Руководства, Инструкции, Бланки

Образец Акт Приема-передачи Бухгалтерской Документации img-1

Образец Акт Приема-передачи Бухгалтерской Документации

Рейтинг: 4.3/5.0 (1832 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел – документ, содержащий полный перечень документов, отображающих состояние финансового учета предприятия или заключение аудиторской проверки, который передается от одного лица другому. Данная мера необходима во избежание в дальнейшем возможных споров.

В составлении данного вида документа заинтересованы три лица, а именно: руководитель предприятия, бухгалтер, который принял решение уволиться, а так же бухгалтер, который принял решение приступить к работе.

Акт приема-передачи дел не имеет строго установленных правил составления. Унифицированной формы данного документа законодательством РФ так же не предусмотрено. Как правило, акт представляет собой опись конкретных дел, касающихся бухгалтерии. К ним относятся:

  • характеристика системы ведения бухгалтерского учета, а так же его форма, принятая на конкретном предприятии;
  • учет движения денежных средств предприятия - наличие определенных документов (к примеру, кассовая книга, чековая книжка), нормальные условия хранения денежных средств, а так же подтверждающих денежные операции документов: векселя, чеки, почтовые марки и др. своевременность оприходования наличных денег и др.;
  • правильность ведения учета расчетных операций – наличие договоров, банковских выписок, актов сверки взаиморасчетов и др.;
  • состояние амортизируемого имущества – полнота проведения инвентаризации, а так же надлежащий вид оформления данных описей;
  • состояние учета материальных ценностей – своевременность проведения инвентаризации, а так же обязательное отображение ее результатов в бухгалтерском учете;
  • расчеты с работниками предприятия – наличие трудовых договоров, своевременность выдачи заработной платы, сведения, касающиеся штатного расписания и др.;
  • своевременная сдача бухгалтерской отчетности предприятия в налоговые органы;
  • надлежащие хранение бухгалтерской документации (состояние архива предприятия, своевременное изъятие документов в связи с истечением сроков хранения и др.).

При передаче дел необходимо собрать комиссию, члены которой рассматривают приложенные к акту объяснительные записки, а так же заключение аудиторов. Документ должен быть завизирован подписями главных бухгалтеров (и сдающего и принимающего дела), членов данной комиссии, а так же руководителя предприятия.

В зависимости от деятельности предприятия, содержание акта приема-передачи дел может быть добавлено некоторыми пунктами, которые в большей степени раскрывают ведение бухгалтерского учета.

Другие статьи

Акт приема-передачи документов

Бланки и образцы Акт приема-передачи документов

Опубликовал(а): admin в: 03.02.2013

Акт приема-передачи документов – это официальный документ по средствам которого документально оформляется прием или передача документов от одного человека другому. Данный акт является частью договора заключенного между контрагентами, обычно акт приема-передачи документов составляется по требованию организации, в случаи затребования ей необходимых документах.

Данный документ является официальным, а значит имеет юридическую силу, в следствии чего, после подписания акта приема-передачи документов между участниками возникают взаимные юридические обязанности согласно этому акту. Поэтому при возникновении каких либо споров между сторонами заключившими данный акт, стороны в праве обратится в суд с иском в защиту своих интересов и представить «акта приема-передачи документов» в качестве доказательства обоснованности своих требований.

В Российской Федерации законодатель не установил форму составления акта приема-передачи документации, поэтому любое юридическое лицо в праве самостоятельно разработать форму составления данного документа, однако существует строго определенный перечь требований к составлению акта приема-передачи документов:

  • название документа;
  • дата составления акта;
  • место составления акта;
  • полное название организации составившей документ (первая сторона акта);
  • должность и ФИО лица непосредственно составил акт;
  • полное название предприятия (вторая сторона акта);
  • должность и ФИО лица адресата;
  • полный перечень документов, которые необходимо передать (количество экземпляров: оригиналов документов, копий документов);
  • регистрационные номера выше перечисленных документов;
  • подписи представителей организаций участников акта;
  • печать организации (составителя акта приема-передачи документов).

