нет нужды, если перевод обусловлен простоем или необходимостью временно привлечь работника, чтобы устранить последствия катастрофы, наводнения, пожара, другого чрезвычайного происшествия.

Приказ о переводе

Перевод сотрудника на другую работу, предусмотренный статьей 72.1 Трудового кодекса, оформляют приказом. Он является основным распорядительным документом. Его издают на основании дополнительного соглашения к трудовому договору, а также заявления или письменного согласия работника о переводе. Инициатором перевода может выступать руководитель структурного подразделения, в котором трудится работника. Тогда он оформляет представление на имя руководства организации, которое и примет окончательное решение.
Кроме представления обязательно необходимо иметь письменное согласие работника об изменении его трудовой функции (ч. первая ст. 72.1 ТК РФ).

Режим труда и учет рабочего времени

Приказ об установлении гибкого графика

Приказом вводится в действие гибкий график работы сотрудника.

Приказ о привлечении к работе в режиме ненормированного рабочего дня

Привлечение работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня возможно только после соответствующего распоряжения руководителя (ст.101 ТК РФ). Такое распоряжение (приказ) необходимо издавать в письменном виде и под расписку знакомить с ним работник.

Приказ о привлечении к сверхурочной работе

На основании приказа руководителя сотрудник привлекается к сверхурочной работе. Законодателем не установлен перечень должностей работников, которые могут привлекаться к работе за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени.

Приказ о введении графика сменности

Приказом утверждается график сменности для отдельных сотрудников.

Штатное расписание и табель учета рабочего времени

Штатное расписание – это локальный нормативный акт. В нем закреплены наименования структурных подразделений, численность штатных единиц, наименования должностей и профессий работников, размеры тарифных ставок и надбавок по каждой позиции. Согласно постановлению Госкомстата России от 5 мая 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее Постановление) оно является документом первичной учетной документации. Среди юристов существует мнение, что штатное расписание не относится к обязательным документам, поскольку это требование в Трудовом кодексе не закреплено, а Госкомстат России, который утвердил форму штатного расписания, не может регулировать трудовые отношения. Следовательно, работодатель вправе утвердить свою форму этого документа либо не использовать его вовсе. С другой стороны, предоставить штатное расписание в ходе проверок просят налоговая и трудовая инспекции, а его отсутствие расценивают как нарушение статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. Это может обернуться для работодателя административным штрафом или судебным спором. Интересуются штатным расписанием и инспектора ФСС. Свои требования они основывают на положениях пункта 91 Методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам (постановление ФСС России от 7 апреля 2008 г. № 81 «Об утверждении методических указаний о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам»). Там сказано, что для правильности начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование сотрудникам ФСС необходимо ознакомиться, в том числе, со штатным расписанием. Кроме того, в статье 57 Трудового кодекса говорится, что к существенным условиям трудового договора относится трудовая функция, то есть работа по должности, профессии, а определять ее следует в соответствии со штатным расписанием.
Принимая во внимание изложенное, мы рекомендуем этот документ оформить.

Приказ о внесении изменений

Приказ является основанием для изменения штатного расписания (постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Необходимость изменения может быть обусловлена сокращением штата или же напротив, его увеличением, изменением тарифных ставок, надбавок, наименования должностей.

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. В случае восстановления на работе незаконно уволенного сотрудника, дни, когда он не работал после увольнения и до восстановления, признаются вынужденным прогулом. Они должны быть оплачены работодателем. Для их правильного учета в табель нужно внести изменения.

Отпуска, командировки

График отпусков определяет очередность ухода сотрудников в отпуск. Каждая компания должна ежегодно составлять график не позднее чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). За отсутствие графика трудовые инспекторы могут оштрафовать компанию (30 000–50 000 руб.) или ее руководителя (1000–5000 руб.) по статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.
Конечно, в течение года у работников или компании могут измениться обстоятельства, а значит, и время отпуска, поэтому строгое следование графику необязательно. В документ всегда можно внести необходимые изменения на основании заявления работника и соответствующего приказа руководителя.

