Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты

СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно

Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.

Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы - 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 декабря 2012 г.

Н.А. Мацепуро, юрист

Удержания из зарплаты могут быть разными: по просьбе самого работника, по исполнительным документам, по распоряжению работодателя. Последние, в свою очередь, могут иметь место в случае:

• <или> причинения работником материального ущерба работодателю;
• <или> выплаты работнику лишних сумм в рамках трудовых отношений (далее — излишние выплаты ) ст. 137 ТК РФ .

Порядок удержания излишних выплат отличается от порядка удержания сумм возмещения ущерба. Посмотрим, что же относится к излишним выплатам, как их можно удержать с работника и что делать, если это не удалось.

Если вы предоставили своему работнику отпуск авансом, а вскоре после этого он попал под сокращение, вернуть переплаченные отпускные вы не сможете

Из зарплат ы ст. 129 ТК РФ работника разрешено удерживат ь ст. 137 ТК РФ.

• отпускные за неотработанные дни отпуска. Такая задолженность может возникнуть при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск. Вы можете удержать долг работника из причитающихся ему «увольнительных» выплат. Правда, при увольнении по некоторым основаниям переплаченные отпускные удерживать нельз я ст. 137 ТК РФ. Например, при увольнении:

— в связи с сокращением штата или численности работнико в п. 2 ст. 81 ТК РФ ;

— отказом работника от перевода на другую работу, необходимого ему по медицинскому заключению, или отсутствием у работодателя соответствующей работ ы п. 8 ст. 77 ТК РФ ;

— восстановлением на работе работника, ранее выполнявшего эту работ у п. 2 ст. 83 ТК РФ ;

• неотработанные авансы в счет зарплаты. Этот долг может появиться, например, когда работнику в начале месяца был выплачен аванс по зарплате за этот месяц, а работник, не отработав его, ушел до конца месяца в отпуск за свой счет или на больничный;
• неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы, в том числе выданные при направлении в служебную командировк у Письмо Роструда от 11.03.2009 № 1144-ТЗ ;
• выплаты при невыполнении норм труда или просто е статьи 155. 157 ТК РФ . Такая задолженность возникнет, если вы оплатите работнику простой или недоработку исходя из того, что они произошли по вашей вине либо по причинам, не зависящим от обеих сторон, а потом выяснится, что виноват был работник. Удержать в этом случае излишние выплаты можно только после того, как вы обратитесь в суд и суд установит вину работника в простое или недоработк е Определение Московского облсуда от 15.12.2011 № 33-25895 ;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки. Причем это необязательно зарплата. Сюда же относятся любые суммы, ошибочно выплаченные работнику в рамках трудовых отношений или в связи с ними. Так же считают и специалисты Роструда.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“ Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель может удержать из заработной платы работника (с соблюдением предусмотренного данной статьей порядка) задолженность этого работника в виде сумм, излишне выплаченных ему вследствие счетных ошибок. Круг этих сумм указанной статьей не ограничен. Поэтому удерживать из зарплаты можно любые излишне выплаченные работнику вследствие счетной ошибки выплаты и компенсации, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации, коллективным или трудовым договором, например пособия, материальную помощь, оплату проезда к месту обучения, компенсацию за использование личного имущества работника, страховое обеспечение по страхованию от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний и т. д.

Производить же удержания можно только из заработной платы. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд (оклад, должностной оклад, тарифная ставка), а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты ) ”.

Определения счетной ошибки в Трудовом кодексе нет. Суды и Роструд считают, что счетными являются только арифметические ошибки в подсчетах, то есть ошибки, допущенные в результате неверного применения правил математик и Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1. Поэтому суды, как правило, не признают счетными следующие ошибки:

Иные выводы у судов встречаются крайне редко. Так, например, Самарский областной суд указал, что к счетным ошибкам относятся не только арифметические ошибки, но и сбои в программном обеспечени и Определение Самарского облсуда от 18.01.2012 № 33-302/2012.

Если работнику были излишне выплачены суммы в результате несчетной ошибки и он отказался возвращать эти суммы добровольно, взыскать их с него можно будет только в судебном порядке как неосновательное обогащени е ст. 1102. п. 3 ст. 1109 ГК РФ.

А Ростовский областной суд, пересматривая дело, в котором уволенному работнику по ошибке были повторно перечислены «увольнительные» выплаты, пришел к выводу, что имела место именно счетная ошибка. Поскольку общая сумма перечислений превышала начисленную в пользу работника сумм у Кассационное определение Ростовского облсуда от 12.09.2011 № 33-12413.