Рассмотренный выше документ является двусторонним и составляется в двух экземплярах. Соответственно, один экземпляр остается у первой стороны (организации, которая составила данный акт), а второй экземпляр передается второй стороне (организации для которой был составлен акт приема-передачи документов).

Нужен акт приема передачи документов и печати общества - форум о регистрации юридических лиц

Приема – передачи документации

общества с ограниченной ответственностью «….»


г. Москва « ___ » ____________ 2008 г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Освобожденный от должности Директора общества с ограниченной ответственностью «….» …………….. и назначенный на должность Директора общества с ограниченной ответственностью « ……….»……… (паспорт: серия …. № …. выдан ………. г. к.-п. ………. зарегистрирован по адресу: ………………), составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Освобожденный от должности Директора ООО « ………» (далее - Общество) гр. …………. передал, а назначенный на должность Директора Общества гр. …………. принял следующие документы Общества:
  • [В] Устав;
    [В] Учредительный договор;
    [В] Договора купли-продажи доли в уставном капитале ООО « ………..»;
    [В] Протокол № 1, 2;
    [В] Решение № 1;
    [В] Свидетельство о государственной регистрации от ………… г.;
    [В] Свидетельство о постановке на учет в ИФНС№ 1 по г. Москве от ……… г.
    [В] Информационное письмо об учете в Статрегистре Росстата;
    [В] Извещение страхователю из ПФ;
    [В] Извещение страхователю из ФСС;
    [В] Извещение страхователю из ФОМС;
    [В] Бухгалтерская документация в полном объеме;
    [В] Печать.

2. Печать, документация Общества переданы до подписания настоящего акта и находятся в удовлетворительном состоянии. Претензии к полноте и правильности оформления документации отсутствуют.
3. С «___» ___________ 2008 г. назначенный на должность Директора ………… принимает все обязательства по отношению к обществу, предписанные законом и уставом общества.
4. Настоящий акт составлен и подписан в 2 - х экземплярах.

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта приема-передачи бухгалтерских документов имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи бухгалтерских документов – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает факт приема-передачи бухгалтерских документов. В согласии с-ФЗ «О бухгалтерском учете», бухгалтер отвечает за статистическую, бухгалтерскую, налоговую учетность. Новый работник на должности бухгалтера обязан принять все документы, которые попадают под вышеуказанные категории.

При замене бухгалтера обязательно составляют акт приема-передачи бухгалтерских документов, в согласии с которым документацию передают новому должностному лицу. Составленный акт является юридическим официальным документом, его отсутствие может как нарушение законодательства расцениваться. Вся документация в согласии с актом приема-передачи бухгалтерских документов должна быть в соответствии с номенклатурой подшита, пронумерована и под роспись передана новому бухгалтеру. Передача документов проводится в присутствии уполномоченной комиссии.

Понравился образец акта? Можно бесплатно скачать готовый пример акта и сохранить, чтобы не потерять.

Бизнес-Прост.ру создан в помощь малому и среднему бизнесу России. На сайте собраны лучшие бизнес идеи, примеры бизнес планов с видео, полные пошаговые руководства по открытию бизнеса с нуля, выбор старого и нового оборудования, каталог франшиз, образцы шаблонов документов, бланков и форм за 2016 год.

Если вы нашли ошибку, выделите ее и нажмите Shift + Enter или нажмите нажмите здесь чтобы оповестить нас.

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку

Копирование страницы, переписывание полностью или частично - приветствуется, только с активной ссылкой на источник. Карта сайта

Подпишитесь на наши новости

Спасибо за ваше сообщение. В ближайшее время мы исправим ошибку

Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера - образец заполнения и бланк

Акт приема-передачи документов при смене директора или бухгалтера

Все участники хозяйственного оборота обязаны вести бухгалтерский учёт — так установлено законом. Юридическая ответственность за его правильность и своевременность возложена на собственника или уполномоченного им руководителя предприятия, а также на главного бухгалтера.

Лица с правом подписи

Руководитель предприятия и главный бухгалтер, как правило, подписывают все бухгалтерские документы предприятия. Такое право закрепляется за ними законодательно или внутренними документами предприятия.

