Руководства, Инструкции, Бланки

Образец Протокола Встречи С Партнерами

Рейтинг: 4.3/5.0 (47 проголосовавших)

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Образец протокола встречи с партнерами

Протокол. Образец протокола. Форма и бланк протокола

Протокол – это распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании, совещании.

Составление протокола

Протокол обычно составляется секретарем или другим назначенным лицом непосредственно на заседании.

Форма протокола содержит следующие реквизиты:
  • полное наименование организации;
  • название документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер протокола;
  • дата заседания;
  • место заседания;
  • заголовок к тексту документа;
  • текст протокола;
  • подписи.

Основная часть текста протокола собрания разбита на несколько составляющих. В каждом разделе могут быть такие части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Данные слова пишутся прописными буквами с нового абзаца.

Виды протоколов

Протоколы могут быть двух видов: краткие и полные. Краткий протокол содержит в себе фамилии докладчиков, темы докладов. Полный протокол содержит записи всех докладов.

Скачать протокол

образец протокола встречи с партнерами:

  • Ссылка 1
  • Альтернативный сервер
  • Другие статьи

    Образец протокола встречи с партнерами

    Договор-Онлайн.Ру
    все документы здесь

    Большая база договоров, и примеров заполнения бланков.
    Актуальная информация по всем основным направлениям юриспрюденции, трудового и гражданского права

    Бланки Договоры - это.

    База договоров и бланков "DOGOVOR-ONLINE". На нашем сайте вы найдете: гражданско-правовые договоры, банковские договоры, договоры дарения, типовые документы для ликвидации предприятий, различные формы исков, образцы и бланки накладных, образцы бухгалтерской документации.
    Кроме базы образцов договоров, Вы также найдете, замечательную конференцию(форум). Cсылка на юридически-правовой форум находится в верхнем меню сайта сайта.
    На нашем сайте Вы сможете получить любую финансово-правовую помощь.
    Мы очень будем рады, если наш юридический сайт принесет Вам пользу.

    Образец. Форма краткого протокола Вопросы и Комментарии

    Sergey (26.10.15 22:19)

    Протоколирование совещаний – это общепринятая практика, позволяющая фиксировать все наиболее важные детали обсуждений, включая принятые по их итогам решения. Кто присутствовал на собрании, кто выступил, какие вопросы поднимались, какие решения были приняты – всё это можно найти в итоговом документе – протоколе рабочего совещания.
    http://mosadvokat.org/protokol-rabochego-soveshhaniya/

    Добавить комментарий к документу Похожие документы

    Подготовка совещаний и оформление протокола

    Подготовка совещаний и оформление протокола О каком протоколе пойдет речь?

    В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания ­и протоколы счетной комиссии.

    Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций – протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

    Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия – собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального ­оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

    В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

    • и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
    • и распорядительным документом (фиксируется принятое ­в результате обсуждения решение).

    В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы ­конференций, собраний, семинаров и т. д.

    Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

    Подготовка к проведению совещания

    Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

    Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

    Выражается это в наличии:

    • регламента работы;
    • плана работы на ближайший год;
    • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

    Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа ­(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

    В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного ­коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

    Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления ­(т.е. ­распорядительного документа) данного коллегиального органа.

    Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

    Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

    Подготовка собраний

    Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

    В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

    Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

    Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

    В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании ­и приглашением участников.

    Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

    В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

    Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться ­к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

    В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным – данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что ­подтверждается, как правило, личной подписью в списке.

    Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

    Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.

    Типовые правила оформления протокола

    Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

    Заголовочная часть протокола

    В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

    • полное наименование организации;
    • вид документа (протокол);
    • номер и дату;
    • место составления протокола;
    • заголовок к тексту.

    Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

    Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

    Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

    Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:

    Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

    Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

    В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

    Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

    Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

    Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

    Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название ­коллегиального органа в родительном падеже.

    Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

    Вводная часть текста

    Текст протокола включает вводную и основную части.

    Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

    Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

    Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

    С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

    Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

    Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

    Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

    При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:

    Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

    Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

    Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – ­должностного лица, который готовил данный вопрос.

    Основная часть текста

    Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона1. Текст основной части протокола составляется в соответствии ­с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

    Отличие краткой и полной форм протокола – раньше все было просто

    По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.

    Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.

    Краткий протокол – это документ, который фиксирует:

    • обсуждавшиеся на заседании вопросы,
    • фамилии докладчиков и
    • принятые решения.

    Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:

    • когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
    • когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.

    По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.

    Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.

    Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО­СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

    Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.

    После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).

    В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.

    При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста

    После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая – номер принятого решения.

    Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
    Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.

    Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).

    Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).

    Оформляющая часть протокола

    Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.

    Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»2. При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

    Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

    Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.

    Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования ­дефисов, кавычек и др. знаков.

    Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

    Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.

    Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу ­составляют лист ознакомления.

    Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.

    «Когда в товарищах согласья нет»

    На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила3 оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.

    И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).

    Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело­производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный – во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное – юридическую силу документа.

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах ­исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)

    1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется – Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами ­в федеральных органах исполнительной власти – министерствах, службах, агентствах.

    1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. индивидуальных инструкций по делопроизводст­ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования ­с Федеральным архивным агентством.

    Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола

    Полная форма протокола

    Протокол заседания или собрания, его содержание и образец оформления

    Протокол

    Протокол — документ. в котором фиксируют ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

    Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.

    Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).

    Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

    Протокол оформляется на общем бланке .

    Содержание протокола Заголовок, дата и номер протокола

    Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

    Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

    Например: 21 — 24.07.2009 .

    Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

    Текст протокола включает следующие части:

    Вводная часть

    Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

    Если на заседании были лица из других организаций. то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

    Во вводной части протокола указывается повестка дня .

    Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

    По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

    Основная часть

    В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

    Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

    Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

    Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

    Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола

    Рис. 3.4. Пример оформления полного протокола

    При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.

    Каждый раздел состоит из трех частей. «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.

    В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).

    В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.

    В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).

    В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.

    Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.

    Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.

    Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.

    В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.

    Выписка из протокола

    Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).

    Рис. 3.5. Пример оформления выписки из протокола

    Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный документ. как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления акционерного общества. не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.

    Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.

    Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.

  • Правоведение
  • Протокол - Нормативные акты о делопроизводстве и законы об архивном деле - Портал о документах

    Протокол

    Посмотреть образец бланка Скачать бланк

    Протокол – официальный документ, фиксирующий процесс обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях органов управления организации, совещательных коллегиальных органов организации, а также совещаниях, проводимых генеральным директором, заместителями генерального директора и руководителями подразделений организации.

    Решения, которые принимаются на совместных заседаниях правления, комиссий, советов организации и соответствующих органов других организаций, на рабочих встречах руководителей организации с руководителями субъектов РФ, акционерных обществ и др. также оформляются протоколами. Протоколы ведет назначенный секретарь.

    Правила заполнения протокола

    Протоколы совещаний, заседаний, рабочих встреч и т.п. печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

    Протокол должен иметь обязательные следующие реквизиты.

    • полное название организации;
    • наименование вида документа (протокол);
    • дата;
    • номер;
    • заголовок к тексту;
    • место издания;
    • текст;
    • подписи ;
    • визы (при необходимости).

    Протокол содержит две части: вводную и основную.

    В протоколе обязательно указывается место, где проводилось совещание (например, г. Москва, г. Санкт- Петербург и т.п.).

    Дата. оформляемая словесно-цифровым способом, и номер протокола ставятся справа.

    В протоколе сначала указывают список должностных лиц. принимавших участие в совещании.

    Слово ПРИСУТСТВОВАЛИ печатают от границы левого поля, после слова ставят двоеточие. Ниже через одинарный межстрочный интервал указывают их инициалы и фамилии, а справа от инициалов – названия должностей. Должности могут быть прописаны обобщенно, при этом фамилии печатают в алфавитном порядке независимо от должности.

    Допускается дополнить протокол списком приглашенных на совещание (с указанием должностей, фамилий и инициалов).

    Повестка дня излагается с указанием докладчиков по каждому вопросу совещания.

    Основная часть протокола включает в себя разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст должен излагаться от третьего лица множественного числа, каждый раздел придерживается схемы:
    СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    В основную часть протокола включаются вопросы, которые рассматриваются на совещании и по которым в ходе встречи принимаются решения. Текст печатается шрифтом 14 через полуторный межстрочный интервал.

    Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, название вопроса, которое печатается по центру, как правило, начинается, с предлога «О. » («Об. »).

    Решения (поручения), принятые на совещании по каждому рассматриваемому вопросу, печатают в протоколе в виде отдельных пунктов, которые нумеруют арабскими цифрами, и адресуют соответствующим должностным лицам организации. При необходимости пункты подразделяют на подпункты, которые могут обозначаться строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой, или на абзацы (без буквенного и цифрового обозначения). Подпункты печатают с красной строки со строчной буквы и отделяют точкой с запятой один от другого.

    Если к протоколу прилагаются какие либо материалы. то об этом делается соответствующая запись в протоколе.

    Подпись отделяют от текста тремя пробелами. Она содержит наименование должности председательствующего на совещании, секретаря совещания, их личные подписи и их расшифровку (инициалы, фамилия).

    Оформление протокола совещания, проводимого руководителем подразделения организации, производится аналогично оформлению протокола совещания у генерального директора.

    Протокол должен быть окончательно оформлен не позднее 3-5 дней со дня проведения совещания.

    Регистрационным номером протокола совещания является его номер по порядку в пределах массива этого вида документов в течение каждого календарного года.

    Если рассматривалось несколько вопросов на совещании, то адресатам направляются соответствующие выписки из протокола.

    Выписки из протокола заверяет секретарь совещания без воспроизведения подписи председательствующего на совещании.

    Протоколы коллегиальных органов управления организации регистрируются их ответственными секретарями в установленном в организации порядке регистрации документов.

    Протоколы совещаний у генерального директора издает инициатор совещания по поручению генерального директора, протоколы совещаний у других руководителей организации – соответствующий помощник.

    Протоколы совещаний, проводимые у генерального директора, регистрируются и учитываются в регистрационной базе организации Управлением (отделом), который осуществляет доведение информации по протоколу ответственным исполнителям.

    Протоколы совещательных коллегиальных органов организации и прочих совещаний (заседаний) регистрируются и учитываются их ответственными секретарями в установленном порядке в Управлении (отделе), в обязанности которого входит регистрация всех документов организации. Протоколы совещательных органов могут утверждаться руководителем (генеральным директором) организации.

    Датой протокола является дата, когда проводилось заседание.