Приказ о предоставлении отпуска

Это главный документ, на основании которого сотруднику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск. Из статьи 136 Трудового кодекса следует, что оплата отпуска производится не позже чем за три дня до его начала. Поэтому приказ о предоставлении отпуска работнику должен быть издан не позднее этого срока.

Записка-расчет о предоставлении отпуска

Когда сотрудник уходит в ежегодный (или иной) оплачиваемый отпуск, финансовая служба компании обязана сделать расчет отпускных по специально предназначенной для этого унифицированной форме.

Запись в табеле учета рабочего времени

Табель обязателен для всех работодателей, включая немногочисленные компании и работодателей – физических лиц. Это установлено статьей 91 Трудового кодекса (где говорится, что работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником) и подтверждается постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, которым утверждена унифицированная форма табеля. В табеле учета рабочего времени нужно вносить сведения не только о количестве отработанных часов, но и сведения о том, когда и сколько дней провел работник в отпуске.

Приказ о предоставлении дополнительного оплачиваемого отпуска

Приказ о предоставлении отпуска – главный документ, на основе которого сотруднику предоставляются дни отдыха и выплачиваются отпускные. Приказ оформляется и на основной оплачиваемый отпуск, и на дополнительный – если он положен сотруднику в силу закона, трудового, коллективного договора или иного локального нормативного акта компании. Из статьи 136 Трудового кодекса следует, что оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала. Поэтому приказ о предоставлении отпуска работнику должен быть издан не позднее этого срока.

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам

Чтобы назначить и выплатить пособие по беременности и родам, компании нужно получить от сотрудницы заявление и листок нетрудоспособности. На основании этих документов компания предоставляет сотруднице отпуск и начисляет пособие (ст. 255 ТК РФ) – об этом как раз издается приказ.
Пособие по беременности и родам выплачивается по месту работы. В случае, если сотрудница работает у нескольких работодателей, пособие по беременности и родам назначается и выплачивается ей по всем местам работы (службы, иной деятельности) ((ч. 1, 2 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).
Таким образом, сотруднице, работающей на условиях внешнего совместительства, листок нетрудоспособности будет выдан в двух экземплярах, которые она должна будет представить обоим своим работодателям (Письма Минздравсоцразвития РФ от 11.01.2007 г. № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности» № 80-ВС «О порядке использования бланков листков нетрудоспособности старого образца до утверждения новой формы указанных бланков».

Приказ о предоставлении отпуска без содержания

Трудовым кодексом работнику предоставлена возможность пойти в отпуск без сохранения заработной платы. Она может быть реализована на основании приказа руководителя организации.
Отпуск без содержания предоставляют в календарных днях.

Вернувшись из служебной командировки, работник должен составить отчет о том, как он выполнил служебное задание («дозаполнить» графу 12 в служебном задании). Для этого ему отведено три рабочих дня. В этот же срок нужно представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах. Вместе с ним сдают документы, которые подтверждают траты работника, например: – по найму жилого помещения; – на проезд до места назначения и обратно; – на уплату сборов за услуги аэропортов и других комиссионных сборов и т. д. Если работник болел в командировке, ему нужно предоставить вместе с отчетом листок о временной нетрудоспособности. Остаток денежных средств, которые превышают сумму, указанную в авансовом отчете, работник должен сдать в те же сроки, что и предоставить сам отчет.

В служебном задании, которое является первичным документом по учету труда и его оплаты, подробно описывается цель командировки (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Это необходимо не только, чтобы сотрудник точно знал, какие задачи ему поставлены, но еще и для того, чтобы подтвердить налоговикам производственный характер служебной поездки.