Полномочия руководителя обычно фиксируются в учредительных документах и контракте; полномочия главного бухгалтера могут закрепляться в его должностной инструкции, в приказе руководителя или в трудовом контракте.

Что делать, если меняются должностные лица

Смена директора или главного бухгалтера — дело довольно хлопотное и требует продуманного подхода. В этом случае предприятию нужно не только уведомить контролирующие органы и обслуживающий банк, но и правильно провести приём-передачу первичных бухгалтерских документов новому работнику.

Законодательно такой порядок предусмотрен только для бюджетных организаций; хозрасчётные предприятия определяют его самостоятельно, например, отдельным приказом или положением. В любом случае оформляется акт приёма-передачи документов, пример которого приведён ниже.

Исходя из сложившейся деловой практики, при смене лиц, ответственных за ведение бухгалтерского учёта, на предприятии создаётся приказом специальная комиссия, которая проводит внутреннюю проверку и принимает документы у руководителя или главного бухгалтера.

Аудиторская проверка не является обязательной, однако предприятие может самостоятельно привлечь аудиторов, которые дадут заключение о состоянии бухгалтерского и налогового учёта. Такой документ может помочь предприятию избежать в будущем финансовых санкций проверяющих органов.

Если сменяющиеся должностные лица были материально ответственными, то проводится обязательная инвентаризация имущества и документов в установленном порядке.

Как правильно передать документы при смене директора или главного бухгалтера

За нарушение порядка ведения бухгалтерского учёта на предприятии для должностных лиц предусмотрена ответственность вплоть до уголовной, поэтому так важно правильно оформить приём-передачу документов при их смене.

Дела передаются вновь назначенному директору или главному бухгалтеру, а при отсутствии кандидатов – комиссии, или назначенному приказом работнику. Комиссия или ответственный работник впоследствии передают принятые документы вновь назначенному директору или главбуху. Если меняется главный бухгалтер, то принять документы может непосредственно руководитель предприятия.

Акт оформляется в трёх экземплярах: один – для сменяемого работника, второй – для назначенного, третий — для бухгалтерии. Акт приёма-передачи документов при смене директора подписывают члены комиссии или ответственный работник, главный бухгалтер и новый руководитель. А в случае смены главбуха это делают члены комиссии, руководитель предприятия и новый бухгалтер.

Акт приёма-передачи документов: образец

Содержание передаточных бумаг определяется предприятием самостоятельно. Ниже приведён акт приёма-передачи документов при смене главного бухгалтера. Это ориентировочный вариант, на примере одного предприятия.

Акт приёма-передачи первичных бухгалтерских документов ООО «Ранг».

Дата, место составления.

Нами, директором ООО «Ранг» Павловым Иваном Трофимовичем, действующим на основании Устава, членами комиссии по приёму-передаче документов экономистом Лепта О.В. бухгалтером Кудь Н.П. архивариусом Руденко Т.Л. действующими на основании приказа, с одной стороны, и главным бухгалтером Алферовой В.А. действующей на основании приказа о приёме на работу и должностной инструкции, с другой стороны, составлен настоящий акт в том, что Алферова В.А. передаёт, а ООО «Ранг» в лице директора и комиссии принимает следующие документы ООО «Ранг» за период с апреля 2010 года по апрель 2015 года (подробный перечень):

  • накладные на отпуск товара и налоговые накладные, акты на отпуск ТМЦ и товаров, договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ, акты сверок;
  • налоговую и финансовую отчетность;
  • расшифровку сумм задолженности, активов и обязательств;
  • документацию по зарплате;
  • акты приёма-передачи документов в архив;
  • акты проверок контролирующих органов (при наличии).

Директором и комиссией установлена недостача 1 налоговой накладной от 01.04.2014 года по договору поставки №3 от 01.01.2014 года. По данному факту от Алферовой В.А. получена объяснительная записка, и у контрагента письменно запрошен дубликат недостающего документа.

В остальном замечаний по ведению бухгалтерской документации не имеется.