То, что при исчислении выплат в пользу работника была допущена счетная ошибка, нужно документально зафиксировать. Например, бухгалтер может написать докладную записку на имя руководителя. Либо пусть специально созданная комиссия из числа сотрудников компании составит акт об обнаружении счетной ошибки.

Он различается в зависимости от того, какие суммы вы излишне выплатили работнику.

Здесь все просто. Согласия работника не требуется. Нужно лишь посчитать переплаченные отпускные, издать приказ (распоряжение) об удержании в произвольной форме, ознакомить с ним работника под роспис ь статьи 22. 130. 137 ТК РФ. А затем удержать задолженность из «увольнительных» выплат. Но максимум, что можно вычесть, — 20% от причитающихся работнику сумм (после удержания НДФЛ, ведь сумма налога работнику не причитается), если это единственное удержани е ст. 138 ТК РФ ; Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852.

Также не забудьте выдать работнику расчетный листок с указанием вида и размера удержани я ст. 136 ТК РФ.

Их можно удерживать из зарплаты работника, только если соблюдаются следующие услови я ст. 137 ТК РФ.

Счетной ошибкой может быть только арифметическая ошибка

Излишние выплаты работник должен вернуть в следующие сроки:

• неизрасходованные подотчетные сумм ы п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 № 373-П — на следующий рабочий день по истечении срока, на который выдавались деньги для приобретения чего-либо, или в день выхода на работу после командировки или после болезни. А если руководителем установлен срок проведения окончательных расчетов по утвержденным авансовым отчетам, то тогда — в этот срок;
• выплаты при невыполнении норм труда или простое в случае установления судом вины работника — в день вступления в силу решения суда;
• суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки, и неотработанные авансы в счет зарплаты — в срок, установленный в локальных нормативных актах компании. Если же он не установлен, то работнику следует вручить (направить по почте) уведомление, в котором нужно указать, какая возникла задолженность, в какой сумме и в какой срок ее нужно погасить. Срок вы устанавливаете по вашему усмотрению. Оформить уведомление можно, к примеру, так.

Менеджеру по продажам
Ивановой Н.А.

Уважаемая Наталья Александровна, уведомляем Вас, что 09.11.2012 на Вашу зарплатную карту в результате счетной ошибки были излишне перечислены отпускные в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей. Просим Вас в срок до 20.11.2012 вернуть эту сумму в кассу или на расчетный счет ООО «Профиль» либо дать согласие на ее удержание из вашей зарплаты.

Директор ООО «Профиль»

Работодатель вправе принять решение об удержании излишних выплат из зарплаты работника, только если работник не оспаривает оснований и размеров удержани я ст. 137 ТК РФ.

Из этого можно сделать вывод, что достаточно уведомить работника о предстоящем удержании, назначив ему срок для представления возражений. И если возражения от него в этот срок не поступят, то можно спокойно издавать приказ (распоряжение) об удержании.

Но нет. По мнению Роструда, высказанному в 2007 г. и судов, этого мало, и в знак отсутствия возражений со стороны работника от него нужно получить письменное согласие на удержани е Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 ; Кассационные определения ВС Удмуртской Республики от 22.08.2011 № 33-2856. ВС Республики Татарстан от 14.03.2011 № 33-2570/2011. Такого же мнения специалисты Роструда придерживаются и сейчас.

“ При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие. Это подтверждается и судебной практико й ”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Роструд

Оформить свое согласие на удержание работник может так.

Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой

Настоящим подтверждаю свое согласие на удержание в установленном законодательством порядке из моей зарплаты излишне перечисленных мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки отпускных в сумме 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей.

Приказ (распоряжение) об удержании нужно издать не позднее месяца со дня истечения срока для возврата излишних выплат. А непосредственно удержать деньги из зарплаты работника можно и позж е ст. 137 ТК РФ ; Кассационное определение ВС Удмуртской Республики от 03.10.2011 № 33-3519/11. то есть при выплате зарплаты работнику. Причем удержание, с учетом ограничений по его сумме, может растянуться на несколько месяцев.

В приказе укажите основание и сумму удержания. И ознакомьте с ним работника под роспис ь ст. 22 ТК РФ.

При каждой выплате зарплаты (то есть из сумм после вычета НДФЛ) вы можете удержать не более 20% ст. 138 ТК РФ. Основание и сумму удержания не забывайте указывать в выдаваемом работнику расчетном листк е ст. 136 ТК РФ.

Ну а если работник согласен, чтобы с него удерживали больше 20%, то вы можете вычесть из его зарплаты любую указанную им в его письменном заявлении сумму. Ведь в этом случае задолженность погашается работником добровольно, а не по распоряжению работодателя. Поэтому ограничения по сумме удержаний не действую т статьи 130. 138 ТК РФ. И приказ на такое удержание издавать не нужно, достаточно лишь одного заявления работника.