Приказ о направлении в командировку

Приказ о направлении сотрудника в командировку – это один из тех документов, которые подтверждают обоснованность командировочных расходов по внутренним и зарубежным командировкам, а также период, в течение которого сотруднику положена не зарплата, а средний заработок и доплата до фактического оклада за время командировки, если, конечно, она предусмотрена локальным актом компании (см. письмо Минфина России от 03.04.2009 № 03-03-06/2/77).
Кстати, совместителю сохраняется средний заработок у того работодателя, который направил его в командировку. По месту второй работы сотрудник может оформить отпуск без сохранения зарплаты. Если командировка проходит одновременно по основной работе и по совместительству, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а командировочные расходы они распределяют по соглашению друг с другом (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Зарплата, премии, компенсации, удержания

Приказ о повышении оклада

Приказ о повышении оклада сотруднику является распорядительным документом, на основании него вносят изменения в трудовой договор сотрудника, которому поднимают оклад, и штатное расписание.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Если сотруднику увеличивают оклад, наряду с изменениями в трудовой договор необходимо внести корректировки и в штатное расписание.

Уведомление о снижении зарплаты

Трудовой кодекс допускает два возможных варианта изменения условий об оплате труда (включая снижение оклада) – по соглашению сторон и по инициативе компании (ст. 72 и 74 ТК РФ). Уведомление за два месяца требуется, если оклад снижается по инициативе администрации. Смысл его в том, что если сотрудник не согласится на новые условия, то через два месяца его можно будет уволить. В то же время снижение оклада по соглашению сторон можно произвести в любое время и без уведомления. Но если сотрудник не согласится, уволить его без процедуры уведомления нельзя.
Однако снижение зарплаты по инициативе компании допускается только в связи с изменением организационных или технологических условий труда, если сохранить должностные обязанности сотрудника в прежнем виде и объеме невозможно. Причиной могут послужить изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, совершенствование рабочих мест на основе их аттестации и др. (ст. 74 ТК РФ, п. 21 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). Например, автоматизация рабочего процесса, который работник раньше выполнял вручную, техническое перевооружение производства, в результате чего некоторые прежние обязанности работника стали вообще не нужны, и т. д. Если после таких перемен трудовые обязанности сотрудника сокращаются или упрощаются, то работодатель вправе снизить зарплату, предварительно уведомив работника о предстоящих изменениях как в должностных обязанностях, так и в зарплате.
Технологическое изменение условий труда больше свойственно производственным компаниям. Организационные изменения, конечно, возможны в любых компаниях. Однако важно: если речь не идет о техническом перевооружении, будет очень сложно документально обосновать организационный или технологический характер перемен. Дело в том, что даже среди чиновников нет понимания того, что «организационные изменения» могут служить достаточным основанием для снижения зарплаты по инициативе компании. Отсюда – слишком большой риск того, что трудовая инспекция посчитает причины неубедительными, а снижение зарплаты незаконным.
Поэтому юристы советуют по возможности снижать оклад по соглашению сторон. В этом случае, как уже было сказано выше, уведомлять работника не требуется – достаточно будет дополнительного соглашения к трудовому договору.

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Если сотруднику уменьшают оклад, наряду с изменениями в трудовой договор необходимо внести корректировки и в штатное расписание. В нем в обязательном порядке указывается размер зарплаты (оклад, тарифная ставка и т. д.) по каждой должности.
Отметим такую важную тонкость: трудовому инспектору не понравится, если по одной и той же должности установлены разные зарплаты – он увидит в этом нарушение требования Трудового кодекса платить равную зарплату за равный труд. То есть опасно одному, к примеру, менеджеру отдела продаж зарплату понизить, а остальным сотрудникам в той же должности – нет. Конечно, компания может ссылаться на то, что именно для этого менеджера в должностную инструкцию внесены изменения и перечень его обязанностей уменьшился. Однако велика вероятность того, что трудовой инспектор не сочтет эти объяснения убедительными. Поэтому безопаснее либо снижать всем, либо ввести дополнительные должности – старший менеджер, ведущий менеджер и т. п.

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней, может быть компенсирована работнику деньгами (часть первая ст. 126 ТК РФ). Для этого работник должен написать заявление.