Аудиторская проверка и инвентаризация не проводились в связи с отсутствием оснований.

Акт составлен в трёх аутентичных экземплярах: один — для Алферовой В. А. второй для бухгалтерии ООО «Ранг», третий для директора ООО «Ранг», и подписан тремя сторонами.

Совет юриста: для удобства перечень документации можно оформить в виде обязательного приложения к акту приёма-передачи.

Кого и как уведомить о смене ответственных лиц

В 10-дневный срок со дня изменений предприятие должно уведомить налоговые органы о смене ответственного лица. Оформляется такое уведомление путём подачи утверждённой регистрационной формы.

Также нужно оформить для обслуживающего банка новую карточку с образцами подписей, заверенную нотариально.

Если на предприятии имеется электронная цифровая подпись, то следует обратиться в сертификационный центр для аннулирования старой и оформления новой цифровой подписи, необходимой для сдачи электронной отчётности.

В случае смены директора также нужно внести изменения в государственный реестр предприятий: для этого предусмотрен специальный бланк.

Ответственность и санкции

Если внутренней проверкой при передаче дел выявлены нарушения, комиссия должна истребовать от директора или главбуха письменные объяснения. Если документ пропал или уничтожен, необходимо письменно уведомить об этом правоохранительные органы и включить их представителя в комиссию.

Законом установлено, что ответственность за неправильное ведение бухгалтерского учёта несут подписанты, однако это не освобождает предприятие от возможных санкций при проверках. Новый директор или бухгалтер не будут нести ответственность за ошибки предыдущего, а на предприятие, как субъекта хозяйствования, могут быть наложены финансовые санкции. Именно поэтому так важно правильно оформить процесс приёма-передачи документов при смене должностных лиц.

Поделиться в соц. сетях

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов - 24 Декабря 2013 - Блог - 3-НДФЛ налоговая декларация

Пример приведен на 2 балансовых счета в одном акте, но лучше всего оформлять данные акты на каждый счет отдельно и перечислять все имеющиеся папки и журналы ордера

Акт приема-передачи на 01.09.2012 г.

Мы, нижеподписавшиеся, бухгалтер 1 категории Иванова Алла Сергеевна и бухгалтер 2 категории Никифорова Марина Павловна, составили настоящий акт на предмет передачи документов по балансовым счетам:

1. 73_2 «Расчеты с персоналом по мобильным переговорам»

сальдо на 01.08.2012 = Дт 73_2 - 25.000,00 руб.

Ж/О и документы по б/с 73_2 с января по июль 2012 г. – 1 папка.

2. 60_1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по услугам ММТ» сальдо на 01.08.2012 = Кт 60_1 – 162.900,00 руб.

Ж/О №6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 – 1 папка,

Документы к Ж/О № 6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 г. – 6 папок.

Если есть вопросы, задавайте их в комментариях и укажите максимально полную информацию: когда учились, когда платили, когда лечились, кто и когда платил, даты свидетельств и актов передачи квартиры, кто собственник, стоимость жилья. Отвечайте за меня, кто сможет. Любое знание и опыт могут быть полезными. Елена


Образцы заполнения Деклараций по форме 3-НДФЛ:

Образец акт приема-передачи бухгалтерской документации

Акт приема передачи бухгалтерских документов образец

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт – документ, который составлен несколькими лицами и подтверждает установленные события или факты. Для акта приема-передачи бухгалтерских документов имеется унифицированная форма, утвержденная нормативными актами и обязательная для применения. Она представлена ниже. Необходимо также иметь в виду, что кроме унифицированных форм актов многие министерства (ведомства) утверждают специальные инструкции, правила о порядке составления актов.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов

Общество с ограниченной ответственностью _________________

«____» __________ 20_____ года

Акт приема-передачи дел

Директор ООО _______________

Главный бухгалтер (который увольняется)

Главный бухгалтер (который назначается)

Подписали настоящий акт о том, что при увольнении Главного бухгалтера ООО ____________. и назначении Главным бухгалтером ООО ________________________ при передаче дел выявлено следующее:

Первичные документы, согласно которым велся учет хозяйственных операций, находятся на предприятии, сгруппированы по видам хозяйственных операций и хранятся в отведенных местах.