Директору ООО «Профиль»
В.Е. Петрову
от менеджера по продажам
Н.А. Ивановой

Прошу удержать всю излишне перечисленную мне 09.11.2012 в результате счетной ошибки сумму отпускных в размере 20 689 (Двадцать тысяч шестьсот восемьдесят девять) рублей из причитающейся мне зарплаты за ноябрь 2012 г.

Из оставшейся суммы вы удерживаете задолженность работника по исполнительным документам (исполнительным листам, судебным приказам и др. ) ст. 138 ТК РФ.

И только если исполнительных документов в отношении работника у вас нет либо удержания по ним составили менее 20% зарплаты работника, вы можете удержать из нее его задолженность перед вашей компанией, конечно, с соблюдением общего размера всех удержаний — не более 20% зарплаты.

Например, работник не дал согласия на удержание или при его увольнении 20% «увольнительных» выплат не хватило для погашения всего долга. Тогда взыскать с работника зарплату и приравненные к ней платежи в судебном порядке можно лишь в трех случая х ст. 137 ТК РФ ; п. 3 ст. 1109 ГК РФ ; Определение Приморского краевого суда от 20.12.2011 № 33-12174 ; Определения ВС от 28.05.2010 № 18-В 10-16 ; ВАС от 08.10.2008 № 12227/08.

• <или> была допущена счетная ошибка;
• <или> имели место недобросовестные действия работника (например, работник неправомерно начислял себе зарплату, злоупотребляя служебным положение м Определение Свердловского облсуда от 12.07.2012 № 33-8492/2012. неправомерно получал зарплату после увольнени я Кассационное определение Забайкальского краевого суда от 27.12.2011 № 33-4545-2011. представил ложные сведения, повлиявшие на размер зарплаты, или сфабриковал документы для начисления зарплаты в большем размер е Апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 28.08.2012 № 33-17581/2012 );
• <или> суд признает вину работника в невыполнении норм труда или простое (если с работника взыскиваются излишние выплаты за простой и недоработку).

Если речь идет не об излишних выплатах работнику в рамках трудовых отношений, а о его задолженности по другим основаниям, то возможность ее взыскания с работника, конечно же, есть. Например, если:

• <или> работник причинил материальный ущерб компании (в частности, не вернул при увольнении вверенное ему имущество, спецодежду, перерасходовал рабочий интернет-трафик на личные нужды, повредил имущество компании ) статьи 248. 392 ТК РФ. Причем если сумма ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, то ее можно удержать из его зарплаты без его согласи я ст. 248 ТК РФ ;
• <или> работник не исполнил обязательство по гражданско-правовому договору (к примеру, не вернул заем ) ст. 15. пп. 1, 2 ст. 393 ГК РФ или вы переплатили работнику суммы также по гражданско-правовому договор у п. 1 ст. 1102 ГК РФ .

Приказ, который позволит исправить ошибку в уже выданной зарплате

Если компания переплатила работнику, то необходимо соблюсти все тонкости документального оформления удержания из зарплаты. Это важно и для налогов, и в преддверии возможной трудовой проверки.

Унифицированной формы документа, на основании которого компания может без решения суда удержать из зарплаты работника излишне выданные ему суммы, нет. Есть лишь рекомендация Роструда оформить такое решение в виде приказа или распоряжения (письмо от 09.08.07 № 3044-6-0). Для целей налогового учета такой приказ послужит первичным документом, на основании которого компания сможет пересчитать НДФЛ, ЕСН и налог на прибыль (если излишне выплаченные суммы включили в расходы). Правильно составленный приказ предотвратит претензии трудового инспектора. См. образец приказа об удержании из заработной платы.

Образец приказа об удержании из заработной платы

Общество с ограниченной ответственностью «Восход» (ООО «Восход»)

26 мая 2008 г. № 8-у

Приказ об удержании из заработной платы

30 апреля 2008 года заведующему складом Савельеву Василию Ивановичу по причине счетной ошибки была излишне выплачена заработная плата в сумме две тысячи восемнадцать рублей 00 копеек (2018 руб. 00 коп.), о чем 12 мая 2008 года главный бухгалтер ООО «Восход» Петрова Н.В. составила докладную записку (прилагается к приказу). В связи с изложенным, руководствуясь статьей 137 Трудового кодекса,

удержать из заработной платы Савельева Василия Ивановича за май 2008 года сумму в размере две тысячи восемнадцать рублей 00 копеек (2018 руб. 00 коп.). Исполнение данного приказа возлагаю на главного бухгалтера Петрову Н.В. Генеральный директор ООО «Восход» Лавров Лавров В.Е. С приказом ознакомлен, с основаниями и суммой удержания из заработной платы согласен