Заявление на замену отпуска денежной компенсацией

По закону за работу по ненормированному графику работнику должна быть предоставлена компенсация, в виде дополнительных дней отдыха. Причем, таких дней должно быть как минимум три (ст.119 ТК РФ). Но закон предусматривает и денежную компенсацию. В этом случае переработка должна быть компенсирована сотруднику как сверхурочная работа. То есть за первые два часа он должен получить не менее чем в полуторном размере, а за последующие два часа – не менее, чем в двойном (ст.152 ТК РФ). А для того, чтобы заменить отпуск деньгами, от работника следует получить письменное заявление с соответствующей просьбой.

Приказ о замене отпуска денежной компенсацией

Для того, чтобы заменить дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день деньгами, от работника следует получить письменное заявление с соответствующей просьбой. А далее работодатель должен издать соответствующий приказ.

Приказ (распоряжение) о поощрении

Приказ о поощрении работника является основанием для начисления и выплаты премий. Особенно важно его составлять, если премия является разовой, а не выдается регулярно вместе с зарплатой.

Приказ о выплате материальной помощи

Как правило, организация выплачивает материальную помощь по достаточно печальным основаниям. Например, когда работнику потребовались деньги на неотложное лечение или когда его имущество пострадало во время пожара, а средств на приобретение элементарных вещей нет. Но бывают и оптимистичные поводы для оказания материальной поддержки. Например, вступление сотрудника в брак, рождение в его семье ребенка, юбилей или просто какая-то праздничная дата (новогодние, майские праздники). В этих случаях работникам тоже обычно предстоят дополнительные расходы.
Материальную помощь работнику выплачивают на основании приказа руководителя.

Уведомление сотрудника об удержании из заработной платы

Работодатель вправе удержать из заработка сотрудника переплату, только если он не оспаривает оснований и размера удержаний (ч. 3 ст. 137 ТК РФ). Правда, есть исключение: ситуация, когда из зарплаты при увольнении удерживают отпускные за неотработанные дни. Чтобы удостоверить согласие сотрудника, надо его в письменном виде уведомить об излишней выплате. И прямо на уведомлении получить его согласие – он сделает соответствующую отметку. Тогда можно издавать приказ об удержании переплаты. Либо сотрудник может вернуть переплату наличными в кассу.

Приказ об удержании из заработной платы

Документом, на основании которого компания вправе без решения суда удержать из зарплаты работника излишне выданные ему суммы, является соответствующий приказ или распоряжение руководителя организации. Оформляется приказ на основании служебной записки главного бухгалтера, а также письменного согласия сотрудника на удержание переплаты.
Отметим, что если сотрудник согласен внести переплату наличными в кассу компании, приказ не понадобится.

Обучение и аттестация

Обучение, повышение квалификации, переподготовка

Приказ о направлении на учебу

Трудовым законодательством не установлена обязанность работодателя оформлять приказ о направлении на учебу. Было бы достаточно заключить ученический договор. Однако мы рекомендуем приказ издать. Это поможет кадровой службе вести учет рабочего времени и ученичества, а бухгалтерии – правильно начислять зарплату работнику.

Договор на обучение или повышение квалификации

Работник имеет право на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации, в том числе обучение новым профессиям (ст.ст. 21 и 197 ТК РФ). В некоторых случаях работодатель обязан заключить договор на повышение квалификации своего сотрудника. Это касается врачей, научно-педагогических работников, отдельных специалистов железнодорожного транспорта и других. Однако только работодатель может определить, нужно ли дополнительно обучать сотрудника. Если такая необходимость будет обнаружена, следует заключить с работником ученический договор (гл. 32 ТК РФ). Он позволяет упорядочить отношения между работником и работодателем, в том числе, по оплате за обучение, обязанностям сторон во время учебы и после ее окончания. Это до определенной степени гарантирует, что подучившийся сотрудник сразу же не уволится. Если же это произойдет, организация сможет получить денежную компенсацию за потраченные на учебу средства. Закон говорит о двух видах договоров: обучение гражданина, который хочет устроиться на работу в вашу организацию и обучение действующих работников (переобучение, повышение квалификации). Во втором случае заключенное соглашение является дополнением к трудовому договору. Обучение может проходить как с отрывом от производства, так и без отрыва.