Перечень первичных и учетных бухгалтерских документов, которые передаются,составлен в виде реестров и прилагается к настоящему акту.

Инвентаризация первичных документов на предмет выявления их наличия в полном объеме не проводилась. С целью контроля наличия первичных документов была проведена выборочная инвентаризация.

При выборочной проверке наличия первичных документов выявлено отсутствие ряда первичных документов, перечень которых составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.

Бухгалтерская документация (регистры учета) находится на электронных носителях и на момент передачи дел доступна для ознакомления. Перечень бухгалтерских документов (регистров учета) составлен в виде реестра и прилагается к настоящему акту.

Проведенная выборочная проверка бухгалтерской отчетности показала, что бухгалтерский учет велся в соответствии с действующим законодательством Украины, однако имеет ряд недостатков, которые перечислены в виде реестра замечаний, который прилагается к настоящему акту.

Последняя проверка контролирующими органами проводилась в ______________ 200____ года. Результаты проверки оформлены в акте « Про результати комплексної планової виїздної документальної перевірки дотримання вимог податкового та валютного законодавства України ТОВ _______________ за період з ______ по ________ р.» №.__________ от __________________ г. на ____________ страницах. Штрафы, недоимки и административные штрафы, начисленные по результатам проверки, на момент передачи дел уплачены в полном объеме.

Деятельность предприятия за период с _______________________ года на момент передачи дел контролирующими органами не проверялась.

Лица, подписавшие настоящий акт передачи дел свидетельствуют, что на момент передачи дел у них нет сведений относительно наличия документов, которые могли бы свидетельствовать об иных результатах деятельности предприятия, чем те, которые указаны в бухгалтерской отчетности и бухгалтерских регистрах.

_________ Директор ООО ______________

_________ Главный бухгалтер (который увольняется) ООО _________

_________ Главный бухгалтер (который назначается) ООО _________

1.Реестр бухгалтерских документов.

2.Реестр недостающих документов.

3.Реестр замечаний к бухгалтерской документации.

Пример приведен на 2 балансовых счета в одном акте, но лучше всего оформлять данные акты на каждый счет отдельно и перечислять все имеющиеся папки и журналы ордера

Акт приема-передачи на 01.09.2012 г.

Мы, нижеподписавшиеся, бухгалтер 1 категории Иванова Алла Сергеевна и бухгалтер 2 категории Никифорова Марина Павловна, составили настоящий акт на предмет передачи документов по балансовым счетам:

1. 73_2 «Расчеты с персоналом по мобильным переговорам»

Ж/О и документы по б/с 73_2 с января по июль 2012 г. – 1 папка.

2. 60_1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками по услугам ММТ» сальдо на 01.08.2012 = Кт 60_1 – 162.900,00 руб.

Ж/О №6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 – 1 папка,

Документы к Ж/О № 6 по б/с 60_1 с января по июль 2012 г. – 6 папок.

Новости от партнеров Акт о приеме-передаче дел по бухгалтерскому учету

Утвержден постановлением МИД от 26.03.2007 N 45

в соответствии с приказом загранучреждения от "__" _________ 20__ г. N ______ составили настоящий акт о том, что первый передал, а второй принял следующее:

1. Денежные средства и другие ценности, находящиеся в кассе на основании акта инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей от "__" ________ 20__ г. (прилагается).

2. Денежные средства на текущем счете в банке (согласно выписке банка по всем имеющимся счетам раздельно): __________________________________

3. Бухгалтерские документы, находящиеся в бухгалтерии, за текущий год и прошедшие годы, не сданные в установленном порядке в архив загранучреждения:

Примечание. В аналогичном порядке передаются бухгалтерские документы, составленные на машинных носителях информации.