Савельев /В.И. Савельев/

Есть три важных правила. Прежде всего необходимо четко указать характер удерживаемой суммы, основания ее выплаты и причины удержания. Дело в том, что статья 137 ТК РФ ограничивает возможность удержания без судебного решения только несколькими случаями. Компания может вернуть:

– аванс, выданный в счет зарплаты, если работник впоследствии его не отработал;

– любые суммы, выданные под отчет (командировочные, деньги на приобретение каких-либо товаров), если работник не представил по ним авансовый отчет или не приложил к нему оправдательные документы;

– зарплату, командировочные, отпускные, пособия и другие суммы, излишне выплаченные из-за счетной ошибки; – отпускные, если работник увольняется до окончания трудового года, за который уже отгулял отпуск.

Чтобы совсем лишить трудового инспектора возможности усомниться в основаниях удержания, главбух перед изданием приказа может составить на имя директора компании еще и докладную записку – о факте и причинах переплаты. Этот документ можно приложить к приказу.

Кроме того, для издания приказа или распоряжения об удержании из зарплаты есть предельный срок – один месяц со дня окончания срока для возвращения аванса по подотчетным суммам или со дня счетной ошибки. Поэтому конкретную дату, от которой отсчитывается месячный срок, лучше упомянуть в самом приказе. Срок не установлен только для возврата отпускных, если работник сходил в отпуск авансом, а потом увольняется.

Наконец, требуется, чтобы работник отметил в приказе, что он согласен с основаниями удержания и не оспаривает сумму (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Из каждой зарплаты компания может удержать не больше 20 процентов (ст. 138 ТК РФ, см. также «УНП» № 32, 2007, статья «Сколько можно удержать из зарплаты работника»).

Перерасчет заработной платы - образец приказа, заявления, после увольнения

Делопроизводство

При трудовых спорах сотрудник может в течение трех месяцев с момента, когда стало известно о нарушении, обратиться с иском в суд или трудовую инспекцию.

Юридический срок давности – три года.

Если судебный орган признает требования работника правомерными, то период перерасчета не ограничивается сроком в три месяца. В случае положительного, для сотрудника, судебного решения работодатель выплачивает необходимую сумму доплаты за весь период.

Оклад по штатному расписанию инженера Петрова С.С. составляет 15000 руб. В июле 2016 г. руководство ООО «Пегас» приняло решение повысить оплату труда сотрудников с 01.01.2016 г. применив коэффициент индексации 1,3.

Первоначально за январь-июнь 2016 г. инженеру Петрову была начислена заработная плата:

6 мес * (15000 руб. + 15% район.коэф. * 15000 руб.) = 103500 руб.

13% ндфл * 103500 руб. = 13455 руб. начислен НДФЛ за 6 месяцев 2016 г.

103500 руб – 13455 руб = 90045 руб. выдано сотруднику за 6 месяцев

Производят перерасчет начислений в соответствии с размером индексирования 1,3:

15000 руб * 1,3 = 19500 руб. размер оклада после повышения

6 мес * (19500 руб. + 15% район.коэф. * 19500 руб) = 134550 руб.

13% ндфл * 134550 руб. = 17492 руб.

134550 руб – 17492 руб = 117058 руб.

117058 руб – 90045 руб. = 27013 руб. к доплате после корректировки.

Трудовым Кодексом РФ не предусмотрено временных ограничений по периоду перерасчета. При наличии разногласий сторон все вопросы решаются в судебном порядке.

Пересчет заработанной платы сотрудник может потребовать в течение трех месяцев со дня увольнения. когда он узнал или должен был узнать о недоплате.

Сотруднику-пенсионеру перерасчет заработной платы происходит на общих основаниях.

Корректировка налогооблагаемых баз и сумм налогов осуществляется в отчетный период обнаружения ошибки.

Что делать, если с работником произошел несчастный случай в командировке? Узнайте тут .

Чем сдельная оплата труда отличается от повременной? Смотрите здесь .

Если работодатель отказывает в просьбе произвести перерасчет начислений, сотрудник вправе обратиться с иском:

• в судебные органы;
• в комиссию по трудовым спорам.

Пример искового заявления:

Работодатель, недобросовестно выполняющий свои обязанности по выплате зарплаты сотрудникам, подвергается административному взысканию.

Размер штрафа зависит от степени и давности нарушения должностных обязанностей.

Перерасчет заработной платы – процесс длительный. Ответственность за выполняемые расчеты возлагается на руководителя предприятия.