Проверку работников на соответствие квалификации проводят по графику. Его готовит аттестационная комиссия. Это документ необходим для того, чтобы аттестация для сотрудника не оказалось неприятной неожиданностью, и у него было время на подготовку.

Приказ о проведении аттестации

Любая аттестация начинается с принятия решения о ее проведении. Такое решение принимает руководитель фирмы или сотрудник, в чьей компетенции находится назначение аттестации. Решение оформляется приказом.

Приказ о создании аттестационной комиссии

Чтобы провести аттестацию, нужно создать аттестационную комиссию и утвердить график работ. Для этого работодатель издает приказ. Дата, когда он составлен, является днем начала мероприятия.

Дисциплина труда и материальная ответственность

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Дисциплинарное взыскание применяют посредством издания приказа. Такой вывод следует из содержания части шестой статьи 193 Трудового кодекса. Этот распорядительный документ должен быть издан не позднее одного месяца со дня, когда был обнаружен проступок и не позднее шести месяцев со дня, когда он был совершен. Если же речь идет о нарушении, которое было выявлено по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудита, то применить наказание можно в течение двух лет со дня его совершения. В это период не входит время, когда работник находился в отпуске или на больничном. Кроме того, не учитывается время, которое необходимо для учета мнения профсоюза.

Акт - отказ от объяснений

Работодатель может наложить на работника взыскание за нарушение трудовой дисциплины только после того, как потребует от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). В противном случае вынесенное взыскание будет незаконным. Однако сотрудник вовсе не обязан что либо пояснять. Он вправе этого не делать. Чтобы подтвердить факт отказа от дачи объяснений составляют соответствующий акт.

Трудовым кодексом предусмотрена возможность поощрения работника за добросовестный труд (ст. 191 ТК РФ). Как правило, с ходатайством об этом выступает непосредственный начальник работника. Он может оформить представление в виде докладной или служебной записки. На этом основании работодатель издаст приказ о поощрении работника.

Приказ о поощрении

Работодатель может отблагодарить работника за добросовестное исполнение трудовых обязанностей (ст. 191 ТК РФ). В трудовом кодексе перечислены такие виды поощрений как благодарность, премия, ценный подарок, почетная грамота и представление к званию лучший по профессии перечислены в Трудовом кодексе. Перечень этот не является окончательным. Коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине в организации могут быть установлены другие поощрения. Решение о премировании работника, объявлении ему благодарности и т. д. оформляют приказом.

Правила внутреннего трудового распорядка

Трудовой распорядок является непременным условием нормальной деятельности любой организации. Он определяется локальным нормативным актом – правилами внутреннего трудового распорядка. Этот документ необходим каждой фирме. Если он отсутствует в организации, работодатель рискует столкнуться с множеством конфликтных ситуаций по поводу выполнения работниками своих обязанностей. Кроме того, трудовые инспекторы могут оштрафовать руководителя организации на сумму от 1000 до 5000 рублей, а саму фирму на сумму 30 000 до 50 000 рублей или приостановить работу предприятия на срок до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Правила внутреннего трудового распорядка обычно являются приложением к трудовому договору. С ними обязательно должен быть ознакомлен каждый работник. Для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, которые установлены федеральными законами (ч. пятая ст. 189 ТК РФ).

Сторона трудового договора, причинившая ущерб другой стороне, возмещает его по правилам, установленным Трудовым кодексом или другими федеральными законами (ст. 232 ТК РФ). Работодатель обязан возместить ущерб работнику в полном объеме. Работник же отвечает перед работодателем в пределах своего среднего месячного заработка, за исключением случаев, перечисленных в части первой статьи 243 Трудового кодекса. В этом разделе вы найдете документы, которые необходимо составить в случае возникновения материального ущерба, как по вине работника, так и по вине работодателя.