4. Печати, штампы, ключи и другие ценные предметы, находящиеся на ответственном хранении в бухгалтерии:

5. В акте о приеме-передаче дел должно быть отражено:

соответствуют ли остатки по данным синтетического учета данным регистров аналитического учета на последнюю отчетную дату (на 1-е число предыдущего месяца), а также остаткам в кассовых книгах и данным банковских выписок

состояние дебиторской и кредиторской задолженности, включая расчеты по возмещению налога на добавленную стоимость за приобретенные товарно-материальные ценности и оказанные услуги, и принятые меры по их устранению.

Акт передачи бухгалтерских документов

Здравствуйте, извиняюсь, если все-таки я не в ту тему пишу это.

Вобщем проблема такая: долго не могу наити как составить акт передачи бух. док-ов при ПРОДАЖЕ ООО (просто многие почему-то дают ссылки на акты при смене буха), моих скудных познаний хватило на нижеследующее.

А сейчас меня мучает вопрос - все ли верно/корректно?

Если есть кто сталкивался с такой ситуацией, подскажите пожалуйста, может подправить чего, ну, или, вообще все неверно.

Акт приема передачи бухгалтерской документации Общества с ограниченной ответственностью «Рога и Копыта»

г. Санкт-Петербург « ___ » ____________ 2011 г.

Освобожденный от должности директора общества с ограниченной ответственностью «Рога и Копыта» Иванов Иван Иванович и назначенная на должность директора общества с ограниченной ответственностью «Рога и Копыта» Александрова Александра Александровна, составили настоящий акт о нижеследующем:

1. Освобожденный от должности директора ООО «Рога и Копыта» (далее - Общество) гр. Иванов И. И. передал, а назначенная на должность директора Общества гр. Александрова А. А. приняла следующие документы Общества:

• Отчеты в МИ ФНС и Фонды за: 20072008200920102011 гг.

• Касса 20072008200920102011 гг.

• Авансовые отчеты 20072008200920102011 гг.

• Кадры 20072008200920102011 гг.

• Входящие первичные документы 20072008200920102011 гг.

• Исходящие первичные документы 20072008200920102011 гг.

• Договоры 20072008200920102011 гг.

• Банк 20072008200920102011 гг.

2. Документация Общества передана до подписания настоящего акта и находятся в удовлетворительном состоянии. Претензии к полноте и правильности оформления документации отсутствуют.

3. С «___» ___________ 2011 г. назначенная на должность директора,

Александрова А. А. принимает все обязательства по отношению к обществу, предписанные законом и уставом общества.

4. Настоящий акт составлен и подписан в 2 - х экземплярах.

Сдал _________________________ / Иванов И. И.

Принял __________________________ / Александрова А. А.

Акт приема передачи материальных ценностей (образец)

Многие хозяйственные операции предполагают, что товарно-материальные ценности могут передаваться без передачи права собственности. Такие операции могут касаться процедур ремонта, модернизации, хранения, переработки давальческого сырья и т.д.

Такой документ может понадобиться для фиксации приема-передачи товаро-материальных ценностей от одного юридического лица другому или от одного сотрудника предприятия к другому. Например, передача ТМЦ для ответственного хранения.

Если в бухгалтерском учете нам необходимо зафиксировать факт перехода прав собственности, выполнение договора купли-продажи, то такой факт фиксируется расходной накладной. А вот если мы оперируем давальческим сырьем, запасными частями для ремонта или передаем нечто для технического обслуживания, доработки, капитального ремонта и т.д. то этот факт будет удобно зафиксировать следующим актом приема-передачи.

На нашем сайте Вы можете

Акт, который понадобится при смене главбуха

Акт, который понадобится при смене главбуха

Почему этот документ важен: Он поможет разграничить ответственность между прежним главбухом и новым специалистом. Если впоследствии в учете будут обнаружены ошибки, то дата подписания акта укажет, на чей период работы они приходятся.
В чем часто ошибаются: Передавать документы можно только тому человеку, с которым у компании заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Поэтому перед тем, как составить акт приема-передачи, с новым сотрудником нужно подписать контракт.

Новый главный бухгалтер, придя в компанию, заинтересован принять дела от прежнего специалиста, что называется, «под роспись». Ведь в этом случае ему не придется отвечать за чужие ошибки. Однако процедура передачи бухгалтерской и налоговой документации в действующем законодательстве не прописана.

Единственный нормативный документ, в котором есть упоминание об акте приема-передачи дел, — это постановление Совмина СССР от 24 января 1980 г. № 59, которое действует по сей день. Но форма акта в нем не определена, поэтому ее можно разработать самостоятельно.

Если ваша компания на «упрощенке»

Все рекомендации, данные в этой статье, применимы к компаниям как на общей, так и на упрощенной системе налогообло-жения.

Что нужно сделать перед подписанием акта

Перед тем как передать дела новому главбуху, руководитель компании, как правило, подписывает специальный приказ, в котором указаны:

  • — люди, ответственные за прием и передачу дел;
  • — срок, в течение которого будут переданы все документы и ценности;
  • — разграничения обязанностей и полномочий между прежним и новым главным бухгалтером (если какой-то период времени они будут работать вместе);
  • — дата, на которую должны быть завершены все бухгалтерские и налоговые операции прежним бухгалтером;
  • — сроки и порядок проведения инвентаризации (если требуется);
  • — порядок документального оформления самой процедуры передачи дел.

Образец приказа приведен выше.

Инвентаризация обязательна только при смене материально ответственных лиц (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ ). Поэтому ее необходимо проводить, если условие о полной материальной ответственности есть в трудовом договоре с главбухом (абз. 10 ст. 243 Трудового кодекса РФ). Это возможно, когда главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира. В такой ситуации нужно обязательно провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Результаты инвентаризации «налички» следует оформить актом по форме № ИНВ-15, а при инвентаризации ценных бумаг и бланков строгой отчетности составляют инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Инвентаризацию обязательно проводить только в случае, если бухгалтер — материально ответственное лицо и это условие закреплено в трудовом договоре с ним.

Кроме того, в процессе передачи дел не лишним будет провести сверку по налогам и взносам с бюджетом и внебюджетными фондами, а подписанный акт сверки приложить ко всем передаваемым документам.

В каком виде составить акт и что в нем указать

В акте нужно указать всех людей, принимающих участие в передаче документации. Ведь помимо главного бухгалтера к этому можно привлечь других сотрудников бухгалтерии или пригласить внешних аудиторов. Состав участников должен быть утвержден руководителем.

Передавать нужно только ту документацию, за которую нес ответственность уходящий главбух. Так, если в компании учет заработной платы ведет отдельный сотрудник, то эти документы передавать и указывать в акте не нужно.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет. Дело в том, что именно такой срок хранения предусмотрен статьей 17 Федерального закона № 129-ФЗ для «первички», бухгалтерских регистров и бухгалтерской отчетности.

Новый главбух должен удостовериться в том, что ему переданы бухгалтерские документы за последние пять лет.

Сроки хранения конкретных видов документов установлены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, который утвержден Росархивом6 октября 2000 года. Здесь же определены сроки хранения статистической отчетности.

Налоговики могут проверить компанию за последние три года. Это правило прописано в пункте 4 статьи 89 Налогового кодекса РФ. Поэтому новому главному бухгалтеру нужно очень тщательно проверить наличие документов, относящихся именно к этому периоду.

Особое внимание следует уделить следующим документам:

  • — книгам покупок и книгам продаж;
  • — журналам учета полученных и выставленных счетов-фактур;
  • — журналам регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3);
  • — кассовым книгам (форма № КО-4);
  • — журналам кассира-операциониста (форма № КМ-4);
  • — книгам выдачи доверенностей;
  • — журналам регистрации путевых листов.

Если обязанности кассира в компании выполняет главный бухгалтер, прежний главбух обязан передать не только документы, но и денежную наличность, банковские чековые книжки, бланки документов строгой отчетности, ключи от сейфа и кассы.

Акт приема-передачи можно составить в краткой форме, а к нему приложить опись всех передаваемых документов. Образец такого акта приведен на странице 90. Если перечень имеющихся документов небольшой, то их все можно указать в акте. Тогда отдельную опись делать не придется.