Согласие на возмещение ущерба в натуральной форме

Причиненный работодателем ущерб может быть возмещен работнику не только деньгами, но и в натуре, то ест аналогичным имуществом. По смыслу закона, инициатором выступает работодатель (ст. 235 ТК РФ). Он делает письменное предложение. Если сотрудник согласиться, он может написать отдельное заявление или же выразить свое отношение на бланке письма администрации.

Материальная ответственность работника
Условия материальной ответственности работника установлены главой 39 Трудового кодекса. Она может наступить при наличии:
– противоправных действий работника;
– вины работника;
– причинно-следственной связи между деянием работника и наступившими последствиями;
– прямого действительного ущерба.
Если отсутствует хотя бы одно из вышеназванных условий, то и взыскать с работника ничего не получится. По общему правилу работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ). Однако в случаях, перечисленных в статье 243 Трудового кодекса, с работника можно взыскать всю сумму прямого действительного ущерба, например, при заключении договора о полной материальной ответственности. Компенсация ущерба может быть взыскана с работника в добровольном порядке, принудительно или через суд.
Как можно взыскать ущерб
Добровольный порядок применяется в общем случае, то есть когда работник письменно выразил согласие на возмещение ущерба. Принудительный порядок может быть использован, когда:
– работник отказался добровольно погасить ущерб;
– размер ущерба не больше размера среднего месячного заработка виновника;
– работодатель в течение месяца со дня причинения ущерба издал распоряжение о его взыскании. Судебный порядок применяется, если:
– работник не согласен добровольно возместить ущерб;
– размер ущерба больше среднего месячного заработка работника;
– с момента возникновения ущерба прошло более месяца;
– работник дал письменно согласие на возмещение ущерба, но до его погашения уволился.
Порядок взыскания
Чтобы взыскать с работника материальный ущерб, работодатель обязан
– провести проверку для определения размера ущерба;
– истребовать от работника письменное объяснение об обстоятельствах происшедшего;
– установить виновность или невиновность работника в причиненном ущербе;
– получить согласие работника о добровольном возмещении ущерба;
– принять решение о взыскании ущерба.
Обратите внимание, если работодатель не уложился в отведенный для принятия решения месячный срок, это не лишает его возможности издать решение позже (ч. первая ст. 248 ТК РФ).
В каком виде взыскивают ущерб
Материальный ущерб может быть взыскан в денежной форме или в натуральном виде. В последнем случае работодатель должен получить письменное согласие работника. Натуральное возмещение предполагает возможность ремонта поврежденного имущества или его замены на равноценное. Компенсация в денежном виде допускается с рассрочкой платежей, если об этом есть договоренность между сторонами.

Приказ о введении коллективной материальной ответственности

Коллективная материальная ответственность устанавливается на основании приказа (распоряжения) работодателя. Об этом сказано в пункте 1 раздела II Типовой формы договора о коллективной материальной ответственности (утверждена постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

Приказ о взыскании ущерба

Взыскание материального ущерба с работника производится на основании распоряжения работодателя (ст. 248 ТК РФ). Приказ должен быть издан в течение месяца с момента установления размера ущерба. В противном случае взыскать материальный ущерб можно будет только в судебном порядке. Если приказ не издан, то любые удержания из зарплаты работника в целях возмещения ущерба незаконны и могут быть обжалованы в суде.

Приказ о создании комиссии

Как правило, проведение проверки по факту причинения материального ущерба работодателю возлагают на специальную комиссию. Ее создают на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. В состав комиссии включают не менее трех человек: один из заместителей руководителя организации или начальник отдела кадров, непосредственный начальник работника (технолог участка, цеха), главный бухгалтер или экономист, инженер (специалист) по охране труда. В комиссию могут войти и другие специалисты, если это необходимо для правильного определения размера ущерба и выяснения обстоятельств происшедшего.