Кто подписывает документ

Акт приема-передачи подписывают прежний главбух и новый. Но если замену уходящему найти не успели, то документы временно можно передать кому-то из сотрудников бухгалтерии. Если таковых нет, то документы может принять и сам директор.

Рассмотрим ситуацию, когда новый сотрудник найден и уже вышел на работу. Как правило, некоторое время два главбуха трудятся вместе, ведь передача документов — дело не быстрое. При этом нового специалиста оформляют в штат не сразу, а только после официального увольнения предыдущего. Это неверно. С новым сотрудником нужно заранее заключить трудовой договор: передавать печати, документы, ключи от сейфа и другие ценности постороннему человеку компания не может. А так как двух главбухов в компании быть не может, то его временно оформляют на другую должность. Например, как заместителя главного бухгалтера.

Возможна другая ситуация. Компания решила передать ведение учета в аутсорсинговую компанию. Тогда принимать дела под роспись будет сотрудник этой специализированной бухгалтерии. В этом случае основанием для передачи документов будет заключенный между компаниями договор об оказании услуг по ведению учета.

Если увольняющийся бухгалтер отказывается подписывать акт приема-передачи, то это нужно зафиксировать документально в присутствии двух свидетелей в форме акта. Кроме того, директор должен приказом назначить комиссию, которая зафиксирует общее состояние бухгалтерского учета в компании и составит опись документов. Если каких-то документов будет впоследствии не хватать, то подобный акт и опись снимут с нового главбуха ответственность.

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

ИНН 7715145256, КПП 771501001

Адрес: г. Москва, ул. Свердлова, д. 46

г. Москва 22 марта 2010 г.

В связи с увольнением главного бухгалтера Лариной К.С.

1. Провести сверку расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами в срок до 7 апреля 2010 года.

2. Свериться с поставщиками и подрядчиками по состоянию на 1 апреля 2010 года.

3. Для передачи дел пригласить независимого аудитора.

4. Лариной К.С. составить описи передаваемых документов и ценностей.

5. Лариной К.С. передать Синицыной А.П. в присутствии независимого аудитора в срок до 7 апреля 2010 года документы и ценности по описям. Передачу оформить актом.

6. Главному бухгалтеру Лариной К.С. завершить все учетные операции за март 2010 года до 7 апреля 2010 года включительно.

7.Ответственными за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Ларину К.С. заместителя главного бухгалтера Синицыну А.П.

Генеральный директор Казимиров К.Л. Казимиров

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Ларина К.С. Ларина

Не забудьте определить дату, после которой производить учетные записи будет уже новый главбух. Так вы избежите двойного учета одной операции.

Заместитель главного бухгалтера Синицына А.П. Синицына

Казимиров /К.Л. Казимиров/

8 апреля 2010 г.

г. Москва 7 апреля 2010 г.

Компания может пригласить аудитора и передать дела в его присутствии. Наличие независимой стороны поможет исключить ошибки в процессе передачи.

На основании приказа генерального директора от 22 марта 2010 года № 15 в период с 5 по 7 апреля 2010 года Ларина Клара Степановна, главный бухгалтер, передала, а Синицына Аделаида Петровна, заместитель главного бухгалтера, в присутствии независимого аудитора Кожевниковой Маргариты Александровны приняла следующие материальные ценности и документы.

1. Круглая печать ООО «Караван».

2. Угловой штамп.

3. Электронный ключ системы «Клиент-банк».

4. Банковская чековая книжка (неиспользованные чеки с № 018123 по № 018137).

5. Должностные инструкции работников бухгалтерии — 1 папка.

6. Приказы об учетной политике для целей бухгалтерского учета и налогообложения с 2006 по 2010 год — 1 папка.

7. Налоговые декларации по описи № 1.

8. Бухгалтерская отчетность по описи № 2.

9. Учетные регистры по описи № 3.

10. Первичная учетная документация по описи № 4.

11. Журналы и книги регистрации по описи № 5.

12. Акт сверки с ИФНС по налогам.

Документы сдала Ларина К.С. Ларина

Документы приняла Синицына А.П. Синицына

Аудитор Кожевникова М.А. Кожевниковабизнес-услуги