Локальные нормативные акты

Коллективное соглашение является элементом социального партнерства в сфере труда. Оно направлено на обеспечение согласования интересов сторон трудовых отношений – работников и работодателей.

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка регулируют режим работы организации и время отдыха, прием и увольнение работников, права, обязанности сторон трудового договора, ответственность и др. Они могут быть оформлены как приложение к коллективному договору или как самостоятельный документ.

Отдельные категории работников

Запись в трудовую книжку о военной службе

Если работник до приема на работу состоял на военной службе, в его трудовой книжке нужно сделать запись о службе (пункт 21 «Правил ведения и хранения трудовых книжек…», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Такая запись производится в разделе «Сведения о работе» на основании военного билета. Запись о службе нужно сделать и в том случае, если работник служил в:
- органах внутренних дел;
- Государственной противопожарной службе МЧС;
- учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы;
- органах налоговой полиции;
- органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ;
- таможенных органах.

Приказ о переводе сотрудника на надомную работу

Применяется для оформления и учета перевода работника на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией.

Приказ заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под роспись.

Уведомление о заключении договора с иностранцем

Работодатель обязан уведомить ФМС России в субъекте, на территории которого иностранец работает (получил патент), о его трудоустройстве. Это правило действует в отношении визовых и безвизовых иностранцев (п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ, Приложение № 21 к приказу ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147).

Уведомление о расторжение договора с иностранцем

Работодатель обязан уведомить ФМС России в субъекте, на территории которого иностранец работает (получил патент), о его увольнении. Это правило действует в отношении визовых и безвизовых иностранцев (п. 8 ст. 13 Закона № 115-ФЗ, Приложение № 21 к приказу ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147).

Заявление о выдаче разрешения безвизовому иностранцу

Иностранец, прибывший в Российскую Федерацию без оформления визы, должен получить разрешение на работу. Для этого нужно подать заявление в территориальное подразделение ФМС России (п. 46 Административного регламента предоставления Федеральной миграционной службой, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющими переданные полномочия Российской Федерации в области содействия занятости населения, федеральным агентством морского и речного транспорта и федеральным агентством по рыболовству государственной услуги по выдаче заключений о привлечении и об использовании иностранных работников, разрешений на привлечение и использование иностранных работников, а также разрешений на работу иностранным гражданам и лицам без гражданства (утвержден приказом ФМС России № 1, Минздравсоцразвития России № 4, Минтранса России № 1, Госкомрыболовства России № 2 от 11 января 2008 г.)). Работник может подать заявление сам либо через организацию, которая занимается его трудоустройством.

Уведомление о прибытии иностранца в место пребывания (Заполненный образец)

Миграционному учету подлежат все иностранцы, независимо от их статуса, – временно пребывающие, постоянно или временно проживающие в России (ч. 2, 3 ст. 7, ч. 1 ст. 20, ч. 1 ст. 21 Федерального закона от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ, абз. 1 п. 20 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 января 2007 г. № 9). Работодатель должен направить уведомление о прибытии иностранца в территориальный орган ФМС России, если является для него принимающей стороной (п. 7 ч. 1 ст. 2, ч. 3 ст. 20 Федерального закона от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ). Самостоятельно мигрант может представить уведомление в госорган только в исключительных случаях (ч. 3, 3.1, 4 ст. 22 Федерального закона от 18 июля 2006 г. № 109-ФЗ).

Уведомление о заключении договора с иностранцем (Заполненный образец)

Приказ о вступлении в должность

Приказ издается на основании решения уполномоченного органа компании и является первым распорядительным документом генерального директора.

Трудовой договор с генеральным директором

Трудовой договор в религиозной организации

Руководства, Инструкции, Бланки

Поиск

Новые файлы

Описание

Формы и образцы документов налогового учета и бухгалтерской отчетности, налоговая декларация \ Консультант Плюс

Видео

Другие статьи